沒有人喜歡壞消息,特別是可能涉及財務或法律問題的壞消息。因此傳達壞消息的方式十分要緊。接觸通信董事長蘿姿分享了她的處理經驗:我們前一季業績很差。我必須告訴投資人,我們的庫存壓力極大,這一季收益十分令人失望,而且尚未與銀行協商出新的融資額度。我必須誠實地直接說出來。我去報告時已有心理準備,等我告訴大家這個壞消息後,股價會再次像落石般大跌。結果他們的反應令我吃驚,股價不但沒有跌,我們反而聽到這樣的反應:「我去開會時,心裡是想著要出脫我的部位,可是後來卻決定保留。」如果假裝沒有問題,就不會去尋求解決之道。假使你有壞消息要報告,高階主管們一致同意應該採取以下的作法,共有 4 個步驟:
● 立即說出壞消息
● 解釋發生的原因
● 接著說明你打算怎麼應對
● 提供幾個解決方案供他們選擇
關鍵在於,要有信心地提出經過周詳考慮的反敗為勝計畫,以及後續的行動步驟。前白宮國土安全顧問(Homeland Security Adviser)法蘭.湯森(Fran Townsend)
直率表示:「我的工作就是專門處理未解決的威脅和事件。你在講壞消息時,下一句一定要說,你正在如何處置。」
給他們 3 個選項
高階主管喜歡有所選擇。你在草擬簡報內容時,先想想看你的提議是否有其他替代方案,多給高階主管幾個選項。我們一再聽到,好像都是 3 個選項最適當。假設你屬意的是C方案,就先報告A方案和B方案,再解說為什麼選C方案會比較好。每一次都要讓高階主管知道,還有其他選擇。
有一個矛盾的現象是,晚近對說服力的研究顯示,指出自己提案中的缺點,反而可能使你獲得更多支持,這代表你已經很認真思考過相關問題。此外,它還具有化解反對的作用,因為你已經搶在前面,道出了高階主管可能有的反對意見。
本文出自天下雜誌出版《30秒決定老闆聽不聽你的》
作者序 祝你平穩航向成功
利克‧吉伯特
在喬治亞州亞特蘭大的可口可樂公司總部,為我們導覽的小姐說:「對中階主管而言,每一季的董事會議都是讓人戰戰兢兢的大事。每隔 3 個月,這個走道上會有一群身穿黑西裝的人排排站,手裡緊抓著簡報資料,眼神透露著慌張。」她還加上一句:「氣氛實在太緊張了,所以我每逢那些日子都會盡量避開這邊。」
假設你是中階主管,就得每天面對曖昧不明、無法掌控、甚至是混亂的情況。為了達成任務,你必須向高層說明自己的想法,而對上級簡報可能是殘酷的考驗。如果你不明瞭組織頂層的行事規則,那搞砸事業和專案可能只是幾分鐘的事。而你的部屬都仰賴你順利完成簡報,好爭取到必要的「糧草」。或許你在自己的層級發言時自信滿滿,可是再向組織的上層走,當你知道利弊得失影響更大,而且對管理高層的簡報規則也很不同於一般的報告時,信心就有可能瓦解。那麼對高層簡報究竟有哪些守則呢?這便是本書的主題。
好消息是,這些規則簡單易學:1.了解簡報對象;2.把握重點;3.隨機應變。只可惜有多到不可思議的中階主管(實際比例占 67%),就這麼莽莽撞撞走進高階主管會議,然後由於一)未能一開始就表明自己有何所求;二)準備太多投影片;三)拘泥於預先擬好的腳本,因而拿磚頭砸到自己的腳。這是必敗的事業自殺公式。
我們過去 10年來一直在研究這個主題,為此訪問了多位「CXO級」的高階主管(C-level),也徵詢了數百位中階主管的意見。各位將在本書中學到的策略,是直接得自高階主管。他們會告訴你,究竟該怎麼做,才會在關係重大的會議上成功。此外,本書的內容都經過數百次課程的「實地驗證」。我們不斷接到畢業學員的回應,告訴我們,他們是如何應用各位將學到的原則贏得生意,和帶動事業發展。
最後,在本書付梓之際,歐美的債務危機已經告訴我們,全球的經濟前景,後果難料還算是好的,否則最糟的話可能是大難臨頭。本書內容就是這些 CXO 們給我們的事業成功祕訣,這些祕訣曾經協助他們的企業更具競爭力。書中講述的溝通技巧,並非出人頭地的唯一絕殺密技,可是擁有這些技巧,必然是你在未來波濤起伏的水域中,能夠維持船隻不致翻覆的一大致勝因素。
希望各位讀者會覺得這是一本有趣的書,並且能夠從中獲益。
本文出自天下雜誌出版《30秒決定老闆聽不聽你的:不懂向上溝通,再好的提案都不會過》
http://www.cwbook.com.tw/product/ProductAction.shtml?prodId=0000012189