主題學習 自律養成3堂課
陶韻智 韓商連加（LINE）台灣分公司副總經理 Sting Tao
隨時保持「在狀況內」就好，你不必什麼訊息都回覆
採訪．撰文 / 文及元
辦公室的同事哀怨地說：「主管沒進辦公室，LINE給主管請教公事，全都已讀不回。」眼見工作進度落後，主管卻相應不理，同事只能感嘆「真心換絕情」。
通訊軟體的盛行，出現許多原本我們沒有遇到的溝通情境。有人重度使用、也有人刻意保持距離。
韓商連加（LINE）台灣分公司副總經理陶韻智指出，通訊軟體的問世，不只代表了資訊隨時更新和即時參與，也促使我們必須面臨嶄新的溝通工具與應用情境。
不要把舊觀念，套到新通訊工具上
「用戶和競爭對手都在改變，因此，很多事情『等一下』就沒用了，因為早就來不及了。」身處瞬息萬變的通訊軟體業界，速度是決勝關鍵。對陶韻智來說，即時參與和隨時保持「在狀況內」，是掌握使用者行為與競爭態勢的關鍵。
不過，這種互動方式也很容易被解讀為「工作滲透生活」「私人時間受到打擾」，甚至是造成分心的罪魁禍首。對此，陶韻智建議，還不熟悉即時通訊這類嶄新溝通工具的使用者，最好能先拋掉先入為主的印象，以新的角度理解和學習新世代的溝通工具和技巧。
工具是中性的，就看如何使用，會帶給人不同的感受。像是用戶可以透過群組，一次將訊息傳遞給所有需要知道的人，有助於做好時間管理，讓人可以把時間留給更重要的事情。
把事情做好，比「已讀不回」更重要
同理，即時通訊的主權，其實是掌握在「收訊者」手中，人們可以決定自己要不要受到干擾。「收訊者可以選擇自己要不要（馬上）看？看了要不要（馬上）回？而不是發訊者說了，我就必須馬上聽到。」陶韻智提醒，既然是雙向溝通，內容就需要仔細琢磨，不只是「透過訊息，我要對你講什麼」，而是「我這則訊息我要怎麼寫，才能吸引你來看」。
雖然即時通訊的主權掌握在「收訊者」這一方，但是萬一老是被詢問怎麼「已讀不回」、甚至「沒讀沒回」呢？
「我都會直接跟對方說，有急事可以打給我，或是到我的座位上找我，我都在。」陶韻智認為，過於在意「已讀不回」的人，通常是沒有感受到通訊軟體帶來的正向幫助。
「未讀或未回，和未接來電的道理是一樣的，這是人與人之間相處的問題，並不是工作本身的問題。」送出訊息並不等於把事情做好（GTD，getting things done），重點是「有沒有完成事情」。
陶韻智表示，組織的氛圍也會決定通訊軟體的使用方式。如果組織沒有訂定相關獎懲機制，就不需要有焦慮感，「像我就有過5天沒讀主管的訊息，主管也沒有對我『怎麼樣』。同樣地，就算我的同事5天後才回覆我的訊息，我也不會質問對方。」關鍵在於訊息傳遞了沒、問題被解決了沒，「已讀回不回」，並不是重點。
開會、溝通、協調是本分，不該視為被打擾
以前，工作者追求生活與工作的平衡（work and life balance），下班後就能清楚劃開工作與生活的界限。如今，隨著資通訊科技的快速發展，生活與工作愈趨於「整合」，人們其實很難一刀兩斷切開生活與工作。
不過，無時無刻都在工作，和隨時隨地都可以工作，似乎還是有些本質上的差異。對陶韻智來說，「透過LINE，等於我隨時隨地都在開會，然後把要實地坐在會議室裡的時間，運用在更重要的事情上。」新的工具，需要新的理解，發掘它的正向幫助。「身為經理人，心態上必須調整，了解開會、溝通、協調都是『本分』。部屬透過LINE提供最新狀況給主管，是讓主管保持在狀況內，不應該當成受人打擾。」
陶韻智直言，他不喜歡以「打擾」形容訊息的溝通，因為「習慣這樣的溝通方式，，你才能保持最新訊息有被update到，隨時保持『在狀況內』，才有競爭力。」
陶韻智
台大環境工程學研究所碩士、物理學系學士。2013年1月起，出任韓商連加（LINE）台灣分公司副總經理。
  
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【本文出自《經理人月刊》122期，更多精采內容請上《經理人月刊》www.managertoday.com.tw；歡迎按讚加入《經理人月刊》官方粉絲團。未經授權， 請勿轉載！】
