神人級 Excel 技巧大公開!《外商投資銀行超強Excel製作術》:出乎意料的簡單、實用、馬上就能學會!

神人級 Excel 技巧大公開!《外商投資銀行超強Excel製作術》:出乎意料的簡單、實用、馬上就能學會!

時報出版 2016-07-21 18:00

life生活網-網友授權圖

 

一般而言,很少人知道投資銀行確切在做些什麼工作,或許是因為大部分的工作都必須在極度保密下進行,舉凡大規模的企業併購諮詢、大型企畫案的資金調度,動輒牽涉龐大的交易金額,在在都是一般人日常生活中難以想像的規模(與此同時,外商金融業薪水誘人、淘汰率高等待遇面的事實,卻意外地廣為人知)。

 

此外,還有一件大家不知道的事,投資銀行能夠帶給客戶的價值當中,還包含神人等級的Excel技巧,以及以此為基礎的數字力。

 

了解外商投資銀行徹底落實的Excel基礎技巧與原則,就能達成「一目瞭然」、「零失誤」、「高效率」的目標,還能學會如何利用Excel做收益計畫,建立一個以數字思考、溝通的強大團隊!

 

Excel不再只是一項作業工具,而是能夠提升商業決策力的超強武器!

 

透過Excel,鍛鍊數字力!

 

當你向上司提出一項新的服務企畫案時,上司問你:「這可以賺多少錢?」你能夠給出一個明確的答案嗎?

身為商務人士,數字力當然是很重要的能力。可惜現實總是不盡人意,很多人出於對數學的反感,在面對上司這樣的提問時,只會說:「這個嘛⋯⋯希望能達到這樣的銷售額啦⋯⋯」像這樣搪塞過去,企畫案當然也沒能通過。這樣的人應該不在少數吧。

此外,單就「數字力」來說,也有幾種不同的類型,例如:

 

▍(看見數字的瞬間)「比去年成長了42.5%呢!」屬於心算類型的數字力

▍「全日本有多少電線桿呢?」屬於概算類型的數字力

▍「如何評估這項事業的總資產週轉率?」屬於財務類型的數字力

 

本書談論的數字力,則是「徹底活用Excel,懂得模擬收益計畫的數字力」。

舉例而言,當我們被問到:「這項事業計畫可以帶來多少收益?」

如果能夠回答:「假設取得20%的市占率,售價1,500 元的話,全年度的銷貨收入估計可上看10 億元。」或者:「順利的話(樂觀情況下),全年收益應該可以達到3,000 萬元;即便在最壞的情況下(悲觀情況下),也至少可以達到500 萬元,我認為虧錢的機率很低,因此請務必推行這項計畫!」

像這樣條理分明地解說模擬計算的結果,就是透過Excel培養出來的數字力。

徹底活用Excel,強化數字力之後,一方面能夠做出合理的判斷,讓工作順暢進行;另一方面,也能夠降低草率施策的風險。一家公司如果能夠多培養像這樣數字力強的商務人士,競爭力自然也會蒸蒸日上。

這本書就是專為渴望加強「Excel 數字力」的商務人士提供基礎技能。內容共分成四章:

 

第1 章 一目瞭然的Excel──表格做得漂亮,就會讓人覺得值得信賴

第2 章 零失誤的Excel──掌握檢查的原則,從此不再為失誤懊惱

第3 章 高效率的Excel──記住好用的快速鍵,同時提升工作的質與量

第4 章 徹底活用Excel,強化數字力──準確預測「未來能賺多少?」

 

第1 章到第3 章的主要目標,是希望解決各位平常可能會面臨到的Excel 問題,消除對Excel 的反感。

 

「同事做的Excel 表格好複雜,看起來好有壓力。」

「我很怕用Excel 算錯。」

「我的Excel 作業速度很慢,老是給團隊添麻煩。」

 

為了解決這些問題,我在這本書中彙整了所有應貫徹於企業內部的Excel 基本原則。如果能夠確實遵循這些原則,相信一定可以提升團隊的Excel 作業效率、減少誤算,同時也減輕團隊成員的壓力。

至於第4 章的內容則稍有不同,第4 章的目標是「徹底活用Excel,成為數字力強的商務人士」。

具備數字力的話,Excel 就不再只是一項作業工具,而是能夠提升商業決策力的武器。當你提出一項新商品的企畫案時,如果能夠運用Excel 預測未來的收益,或是進行各種模擬,一定會大幅提升你的說服力。即使被質疑:「這能賺多少錢?」也能夠冷靜地出示模擬的結果,協助上司做出準確的判斷,相信這麼一來,企畫案通過的可能性就很大了。

從這本書中,你不僅能夠提升Excel 的基礎能力,更能提升商務人士必備的數字力,甚至進一步提升團隊或企業的決策力。

 

 

4章 徹底活用Excel,強化數字力──準確預測「未來能賺多少?」

 

SECTION 1 為什麼要做收益模擬

 

到目前為止,我們已經介紹了投資銀行的Excel基本原則和方法,可以運用在各種商業現場。

第四章的主題,就是如何運用這些技巧完成收益模擬,這裡同樣不會用到巨集或函數。我會具體說明商業模擬要怎麼做,包括分析收益結構,並區分成「銷貨收入成長」和「維持現狀」等類型後,利用Excel模擬收益,觀察在複數條件更動之下,收益會如何變動。

提高利潤是企業存續的最低必要條件,而商務人士工作的最終目的,就是創造利潤。Excel是計算利潤的工具,商務人士當然要學會。

近幾年來,商業環境漸趨複雜,預測收益的重要性日益提升。利用Excel模擬收益,把各種經營環境納入考量,說是商務人士的必備能力也不為過。

如同前言的標題,本書的目標,就是教你透過Excel,鍛鍊數字力。

請看下面兩人的發言,請問你認為哪一個人比較有說服力呢?

 

不懂收益模擬的人:「社長,再這樣下去,公司就要虧錢了!不過,只要能夠盡早(1)用新開發的商品刺激銷售量;(2)削減人事費用;我想,這期應該就能創造不少利潤了!」

做過收益模擬的人:「社長,再這樣下去,公司七個月以後就會陷入赤字!不過,只要能夠在三個月內(1)用新開發的商品刺激銷售量成長10%;(2)削減15%的人事費用;我估計,這期的利潤應該就能上看10億元!」

 

比較一下不懂模擬收益的人和懂得模擬收益的人怎麼說話,就可以實際感受到其重要性了吧!懂得模擬的人,在發言中會提出具體的數字,聽起來就很有說服力。

團隊在提出各種企畫案,或是作業流程的改善方案時,計算這項方案會對利潤造成多少影響,是很重要的事。因為唯有實際計算出一個企畫案或改善方案能夠帶來多少利潤,團隊才能夠決定事情的優先順序,判斷要從哪裡開始著手。

因為舉辦企業訓練,和其他工作場合上,我接觸過很多商務人士,我發現,很多團隊似乎都不太擅長這類的優先順序判斷,很多人只會說:「因為社長命令這麼做,所以擺在第一順位。」這種決定優先順序的方式並不合理。我們都應該以建立一個能夠根據數字進行現場判斷的團隊為目標能夠清楚說出:「即使社長指示以A方案為最優先,但是經過數字分析之後,建議先執行B方案會比較好。」尤其是身為經營者的人,請務必理解收益模擬的重要性。

 

模擬案例1:漢堡店

 

學會建立收益模擬的模型,就可以計算一項因素會對利潤造成多少影響。在此想請各位思考一個問題,這是我在模擬訓練的講座上向參加者提出的問題:

 

漢堡店的個案研究

你是一家漢堡店的經營者,漢堡店生意很好,下個月的銷售量預計比這個月增加10%。你也可以提高漢堡的售價,如果售價提高10%的話,預計下個月的銷售量,應該會和這個月持平。

請問:

  1. 維持現在的價格,讓銷售量增加10%
  2. 售價提高10%,維持現在的銷售量

哪一個策略才能帶來更多利潤?

 

多數參加者都認為1和2的結果是一樣的,他們的理由是,「售價×銷售量」會計算出相同的結果,雖然沒錯,但「售價×銷售量」得出的是銷貨收入,而不是利潤。

有金錢概念的人會直接回答2。為什麼呢?因為1和2的銷貨收入雖然相同,但費用卻不一樣。1的情況,由於銷售量增加10%,材料費也會增加10%,所以利潤並不會增加那麼多。另一方面,2的情況因為銷售量不變,費用也不變,所以售價增加多少,利潤就增加多少。

也就是說,比起增加10%的銷售量,售價提高10%,更能夠創造利潤。

其實這個問題,是我在投資銀行的時候前輩考我的題目。他見我無法立即回答,當場訓斥我:「身為金融業的專業人士,連這個問題都答不出來,太不像話了!」

話雖如此,現實生活中能夠像這樣清楚分析數字的人並不多。思考這個問題的時候,應該也有很多人會這麼想:「提高售價的話,說不定會流失客源,而且,人潮多一點也比較熱鬧,所以還是維持原狀比較好。」

不過,無法掌握原本應得的利潤,將阻礙企業成長,是企業不樂見的情況所以,即使只能創造一元的利潤,也要仔細思考。確實計算出一個方案將創造出多少利潤,或是會對利潤造成多少影響,也是同樣重要。

在企業訓練課程上,我一向強調要從利潤的角度思考,因此,在做模擬訓練的時候,我會提出各式各樣的假設,例如,「價格提高10%的話,利潤會如何變動?」「倘若平均單價增加1.5倍,使客戶數量減少一半,利潤會增加還是減少?」等等。

如果團隊能夠像這樣計算出各項因素對利潤的影響,並根據計算的結果來決定策略執行的優先順序,就是一個有數字概念、數字力很強的團隊。

 

模擬案例2:我的義大利菜

 

在我的模擬訓練課程上,通常會以實際的企業作為模擬案例,常用的一個案例是餐廳「我的義大利菜」。

「我的義大利菜」是日本一家立食式的義大利餐廳,因為便宜又好吃,上門的客人總是絡繹不絕。餐廳能夠提供便宜又好吃的料理,祕訣就在於「立食」,因為必須站著吃,客人吃飽喝足,很快就離開餐廳,餐廳的翻桌率才會這麼高。由於來客數增加,即使採取低價策略,依然能夠創造利潤,這就是這家餐廳的商業模式。

聽到這裡,各位可能會心想:「原來如此,真是厲害的商業模式。」但光是這樣還稱不上是數字力很強的團隊。各位知道「我的義大利菜」做過多少利潤的模擬嗎?

這家餐廳的社長坂本孝先生這麼說:

「如果翻桌率從四次提高到九次,月營業額將從3,600萬日元增加到8,100萬日元,平均每月淨利將從721萬日元增加到1,883萬日元。全年淨利就有可能上看2億2,596萬日元。

即使料理的成本提高到95%,預估淨利還是可達235萬日元。由此可知,翻桌率創造利潤的關鍵。

最重要的是,這項策略要成功,必須有大量的顧客支持,從早到晚,甚至到深夜,無時無刻都高朋滿座才有可能實現。」(坂本孝《我的義大利菜、我的法國菜》,160頁)

怎麼樣?非常具體吧。提高翻桌率,會對利潤造成多少影響,做了非常確實的模擬。由此可見,每一個成功的商業模式背後,都有支撐其運作的數字。書中還有這麼一段話:

「靈光一閃之後,還要把想法化為數字。化為數字的想法,與過往的常識差距越懸殊,獲勝的機率就越高。」(同書30頁)

附帶一提,這家餐廳的創始成員之一安田道男先生,原本是在投資銀行業工作。從投資銀行轉換跑道到餐飲業,算是很令人訝異的特例,但我想,「我的義大利菜」能夠發展出如此緻密的戰略,當初在投資銀行訓練出來的模擬技巧,想必也有派上用場吧。

 

這次的模擬題目

 

接下來,我將根據設定好的題目,示範如何建立模擬模型。

 

汽車銷售門市的案例研究

‧主角:汽車銷售門市的課長,負責門市的營運和收支管理等,過去沒有製作收益預測資料的經驗

‧課題:區域經理要求:「希望各門市主管製作門市未來三年的收益預測資料。」

‧基本數值設定:

營業收入包含銷售汽車的收入和提供售後服務的收入

銷售汽車的收入──第一年3億元,第二年以後每年成長3%

售後服務的收入──預期為穩定的收入,每年維持在2億元

費用包括薪資支出和銷售管理費

薪資支出──員工人數35人×每人平均年薪700萬元

銷售管理費──每年維持在2.3億元

 

 

SECTION 2 如何建立模擬模型

 

先思考收益結構

 

接下來,我們就試著站在主角,也就是門市課長的立場,開始建立收益預測的模型吧。不過話說回來,突然被要求用Excel做商業模擬,要從哪裡開始呢?即使打開了Excel,應該也有很多人就這麼僵在電腦前,不知道該如何是好。

首先,我們要做的第一件事,就是畫出模型的「設計圖」。把這個商業模式創造收益的要素,彙總成樹狀的結構圖。

汽車銷售的收益結構如圖4-5所示,只要知道右方藍色底色的數值,就可以由右向左,一層層算出每一個項目,最後算出淨利。換句話說,要模擬收益數字,就要試著更動藍色部分的數字。換言之,藍色部分的數字是創造營業淨利的要素,又稱為「價值動因」。

要建立模擬模型,必須先像這樣明確區分出哪些部分是價值動因(可更動的數字),哪些部分不是價值動因(不需更動的數字)。

把這些項目整理成收益結構,再利用Excel呈現,就會得到如圖4-6的表格。

 

建立收益結構的訣竅

 

思考收益結構有兩個重點,一是「先大致完成架構」,二是「盡量讓數字連動」。

第一項「先大致完成架構」,意思就是一開始的項目最好不要太多。以這個案例來說,就是不要在一開始就把銷售汽車的收入再細分成A車、B車、C車的銷貨收入。

為什麼要這麼做呢?因為Excel的作業非常繁複,常常做著做著,耐心就被消磨掉,「算不下去了,我放棄!」為了避免這樣的狀況發生,一開始最好簡化收益結構的項目,先大致完成架構,才能確保最後能夠順利完成收益結構圖。如果無論如何都必須細分項目的話,也請先整理出簡單的收益結構,之後再慢慢細分下去。

第二項重點「盡量讓數字連動」,就是要讓收益結構的項目一層一層緊密連動。以這個案例來說,薪資支出=員工人數×平均每人薪資支出,因此,薪資支出就是與員工人數互相連動的項目。這樣的連動能夠精細到什麼程度,對於模擬的準確度是很重要的關鍵。

 

 

SECTION 3 思考假定情況

 

我在幫企業做員工訓練時,發現有不少企業或事業部門只會做一種版本的收益計畫,這其實沒什麼意義因為光靠一種版本並不能夠理解經營的風險,唯有假定各種情況,改變價值動因,才能夠預測當計畫順利時,可以創造多少利益;在最惡劣的情況下,又必須承擔多少損失。

再回到汽車銷售門市的案例,區域經理管轄區域內多處營業據點,無法一一監督每一家門市,難以預期各別的風險,因此,門市的負責人必須把所有可能面臨的風險都向上呈報,讓上司了解在各種假定情況下,合理預期的收益會介在什麼「範圍」。

 

假定情況至少要設定三種版本

 

關於假定情況,至少要設定「一般情況」、「樂觀情況」和「悲觀情況」三種,每一種情況大致如下:

 

一般情況

維持過去的成長趨勢,不過於保守的預估。上市公司發表的業績預測,通常都是一般情況下的預測。

樂觀情況

比起一般情況,對收益的預估更積極樂觀。公司內部設定的營業目標,這類的目標數值,通常都是樂觀情況下的預測(多數情況下,公司內部設定的目標數值都高於對外發表的目標)。

悲觀情況

假定最壞結果的情況。負責管理公司資金的財務長,就經常會使用這個版本,例如要估算「企業收益減少多少,將無法支付員工薪水?」就會假定悲觀情況。

 

汽車銷售門市的案例

 

在汽車銷售門市的案例中,這三種假定情況可以這麼設定:

 

一般情況

以往汽車銷售收入成長率為3%,未來也將持續這個水平。至於其他方面的數字(售後服務收入和各項費用等),由於沒有會導致大幅變動的可預期因素,因此維持現在的數字。

樂觀情況

受到近年來景氣復甦的影響,預期第二年和第三年汽車銷售量將會成長。根據這家門市過去的銷售紀錄,景氣好的時候成長率為5%,因此適用5%的成長率。此外,由於公司導入新的作業系統,未來將可減少作業人員。雖然每年的銷售管理費會增加1,000萬元,但是在新的作業系統下,不需聘用新進人員,因此每年會減少一名員工。

悲觀情況

近幾年來景氣確實有復甦的跡象,但是年輕人對汽車的依賴程度顯著降低,未來汽車銷售量可能下滑。根據某智庫的調查報告顯示,未來新車銷售量,一年最多可能減少5%,因此假定在悲觀情況下,汽車銷售收入為一年5%的負成長。為因應銷售量下滑,將縮小業務人員編制,每年將減少兩名員工,以縮減人事費用。

 

用圖表彙總各個情況

 

如圖4-11所示,把這三種情況的淨利彙總成一張表格,並畫出折線圖,就能夠立刻看出在不同情況下收益預測的差異。

這個案例的主角,也就是門市課長,先向區域經理說明這三種情況的假設條件,並出示收益計畫表和比較圖,再進一步說明:

「關於門市三年後的收益預測,在一般情況下,延續過去的成長趨勢,淨利將達到4,300萬元。如果因為景氣復甦,汽車銷售數量增加,最多有可能提高到6,000萬元,我們也會以這為目標,盡全力達成。相反的,營業收入也有可能減少,最近年輕人對汽車的依賴下降,也會對門市造成負面影響,在最糟糕的情況下,汽車銷售收入也有可能呈現5%的負成長。不過,屆時也會縮小業務人員的編制,淨利可望維持在2,400萬元,不會和現在落差太大。」

區域經理聽到這樣的分析,會給予門市課長高度的評價吧,「能夠根據各種情況,考量未來的收益計畫,還具有高度的風險管理意識,懂得在最惡劣的情況下,也要確保收益的道理。」

收益會在許多因素的影響下大幅變動,正因為如此,才要根據各種假定情況製作收益計畫,從多種角度預測收益。不管是樂觀的角度也好,悲觀的角度也好,讓團隊共享這些觀點,這是很重要的事。

 

 

 


作者簡介
熊野整


波士頓大學畢業後,進入摩根士丹利證券投資銀行本部,負責領導大型企業併購案或資金調度計畫。離職後在GLOBIS經營研究所取得MBA。之後,進入大型上市網際網路企業,負責事業計畫的立案與戰略的推行。

工作上常有同事向他請教Excel問題,基於「想讓人輕鬆學會國際投資銀行Excel技術」的理念,從2013年10月開始,每週末舉辦以個人為對象 的Excel講座──「投資銀行教你,用Excel 學商業模擬!」,1年內就發展成為超人氣講座,參加人數超過3,000人。目前,除了以個人為對象的講座,還承辦許多企業訓練活動,指導各界商務人士製作 收益計畫。

他將課程精華整理成本書《外商投資銀行超強Excel製作術》,歸納出「應該要知道、很多人卻不曉得的Excel重點」,一出版就獲得各界好評。

本文出處。未經授權,請勿轉載!】

 

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