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每開一次會,就得花三天加班補進度?!《比溝通更重要的45個開會技巧》有效解決3大開會問題|核果文化

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每開一次會,就得花三天加班補進度?!《比溝通更重要的45個開會技巧》有效解決3大開會問題|核果文化

每週有開不完的會?每次開會花了3小時,結論是「確定下次開會時間」?

沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間……

你,是否已陷入「無效會議」的惡性循環?協商、溝通很重要,但只會「說」、沒人聽,在會議上狂講3小時,還是沒結論!

如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……

讓每場會議,花最短時間、做出最好決策!

比溝通更重要的,45個開會技巧,解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多,都能立刻有決策!

 

 

改變1萬場無效會議專家,教你——

這樣開會,20分鐘內即可做出決策。

 

 

◎45個開會技巧,避開超時、沒結論的無效會議!

作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過1萬人的問卷調查,經篩選後,挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時,這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧,你一定要學會!

 

【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了?

技巧1:準備一份30秒看完的簡報。

報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。

【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了

技巧2:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑

當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」

【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事

技巧3:簡報時,一律從「結論」說起

發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。

【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」

技巧4:邊討論,邊把重點寫在白板上

白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上)。

【問題點5】部門間互相推拖卸責

技巧5:讓大家討論做法,而非藉口

已經決議的方針,主管們要告訴部屬:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。

【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理?

技巧6:把你的問題「放大」成客戶的問題

想讓公司正視你的問題,就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。

 

◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果

★會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員

→很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。

★會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限

→開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。

★會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」

→花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議!

 

 

◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效

★步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。

★步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。

★步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。

★步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。

★步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。

 

【本書特色】

★從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。

★作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。

★書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議!

★萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!

 

 

【作者簡介】

別所榮吾【改造1萬場會議的專家】

1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。

曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。

擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。

 

目錄

【前言】開一次會,得花三天加班補進度

 

【第一章】  公司年齡和成員心態,影響開會成效

▲照本宣科的會議,難有好決策

▲有七成把握,就該果斷下決定

五成把握太少,九成把握又慢半拍

讓基層人員自己做決定,應變力高

不想失敗,就要提高「成功機率」

開會的方式,要配合公司發展

初期:頻繁開會,確立組織的架構

中期:工作模式已確定,主管介入愈少愈好

晚期:開會變成「報告大會」,失去活力

▲工作態度,依職務年齡分3階段

適應階段,多用耳少開口

創新發想階段,主動為工作加上變化

安定保守階段,穩定但非一成不變

▲出現這3種情況,就是無效會議

限定自己的角色與範圍,推託責任

思考僵化 ,拒改變、創新

抗拒團隊合作,配合度低

【提示1】不良會議的惡性循環,將浪費許多經費!

 

【第二章】  「會議」無法逃避,不能不開!

▲「會議」,是維持團隊運作的必備條件

▲開會時,最好同時解決這4大目的

▲【目的1】共享資料與討論執行方法:避免淪為「報告大會」

有效率的人,能從單純的數據中找到問題

太過暢所欲言的會議,不會有成效

別讓主管等到「開會」時才知道你的問題

計算「今天做了幾件工作」,你就永遠領乾薪

▲【目的2】發現並解決問題:「思考方式」左右解決時間

突然出現的緊急問題,沒時間等「最好」的解決方式

不是所有問題,都要「馬上解決」

假裝自己不在這上班,你就能找到問題點

現在大賺的公司,更該想好10年後怎麼賺

開會時,6個步驟解決3種問題

▲【目的3】協調意見會議:目標不是「講贏其他人」

高明的做事方法,是讓「討厭的人」主動幫自己

固守單一領域的人,遲早被淘汰

外交官才知道的高檔交涉法

交涉與協調,不包含「無法決定」的事

協商時,不是「講贏」對方就好

溝通協調,小輸就是贏

創造型解決法:從「出發點」解決對立

分配型解決法:聚焦在「完成」後

迴避型解決法:找更好的方法

不是選邊站,是要你思考「為什麼」

▲【目的4】擬定決策的會議,不是只有主管才能發言

擬定決策的方法與種類

偶爾在部屬前「示弱」,可以優化你的決策品質

說服別人,用疑問句比責備、命令更有效

共識會議:主管的意見,不等於「好的意見」

事先有準備的人,在會議結束前就知道結果了

▲會議5步驟,有共識才有好決策

【步驟1】掌握目的與計畫,搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要

【步驟2】分析原因與提出對策,把「做不到」逆轉成「好點子」

【步驟3】比較每個對策的優缺點,最完美的做法不一定最好

【步驟4】有計劃後,人人要知道自己「該做什麼」

【步驟5】隨時準備「備案計畫」

 

▲【提示2】臉書上按讚,不叫「溝通」!

 

【第三章】萬人問卷大調!45個最糟糕的會議問題

──45個真實案例+專家改善建議Q&A,完全解決「會開不完」的煩惱!

 

▲無論哪一種公司,都會遇到的45種糟糕會議

 

【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了

Q:現場輪流念完資料,就要其他人提出想法?

A:準備一份「30秒內看完」的重點資料

【問題點2】搞不清楚公司高層的決策!

Q:董事長和經理說的不一樣,該聽誰的?

A:主管別說「明年業績要更好!」,直接說「要成長30%」

【問題點3】被質問的人,藉口一大堆

Q:每次出問題,總是有人找藉口?

A:「最近一切還順利嗎?」主管要主動詢問工作狀況

【問題點4】開會時花太多時間「說明」,而非「討論」

Q:不會抓重點的成員,怎麼教?

A:給他們看「榜樣」或「範本」,學得最快

【問題點5】完全不了解開會目的,感覺自己是個聽眾

Q:不清楚開會的目的,也不知道該不該發表意見?

A:主動提問,讓你從路人變主角

【問題點6】老是有人會離題閒聊,討論就失序了

Q:老鳥前輩總是離題,怎樣才能拉回大家的注意?

A:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑

【問題7】來開會的人根本沒有共識,無法討論

Q:參加成員把開會當例行公事,沒人想負責?

A:用下班後的交流,加快公事的進度

【問題點8】開會的時間,都花在主管間的拉扯角力上

Q:主管們你來我往,其他人只能發呆看戲?

A:讓夠分量的第三者出手協調

【問題點9】會議主題失焦,都在討論不重要的小事

Q:這些訊息,有必要現在講清楚嗎?

A:向大家簡報,一律從「結論」說起

【問題點10】參加會議時,居然有人打瞌睡!

Q:其他人在報告時,有人睡著了?

A:選對開會時間,把3小時會議分3次開

【問題點11】遇到核心議題,人人都安靜下來了

Q:大家都不說話時,代表什麼意思?

A:把握安靜的空檔,整理自己的想法

【問題點12】跨部門會議時,大家都說不出重點

Q:聽了半天,還是搞不懂他到底想說什麼?

A:準備會前資料時,先確定「有沒有必要」

【問題點13】議題太多,光聽說明就花好多時間

Q:開會時間的長短,該怎麼估算?

A:會議的類型,決定討論時間

【問題點14】要和另一個部門合作時,對方態度很不耐煩

Q:都說部門主管同意了,為什麼配合度還是很低?

A:想獲得認同,你要面對面表達誠意

【問題點15】回答時答非所問,外加一大堆藉口

Q:為什麼得不到直接的回答?

A:當對方答非所問,就再重覆一次問題

【問題點16】大家說「做不到」,其實是「不想做」

Q:該怎麼說服部屬,照我的話去做?

A:聽聽反對的原因,讓部屬信任你

【問題點17】明明在開會,大家卻在聊天!

Q:為什麼討論途中,會不知不覺聊到其他地方去?

A:主持人要控制話題範圍,不是跟著聊起天

【問題點18】大家花時間開會,卻沒得出結論

Q:為什麼討論很多事項,卻沒有明確的決定?

A:主持人盡量不參與討論,維持會議節奏

【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完

Q:該怎麼讓主管放心把事情交給我?

A:讓他知道自己不用事必躬親,必要時請高層協助

【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了?」

Q:為什麼我總是跟不上大家討論的內容?

A:邊討論,邊將內容重點寫在白板上

【問題點21】只聽少數人的想法,但是人人都不滿結果

Q:為什麼沒人滿意我的調度?

A:分配工作時,主管要說明理由

【問題點22】會議結論和高層意見相反,只好重開一次會

Q:為什麼花了時間討論,卻被一句話推翻?

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