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麥肯錫不重複、不遺漏的思考術,秒抓問題核心,4步驟解決任務

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麥肯錫不重複、不遺漏的思考術,秒抓問題核心,4步驟解決任務

事情當然是沒有做完的一天,但對自己有所要求絕對是工作前進的最大動力。若做事沒有方法,只是求「賣力」、「沒有功勞也有苦勞」這種心態想獲得肯定,就容易淪為無頭蒼蠅,分不清事情輕重,或是一開始就搞錯指令,瞎忙到把簡單變複雜,最後還擺爛了。

明明準備很多資料、下了很多功夫,主管卻責備我沒找到重點,不滿意我的表現,任務也沒達成,到底怎麼回事?」這是許多上班族的寫實心聲,如何解決仍一籌莫展。

 

不重複、不遺漏的思考術

事實上,在任何工作場域,想要精準發掘問題、找出原因、思考到關鍵解決方式,背後需要具備一套嚴謹且清晰的思考架構;全球知名商管顧問麥肯錫顧問公司開發出一套「MECE」邏輯思考方式,全名為Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,有助於思考與釐清任務的主線與邏輯,藉此分類找到影響目標的關鍵因素,執行者亦可透過這套邏輯架構,理解主管發號施令所傳達的訊息,讓工作效率事半功倍,值得職場工作者學習參考。

MECE意指「相互獨立、完全窮盡」,亦可翻譯「不重複、不遺漏」。《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》一書指出,「不重複」才可以完整網羅重要項目,讓人容易理解;「不遺漏」則可以更有說服力。換言之,利用MECE思考術可協助掌握問題樣貌,分類重要資訊與論點,確定是否有遺漏或重複的地方。如何利用MECE有效掌握問題、為資訊做分類呢?《邏輯思考的技術》一書提出了落實MECE的4個步驟:

 

Step1  確認問題是什麼?

首先確認問題或任務為何,當下有什麼問題,或者要達成什麼目的,再著手收集所需資訊,進而找出可支持的論點。例如:某間連鎖餐飲店營收不如其他店,究竟是「上門顧客少?」還是「餐點定價太高?」先確立問題,接下來才不會漫無目標地亂找,得到對問題分析與解決毫無用處的資訊。

 

 Step2  尋找符合MECE的切入點

問題確立後,會發現所收集的資訊,有各種可以分類的方式,例如有業者想分析女性保養品市場,「年齡」、「膚質」、「收入」都是類別,因此從哪種切入點進行分類,才能夠得到有意義的支持論證,這個步驟是MECE分析資料最關鍵的一個步驟,必須審慎決定。

 

 Step3  從大分類中思考能否以MECE再細分

完成初步分類後,可能發現之前分得不夠精確,無法得到有意義的資訊。此時要重新思考現有分類中,是否有可再細分的切入點,例如:行銷團隊將所有消費客群分為「舊會員」、「新會員」,雖已經涵蓋整體,卻對行銷幫助不大,還可根據「回購率」、「客單價」等條件再進行細分,得到更多具參考價值的資訊,來達到擬定行銷策略的目的。

 

Step4  確認有無遺漏,或是否同一項目可分屬不同類別

確認所有分類後,必須審視分類的切入點是否合宜,當確認有資料無法被歸類,就表示分類有遺漏,或者有資料被歸屬到多個分類,就表示類別有重複之處,這個步驟正是落實MECE意指「相互獨立、完全窮盡」的原則,必須切實做到。

 

 

架構分析,找出解決問題的答案

以某連鎖餐廳營運不見起色為例(如圖1),透過上述4步驟,主管將問題定義為:「餐廳生意不佳」,並用MECE拆解原因,分為「餐點品質」、「服務品質」、「行銷策略」、「定價策略」的4個類別,做到相互不重複、不遺漏,接著繼續分析,從各類別推論出「更換食材供應商」、「加強外場教育訓練」、「每個月都要推兩種以上優惠」、「控制採購成本」……等解決答案,有效解決營運不佳的危機。

 

 

M E CE 可為繁雜的資訊建立邏輯架構,進而拆解問題並找到解決問題的答案,概念上並不難,但要找出既符合不重複、不遺漏原則,又具有實用意義的問題切入點,必須透過廣泛檢視與深入思考才能達成。但只要時時自我練習,你也能和麥肯錫出身的達人們一樣,成為具有系統思考力的問題解決專家。

 

 

本文摘自今周特刊《效率快狠準的極簡工作術》

 

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