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談職場壓力- 「期限」是激發極限?還是壓抑潛能?

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談職場壓力- 「期限」是激發極限?還是壓抑潛能?

現代職場裡,隨著職務多元化與時間有限的情況,我們發現,壓力往往來自員工沒有足夠時間完成工作,計畫常常趕不上變化,原本規劃好的執行步驟,因為市場訊息萬變,或是內部資源排擠的問題,造成專案困難度提升,計畫胎死腹中的情形也屢見不鮮。新任務不斷出現,即使下班後,腦袋也無法停止思考,難以得到充分休息,造成無法釋放的循環,這樣的壓力便不知不覺的損耗著員工的職場壽命。

齊加尼克效應:持續干預工作排程易致反效果

有心理學家透過心理測驗,特別將參與的受試者分成兩組,在同樣時間內,分別讓他們去完成20項任務,對其中一組受試者不停地進行干預,使他們無法順利完成交辦的工作;而另一組則讓他們安排進度,順利完成所有任務。實驗的結果發現,兩組的受試者在一開始接受到複雜的任務時,都明顯呈現緊張的狀態,但順利完成的那組,在任務完成後緊張狀態隨之消失,同時獲得高成就感;而未能完成者,不僅未解除緊張狀態,思緒也不停被未完成事情所困擾,影響到後續表現。

員工一旦接下一項任務時就會產生緊張心理,而唯有任務完成才會解除,若因工作未能完成而產生的壓力,會導致人們一直處於焦慮狀態,此現象又稱為齊加尼克效應(Zeigarnick effect)

適度運用此效應,好處是可免除主管必須對員工不停指導的方式,如給予任務後,適可而止的提醒,留給員工想像與發揮空間,激起員工有更高度的參與及成就感;但若主管錯誤評估員工狀態而造成員工壓力不停的積累,不僅無法有效提高工作效率,還可能會造成組織人力折損,這些都是身為管理階層的人必須要注意與衡量的。

解決惡性循環 找回員工的熱情與創意

大多數的管理者而言,執行人員與任務分派時,是否真的能因人因事給予適當且合理的任務分派和時間排程?因為每一個任務都需要時間來規劃和執行,如果沒有充足的時間,可能造成規劃不詳盡或執行不落實,此外,我們更應關注在當員工因壓力而產生績效不振、工作效率低落情形,將無法產生創意或是發揮最大潛能,也只能每天被累積的工作追趕,面臨無法順利完成事項的挫折感排山倒海而來。

避免惡性循環,可朝兩大方式進行:

方式一、排出工作優先順序:首先檢視列出工作任務,再評估目前所擁有的資源與時間,設定明確的完成目標,依循「80/20法則」將時間投注在最重要的事情上,並在行動完成後進行評估與檢討,但也請記得「主管的優先永遠是你的優先」。對於主管來說,協調並管理部門的優先事項,去除不必要工作項目,讓員工專注在真正重要的事情上,簡化繁瑣體制及流程,如此員工工作有成果,自然可以發揮更大潛能,創造更多績效。

方式二、確實的回報工作狀況:執行任務中,唯有任務擔當者最瞭解工作的細節與困難,但正因如此,向上級或主管確實回報工作狀態,一方面是可讓團隊他人給予必要的支援;另一方面則是減少主管會因為想瞭解工作進度而不停產生干擾的情況。

其實,在工作職場中員工與工作之間的平衡點,往往會隨著情境不同產生許多不可預期的壓力。適度良性的壓力,可以激發員工在職場上的潛力,提高工作績效。對身處於腦力勞動密集的時代裡,管理者除了要完成適才適位的目標外,更應關注員工在職場中壓力的產生原因與造成的影響,並使員工學會在有限的時間裡,學習更有效「掌控及面對壓力」的能力。 

文章來源:360d才庫事業群競爭力中心

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