當時間被縮短：拿出 30 秒版強打訴求
如果 30 分鐘後，他們還只講到第三張投影片，那就是沒有時間觀念，也不尊重我們的時間。──奈德‧巴諾特（Ned Barnholt），科磊半導體（KLA-Tencor）董事長
在高層會議上簡報，若表現欠佳，影響所及可能非常嚴重。值得進行的專案可能得不到經費；一片光明的前途可能蒙上陰影；高階主管的時間也可能白白浪費。
開會成效不彰造成的生產力損失，可以用錢來具體計算，而且是大筆大筆的錢。假設某一家中等規模的公司，有 5 位最高職位的領導人：執行長（CEO）、財務長（CFO）、營運長（COO）、技術長（CTO）、行銷長（CMO），若其營收是 40 億美元，以此計算他們開會 1 小時要付出多少成本，其數字令人咋舌。他們的薪資、紅利和股票選擇權等津貼，可以參照登載於美國證管會（SEC）的公開資訊。我們計算的結果顯示，讓這 5 個人開一次決策會議，每小時要花費股東 3 萬美元以上！假設這 5 人每週至少開會 2 次、每次 1 小時，則一年的成本為：每週 6 萬美元，乘以 52 週，等於一年 3,100 萬美元。
更可怕的是，據眾家執行長表示，他們所參加的會議，失敗率中數達到嚇人的 67％，也就是說，居然有將近七成的會議成果是零！這些議而不決的會議，一整年下來要讓股東付出高達 210 萬美元的代價（3,100 萬× 0.67 失敗率）。難怪會有如此之大的壓力，必須避免浪費高階主管的時間。
據巴拉丁集團（Paladin Group）創投合夥人麥克．李昂斯（Mike Lyons）指出，企業董事會的運作，是根據所謂的「注意義務」（duty of care），亦即董事會有責任照管股東的利益。我們可以想見，董事會如果知道對高階主管的失敗簡報，會造成公司如此大的損失，他們必然不會坐視不管。跟這類損失相比，在職員工或股東對公司提出的訴訟，只能說是小巫見大巫。
隨時應變
既然利害關係非同小可，我們便應該做好準備，面對各種可能的情況。這意思就是，要善於隨機應變。倘若你拘泥於事先用心排練過的腳本，卻未能體察高階主管心中煩惱的是攸關全公司的大事，而且他們的想法隨時隨刻在改變，那麼你注定會嚐到苦果。高階主管在你出現的前幾分鐘，可能還在擔心財務、製造或品保部門的問題。
還記不記得第 1 章，我對迪克．安德森的簡報？那一天我如果能夠理解，他正在為更大的難題煩惱，那我們的會議應當可以進行得更順利。你若能夠向 CXO 們展現出，你理解他們的責任範圍之廣，同時可以迅速調整簡報內容，這將對你的事業前途有很大幫助。
正如安納科製藥副總經理費德所提醒：「這群主管的出差行程異常繁忙，他們必須運用一起開會的時間，做出大量的決策。在這些人每日、每週的緊張生活中，聚在一起開會是一種奢侈。你必須尊重這一點，還要跟得上那種緊迫的腳步。
當你走進高層會議室時，請謹記：高階主管的時間成本非常高；他們關切的事項相當廣泛，以及他們期待簡報者可以因應他們多變的需求。甲骨文（Oracle）副總經理馬可斯．席恩（Markus Zirn）建議：「你等於是要把過去學到的東西，傳統簡報訓練，全部都丟掉。你不是在做宣導、說服、激勵或領導的演講，單純是為做決策而簡報。」
在第一項挑戰「時間被縮短」中，各位會看到 eBay 副總經理塔德．盧瓦克（Todd Lutwak），絲毫未考慮到這些，一心一意只想把自己辛苦多日做成的投影片，一股子全部報告完。這個錯誤，使他付出了高昂的代價。
塔德．盧瓦克是西北大學（Northwestern University）凱洛格管理學院（Kellogg School of Management）畢業的企管碩士，在行銷方面的資歷長達 20 年。
盧瓦克進入我們的高層會議，目標是要爭取主管同意新擬定的 eBay 賣家政策。他滿懷信心地開始報告新政策的演進過程，但高階主管們卻馬上變得坐立難安。其中一位毫不掩飾他的不滿：「盧瓦克，你這個簡報的目的是什麼？你要我們做什麼？我們只有 5 分鐘時間，就直接說結論吧。」
盧瓦克不以為意地答道：「我有 7 張投影片要給各位過目，我們團隊真的花了很多心思才做出來，其中有一張的視覺效果非常非常棒，各位看了一定會喜歡。」那位主管聽了很生氣，態度變得更強硬：「盧瓦克，你到底是要我們做什麼？是要我們在看過 7 張投影片之後，給你一個決定嗎？」
盧瓦克繼續推銷投影片的內容，這是錯誤的一步。另一位高階主管說：「你要不要直接講結論，然讓我們商量一下？」第三位高階主管則抱怨：「我還是不懂你的問題是什麼。」
盧瓦克繼續硬撐，又講了一點前因，結果換來嚴厲的斥責：「這還是在講以前的事情！你直接說問題在哪裡，有多餘的時間再回顧過去。」可惜盧瓦克已經沒有時間，有位主管等得不耐煩，表示還有別的會要開，就頭也不回的離去。
盧瓦克一直抱著一個理想，就是希望這些年他所帶領的部屬，都能在他的領導之下，享有工作上的成就感，同時也能夠成長和進步。然而由於他這個上司無法爭取到資源，反而連累到部屬和他自己的前途。
事後盧瓦克反省自己錯在哪裡：「當我被打斷時，我覺得他們是在拒絕我個人，我想要依順序報告每一張投影片：第一頁、第二頁……他們卻冷酷地制止我。我的目的是要讓提案順利過關，可惜我沒能把握好撥給我的時間，清楚表達來意，這會影響到我和我們團隊的未來。這就好比隊友已經把球傳到 99 碼線上，我卻沒能帶球衝進達陣區！」
盧瓦克沒預期到簡報時會有人提問和討論，根本就是一副沒有準備好的樣子。當主管告知他能報告的時間，只有預期中的一小部分時，就應當立刻調整簡報內容。他應該依照預定的簡報時間，事先準備一個簡報版本，另外再多準備一個只有 5 分鐘的版本，簡短說明他的基本訴求，要求的理由、在成本方面的好處，及投資報酬率。
盧瓦克最要緊的任務便是，清楚表明他希望與會者做出什麼決定，然後回答他們所關切的問題。當與會者表現出對時間的顧慮時，他就應該放下原來的腳本，直接拿出精鍊過的「30 秒版強打訴求」（elevator pitch），這可以免除高階主管擔心時間不夠。
準備好 30 秒版強打訴求
每一次簡報，口袋裡一定要準備好 30 秒版強打訴求，內容可採用 PREP 架構：
- P 立場（Position）：開場句，用一句話說明你的基本訴求，以及其投資報酬率。
- R 理由（Reason）：簡要解釋你的基本訴求，對公司的重要性是什麼。
- E 證據（Evidence：舉出一項例子或證據來支持你的主張。
- P 立場（Position）：結論句，再度重申你的基本訴求。
在今日商業環境中，精鍊推銷術實在太重要，因此麻省理工學院每年會為工科學生，舉辦一次精鍊推銷術競賽，優勝者可抱走 2 萬美元的獎金。
本章重點
遇到簡報時間被縮短的情況，你應該：
- 做好心理準備，簡報通常都會被打斷
- 釐清此次會議的目標，以及自己的主要訴求
- 上場之前就準備好精鍊版的簡報
- 隨時備有30 秒版強打訴求
- 精選 3 張可以傳達訴求的投影片
隨時準備放棄原先排練好的腳本，立即切入主要訴求
本文出自天下雜誌出版《30秒決定老闆聽不聽你的：不懂向上溝通，再好的提案都不會過》
http://www.cwbook.com.tw/product/ProductAction.shtml?prodId=0000012189
