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不要太常改變工作模式!專注在自己「擅長的工作」上

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不要太常改變工作模式!專注在自己「擅長的工作」上

不要太常改變工作模式
改變工作模式會降低集中力

儘管每個上班族的職業不一樣,但大體上來說主要分為兩種工作領域:一是提出企劃案或設計案這一類的「勞心工作」,二是輸入資料或製作報告這一類的「勞力工作」。如果同時處理不同領域的工作,往往必須花比較大的心力來轉換專注模式。

「勞心工作」通常需要我們全神貫注的處理。最怕的是處理到一半,上司又交代「勞力工作」,這時候你又不能說自己在忙著勞心,只好勉為其難改去做勞力。

問題是,一下子要切換成另一種專注模式並不容易,轉換工作領域等於切換專注模式,這也需要花一點時間。尤其勞心和勞力兩者耗費的心力不同,轉換注意力又更花時間。太常改變工作領域,集中力將無以為繼,也會降低你的工作效率。

無可避免的,有時候上司會突然交辦其他業務,你也不可能完全控制工作內容。不過,謹記這個要點,盡量集中處理性質相似的工作,就不用太常轉換專注模式了。

上午勞心,下午勞力 

以我個人的經驗來說,一大清早比較沒有突發性的工作,我會趁早處理好當天的「勞心工作」。下午突發性的工作比較多,如果有「勞心工作」,我會挪到隔天上午處理,下午就用來處理「勞力工作」,然後傍晚開始處理雜務,結束一天的工作。

如此一來,一天只需要轉換一次專注模式,不必浪費多餘的時間轉換集中力。工作效率會大幅提升,也不用浪費自己的時間留下來加班。


Image by Karolina Grabowska from Pixabay

放棄自己不擅長的工作
聚焦在擅長的工作上    

有時候上司或同事會拜託我們處理不擅長的工作,大部份人遇到這樣的情況,都會勉為其難地接受,畢竟工作是沒辦法挑三揀四的。我以前當上班族也一樣,但後來我體悟到「不擅長的工作」最好不要隨便接下來。

以前我在不動產業服務時,很不擅長電腦製圖作業。其他同事做好五、六張圖面了,我才好不容易完成一張,速度明顯比其他人慢。我本身也很討厭那份工作,製圖對我來說是一大精神折磨。然而,上司還是一直叫我製圖,理由是不動產職員不能只會拉客戶。

後來同事看不下去,幫我處理製圖的工作,好讓我可以專心拉客戶。那個同事比較擅長電腦製圖,而我剛好相反,我們就交換工作互補不足。最後,我有更多的時間去拉客戶,同事也能專注在電腦製圖的工作上,公司的營收也蒸蒸日上。

換句話說,放棄「不擅長的工作」,讓自己聚焦在「擅長的工作」上,才容易有好的成果。也許有些單位不允許員工這麼做。可是,有辦法提升公司的業績和效率,上司應該也喜聞樂見才對,各位不妨提議看看。

不過,在對上司和前輩提議之前,你「擅長的工作」必須有一定的成果,否則你的建議沒有說服力。切記,不要隨便接下「不擅長的工作」,你才有時間處理「擅長的工作」。

組織的強項在於多元化的人才,萬一你在自己的崗位上,碰到許多「不擅長的工作」,不妨跟擅長的同事交換一部份的工作內容,好比請對方吃飯,拜託對方跟你交換。用這種方式逐步減少「不擅長的工作」,工作效率就會提升許多,心情上也比較輕鬆。

---本文摘自《聚焦時間管理法:只做最重要的事,活出最佳人生節奏》/采實文化

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