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為自己出口氣的存證信函 趕快學起來萬無一失

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為自己出口氣的存證信函 趕快學起來萬無一失

為自己出口氣的存證信函 趕快學起來萬無一失

2021/03/31 12:58
記者|陳家慶  圖|K5新聞網、網路拍攝地區:台灣台北

人在江湖飄,哪有不挨刀?現代社會型態複雜多元,人與人間的關係密切,相處時間久了,難免會出現問題與紛爭,一般人在糾紛發生時,第一個念頭通常就是訴諸法律,到法院以訴訟方式解決。然而,在一開始情勢尚不明朗,無法確認對方的想法前,貿然進行繁複的法律程序,使雙方對簿公堂,顯非明智之舉。此時,不妨先禮後兵,提供雙方一個緩衝的協調空間,透過寄發存證信函,給對方一個警告,同時也釋出解決問題的善意,或許是一個不錯的選擇。

簡單來說,存證信函就是用來當作證明的信件,亦即在寄信時多留存一份副本在郵局,將來作為證據之文書。在司法實務上,當糾紛發生時,當事人預計要採取法律行動前,通常會先寄發存證信函給對造,除可以正式表明自己的立場,更是對他方下最後通諜,迫使對方出面處理問題。然而,寄發存證信函的目的,主要仍是作為存證使用,以正式書面將自己的意思表示通知對方,將來如果發生爭議或訴訟時,可以當作證據。

以下案例,相信大家在生活中並不陌生:1.朋友向我借錢,還款期限到了,對方仍無聲無息。2.將房屋出租,房客已經有2個月沒有付房租了,打電話也聯繫不上對方。3.不小心和人發生車禍,對方不願賠償,也一直避不見面。

以上情形,由於我們尚無法知悉對方的想法,此時可以選擇以寄發存證信函的方式來處理,無論是催告朋友還錢、催告房客繳納租金並同時終止租約,抑或逼迫對方出面處理車禍後續事宜,均可藉由寄發此種較正式的文書,清楚地將我們的立場想法向對方表達,使對方可以正視問題,進而願意履行義務或達成和解,不失為一種解決紛爭之手段。

特別說明一點,存證信函在性質上屬於私文書,非屬公文書,並不具備任何法律上之效力。但仍具有以下功能:1.留下證據資料。2.表明自己立場。3.警告對方出面。4.進行交涉談判。5.主張法律權利。6.中斷法律時效。7.行使法律抗辯。8.告知事實關係。民法第125條:「請求權,因十五年間不行使而消滅。但法律所定期間較短者,依其規定。」;民法第129條第1項規定:「消滅時效,因左列事由而中斷:一、請求。二、承認。三、起訴。」,在實務上經常以寄發存證信函的方式,作為中斷時效的證明,例如以存證信函請求債務人清償債務,就屬於上開規定「請求」之一種方式,債務人於收受存證信函後,原本進行的時效即發生中斷之效力,除了可以有效行使法律上之權利,將來也可以作為訴訟上的證據使用。

存證信函既然屬於私文書,代表一般人都可以自行書寫,書寫重點在於將自己的意思或訴求表達清楚,只要語意足以表明預計表示的法律效果即可,毋須拘泥於相關存證信函範例。若涉及相關事實經過,也應將人事時地物予以精簡明確表達,遇有數字金額則盡量以國字大寫表示,如有增、刪,須於欄外註明訂正之字數,修改處也要蓋章。在此簡要說明如何書寫存證信函,首先向郵局購買存證信函用紙或上郵局網站下載專用格式,並在相關欄位填入寄件人姓名、地址及收件人姓名、地址,再將自己的主張清楚表示,最後準備1份正本、2份副本,若收件人有增加時,亦須增加相對應數量之副本,即可攜帶印章至郵局寄發。以下提供範例一則供讀者參考:

敬啟者:緣台端向本人承租門牌號碼台北市大安區○○路○○號房屋,租期自民國(下同) 109年6月1日起至110年5月31日止,租金每月六千元整,須於每月10日前支付,此有租賃契約為證。詎台端自110年1月1日起已積欠3個月租金未給付,所欠租金以押金扣抵後,亦已超過二個月應納租金金額,爰依民法第440條規定,請台端於文到後10日內給付所欠之1個月租金共六千元整。如逾期仍未給付,本人將循法律途徑請求台端清償所欠租金,並以本函為終止租約之意思表示,不另通知,請台端搬遷返還上開房屋於本人。為免訟累,希請配合照辦。

存證信函雖具有以上優點,但若欲進行的法律行為,屬於時效性、隱密性的事項,例如假扣押、假處分等保全程序,為免打草驚蛇,則不宜透過存證信函為之。最後提醒大家,存證信函僅是得做為證據之私文書,若有進行訴訟之必要時,仍須撰寫起訴狀並提出至法院,才算真正完成起訴之程序。若不幸必須對簿公堂,也代表雙方已經走到撕破臉的局面了。相信每個撕破臉局面的背後,定是多次或者長期的善意溝通,無法取得適當的回應或得出令雙方滿意的共識,才會走到最後這一步。建議各位讀者,可以在紛爭剛發生時,即透過理性溝通的方式,和平解決爭端,若遇上對方屬於無法溝通者,亦可以利用存證信函來表明自己解決問題的誠意,縱使將來必須上法院時,也可讓法官知曉,我方並非隨意興訟之人。

在此,提供一個台灣郵局存證信函產生器的網頁供讀者參考,只要填入相關資訊,系統就會自動生成符合格式的存證信函,非常方便,網址如下:https://lalg-pro.herokuapp.com/

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