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後疫情時代─會議室預約與管理有效解決方案

今年因新冠肺炎疫情急遽變化使得企業的商業活動受到影響,實體的會議與交流皆以遠距模式取代,連續多日的加零讓限制逐漸解封,因疫情按下「暫停鍵」的企業與社會也將重新啟動,解封後企業會議的型態也將由遠距慢慢調整回實體會議,或是遠距與實體兼具的混合型會議,經過一年多的疫情洗禮,很多企業已經佈建了專屬的線上視訊會議平台,也有許多企業將會議室優化為同時具備線上視訊會議等功能的智能會議室,原本閒置多時的會議空間勢必又要提早預約,不然就常常沒有會議室可用。

會議室空間對企業而言可以說是有限的資源,尤其對於大型企業、新創產業甚至是政府部門,頻繁的會議讓會議室資源常常無法有效控管,會議室有時人滿為患,有時候某幾間會議室卻又常常無人使用,傳統透過行政人員安排預約或是使用行事曆方式來管理會議室排程也無法有效讓會議室資源最佳化,加上混合遠距會議將成為未來的常態,可結合線上會議的會議室排程管理必將有效提升會議室資源的使用效益。

雲準科技累積多年視訊會議整合與智能會議室建置經驗,提供結合線上會議排程與實體會議室預約管理的會議室管理解決方案,透過線上行事曆預約方式將會議預約狀態顯示在會議室前資訊顯示面板中,除了有效可即時掌握會議室使用情況外,也可避免非與會人員誤入,臨時會議也可以快速找到閒置會議空間,透過線上行事曆的預約管理,會議通知可同時發送給實體會議或線上會議的與會人員,經由系統整合,會議室內視訊終端可以一鍵式功能快速上線。透過設備與雲端的整合,可進階結合會議室環控系統與門禁系統,進行人員與設備控管,經由客製化還可將會議室、辦公區域室、甚至是樓層進行模組化,方便進行區域或是空間的管理與預約,不限定只有會議室。透過安裝在會議室門口即時顯示的屏幕,可以知道包含當日會議排程,開始與結束時間,甚至是會議室內設備的使用狀態等,行政人員也可即時線上調動會議室的排程,相對於傳統方式,有效提升了會議安排與管理的效率,雲準科技提供的會議室預約管理解決方案包含以下功能或是客製能力,歡迎有需求的企業或合作廠商與我們聯繫。

  • 會議室預約與管理
  • 自動發送預約會議通知
  • 會議空間模組化
  • 會議資訊顯示面板
  • l顯示面板客製設計
  • 公司門禁系統整合
  • 會議室環控系統整合

 

【關於雲準科技】
雲準科技為企業視訊會議與多媒體協作解決方案之專業顧問,提供視訊協作與智能會議室之全方位整合性規劃,包含雲端會議服務與視聽整合。服務對象包括中大型企業、教育、醫療單位與政府部門,致力於提供企業與各級機關多元且先進的會議環境與多用途會議室。如需瞭解更多資訊,請瀏覽http://www.cvtc.com.tw或來信[email protected]詢問。

【新聞連絡人】
CVTC雲準科技
市場行銷部 康小姐
電話: 02-2722-8861 
Email: [email protected]

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