特別企畫 Special Report
熟記句型、複製貼上，三行寫好英文e-mail
整理．撰文 / 張玉琦 編輯 / 齊立文
每天上班，一坐到辦公桌前的第一件事是什麼？許多人的回答都是：打開電腦，點開e-mail，收信、回信。
面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具，絕大多數人都用得順手順暢，因為要寫出一封中文e-mail，文筆好壞見仁見智，要達意並不難。
如果突然要你寫一封英文e-mail呢？你可能會發現自己立即陷入這樣的窘境：光是查詢這個字、那個詞、這句話的英文要怎麼說，就讓你抓破頭、耗去了大半天的時間；寫完後，也不太確定自己寫的對不對，懷疑真的可以寄出去了嗎？
無論是中文、英文e-mail，目的都在於清楚溝通訊息，為什麼換個語言，難度就立刻增加十倍、百倍？或許你直覺就會歸咎於自己「英文不好」，但是在你打算惡補文法、狂背單字之前，不妨先試試一個快速有效的方法，解決這個難題：參考範本，複製貼上。
首先，你或許已經有一點英文e-mail的基礎了，因為開頭稱Dear或結尾語用Best Regards，你可能早就這樣用了。日本商務英語教學公司integral element總經理井上由美子表示，英文e-mail的開頭和結尾部分，某種程度上都已經是慣用的句型了，只要把這些句型記熟，寫出來的信就不會太離譜。
其次，e-mail強調的是「溝通」，而非「文法的正確性」，所以主旨和內容力求簡潔易懂就好。一般常說，英文e-mail的寫作原則可以濃縮成4個英文字：K.I.S.S.（Keep it short and simple），就是簡單簡短之意。
簡短的標準是什麼？日本《Associé》雜誌2014年4月號以「絕對派得上用場的英文」為題，訪問了常寫英文e-mail的經理人。一是在英特爾（Intel）工作的平井友和。他在海外工作長達10年，常和各種國籍的同事、客戶e-mail往返，培養出一套獨門的e-mail寫作技巧：如果想要對方讀信，最好的方法就是把一封信拆成好幾封，「短到一封信只講一件事。」
平井與許多外籍工程師合作，他觀察，許多人常把冗長信件留到一天的最後才讀，很短的信才會馬上讀。甚至有些人只讀最前面兩、三行，後面太長就不讀了。專門協助海外企業在日本行銷的森內創則表示，英文e-mail的重點，就是明確傳達內容。他把e-mail劃分為3類：詢問（ask）、請託（request）和提案（proposal），e-mail的主旨也以此開頭，讓收信者知道這封信的目的，和需要收信者做出什麼行動。
雖然開頭和結尾不難，中間也不需要長篇大論，但是我們在寫英文e-mail時，仍不時感覺「卡卡的」、不確定這樣說是否正確、難以拿捏輕鬆與正式的口吻。因此，寫英文e-mail，就算是簡單的內容，也要花上一番功夫構思。
調查公司Radicati的研究預估，2015年，每人每天平均將收發125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的寫作原則與常用結構，回覆英文e-mail更有效率，試想能省下多少時間？
接下來將列舉出職場上最常見13個英文e-mail情境，包括人事異動、報價詢價、詢問出貨進度、向客戶請款等，提供實用的商務文書開頭和結尾語，加上簡潔達意的正文與通用的替換句型，讓你面對各種情境，都能三行寫好英文e-mail。
- 簡潔扼要：
避免長篇大論，明確表達寫信主旨。不需要每次開頭都先問候對方，只有在第一次寫信的時候才需要自我介紹，以後則注意禮貌即可。剛開始，用字可以比較正式，以感謝對方開頭（Thank you for your interest in our product.感謝您對我們的商品感興趣），恭敬的語氣結尾（Please don't hesitate to contact us.請不吝與我們聯繫），之後再配合對方的用字遣詞，調整自己的語調。
- 署名附上聯絡資訊：
簡單為上，只要附上自己的姓名、公司名稱（單位或部門）及電話就夠了。
- 收件人稱謂可正式、可輕鬆：
如果是客戶寫信給服務或商品窗口，可用輕鬆的稱謂（Hi Joanne）；如果是寫信給客戶，就要稍微正式一些，改以Dear等用語開頭。一般書信往來不必在收信人前面附上Mr.（先生）或Ms.（小姐）等稱謂。
- 標題明確：
避免主旨語焉不詳，比如your order或information，都很容易被當作垃圾郵件。最好在標題中提及自家公司和寄信目的，讓收件人看到標題，就猜得到內容。
- 條列複雜說明：
同時提出好幾個問題，或說明採購項目時，可用條列分項說明。若對方以條列方式來信，也要以條列方式回信。
- 考量收信者的時區：
設定寄信時間，最好選在收件人上班時間的中午前寄到，提高對方在當天下午回信的機率。管理階層常有下班回家後繼續工作的習慣，有急事的時候，晚上9點到11點也是寄信的好時機。
- 寄出前再檢查一次：
寄出之前，請再檢查一次內容，包括有沒有哪裡寫錯、拼字拼錯、主旨與收件人都寫對了嗎？因為對方可能會以你的文筆，來判斷你的聰明才智。特別是與國外廠商業務往來時，對方通常只能藉由電話和e-mail來判斷你，絕不能敷衍了事。
- 說明附檔內容：
為避免收件人把你的e-mail誤認為帶有電腦病毒的信件，若有附檔，務必說明附檔內容。如果分好幾封信寄出時，可在第一封信先說明你將會寄出附有檔案的信件。
資料來源：《全世界都在用的英文書信分類大全》，懶鬼子英日語出版；《英文E-mail拿來就用》，國際學村出版；《Associé》2014年4月號
(更多精彩內容請見2014年12月號《經理人月刊》「英文e-mail 三行搞定」，全國7-11、誠品等各大書店熱賣中。尊重智慧財產權，如需轉載請註明資料來源：《經理人月刊》第121期 http://www.managertoday.com.tw)
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