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讓結局先登場,說服力道最強|《結論說得漂亮,說服力100%》

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讓結局先登場,說服力道最強|《結論說得漂亮,說服力100%》

 

相信各位已經明白只要開宗明義指出事情的核心訊息,在第一時間就提出結論,就能讓對方快速地理解內容。同時不會讓人誤解話中的重點。而且倒金字塔在資訊傳達速度、印象度等方面,也勝過其他的表達方式。

究竟為什麼「開門見山地說出結論」就不會產生誤解呢?舉例來說,向主管報告專案進度時,主管通常已經很清楚專案的整體架構和背景。在這樣的前提下,如果主管詢問下屬關於「針對夏季高需求量而研發的新產品,何時可投入市場」的問題。這時候如果下屬採取「時序性」的敘述,就很容易引起誤解。

 

◎按照「時間順序」說話,最容易被誤解

【問題】什麼時候可以投入市場?

【回答】

試驗品的研發進度落後,聽說還要二個月,也就是大概在五月才能完成。接下來,我們會針對試驗品進行安全性檢測,並著手設計生產線,大約三個月後便能開始量產。這麼一來,就要到八月底才能出貨了。這樣是趕不上高需求期的。我們正在想辦法提早出貨。首先我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍,並且在每個階段都進行安全性檢測,生產線方面,可依照試驗品的設計圖來打造。這樣一來,我想我們就可以趕在七月初出貨了。

 

◎一個結論二種說法,說服力道完全不同

在上述例子「我想我們可以趕在七月初出貨」這個結論,一直到最後才出現。也許各位會認為,既然都在最後說出結論了,怎麼還會被誤解呢?但事實並非如此。一旦將結論放在最後,遭到誤解的機率就會大幅提高。

為什麼呢?因為主管已經先得到「試驗品研發進度落後」的訊息,在這個前提下,從下屬解釋造成「進度落後」的原因開始,一直到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論,中間的空檔等於提供給主管胡思亂想的時間,也就是發揮想像力的空間。

假如主管很擔心新產品無法如期投入市場,那麼在這段時間內,他便會因為過於擔憂而想像許多負面的狀況:「正如下屬所說,試驗品的研發進度落後確實是個嚴重問題」、「為了提早出貨而想出來的對策,怎麼看都像是應急」、「那些對策應該無法全部順利進行吧」。

這麼一來,即使最後聽到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論時,主管恐怕早已產生先入為主的觀念,依照自己的想像,將結論理解成「對策必須全部順利、條件也都齊全的狀況下,才有辦法在七月初出貨」。

還有一種情況,雖然是一樣的回答,但仍會造成對方產生完全相反的理解。假設主管認為「在七月初出貨是首要之務」,那麼在結論出現之前,主管可能會想像出符合自己期望的正面情境,如「試驗品的進度雖然落後很多,但我們必須想辦法解決」、「每個對策都是可以確實執行的」、「對策都很棒。一定會非常順利」等。這麼一來,主管對於「我想我們可以趕在七月初出貨」這句話有了正向解釋,可能會過度樂觀的將結論理解為「新產品確定可以在七月初出貨」。

換句話說,按照時序性的說話方式,容易因為對方先入為主的想法,讓同一個結論產生不同的理解。從「只有在對策順利進行的狀況下,新產品才能在七月初出貨」到「因為已經想出了對策,所以新產品必定可以在七月初出貨」,兩者差距很遠,而且都不是說話者真正想傳達的訊息。

 

◎別留給對方胡思亂想的空間

在這種狀況下,無論是哪一種解釋,都有可能引起誤解。因為下屬想表達的既不是「假如對策進行得不順利,便很難在七月初出貨」,也不是「我們準備了萬全的對策,在七月初出貨已經是定案了」。他可能只是想敘述「透過採取一些對策,我想我們可以趕在七月初出貨」而已。因此無論是何種解釋,都是對方先入為主的理解,也就是說話者的原意遭到了誤解。

電影常會按照時間順序說故事,原因是這樣能讓觀眾在觀賞時,有想像的空間和樂趣。隨著故事的發展,觀眾會一邊想像著「接下來是不是那樣?會不會這樣呢?」因為未知而感到緊張和期待。即使如此,因為每個人的想像力不同,也可能對結局產生不同理解。有人會認為「太好了,跟我料想的一樣。主角最後應該會過著幸福快樂的日子吧。」,也有人會認為「真遺憾。這樣,主角不是太可

憐了嗎?」,明明是相同的結局,根據每個人的想像力卻有不同詮釋。

不想給對方有先入為主的想像空間,空間,有什麼好辦法呢?只要採取不讓對方有機會發揮想像力的說話方式即可。絕對不能到最後才說出結論,這就是所謂的倒金字塔—依照「重要性」說話的方式。

 

◎活用「倒金字塔」說話方式,才不會引起誤會

【問題】什麼時候可以投入市場?

【回答】以目前的狀況看來,我想我們可以趕在七月初出貨。我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍,並且在每個階段都先進行安全性檢測,至於生產線,則會依照試驗品的設計圖打造。這麼一來,應該就能彌補之前試驗品研發時落後的進度。假如不採取任何補救措施,試驗品要到五月完成,八月底才能出貨,就無法趕上高需求期了。

 

◎用「談話」引導確認對方的想法

一開始先把結論說出來,主管的想像力就沒有發揮的空間。這麼一來,在結論後面的資訊,全部都會被理解成針對結論「補充說明」。就算主管擔心新產品無法如期投入市場,也沒有發揮想像力的空間,只能根據結論來推測「以目前的狀況看來,我想我們可以趕在七月初出貨」。萬一主管還是不放心,也會主動詢問:「萬一對策進行得不順利,你打算怎麼辦?」

倒金字塔的回答方式,既不會造成對方擅自做出解釋,還能引導對方進行確認。而「確認」這個步驟,正是避免誤解的最佳方法。即使認為「在七月初出貨是首要之務」的主管,在聽取簡報的過程中,也無法任意發揮想像力,他或許會進一步詢問:「你的意思是說,我可以當作七月初一定能出貨囉?」這時候,下屬就能把握機會,更明快清楚地傳達自己的想法。

雖然按照時間順序報告,主管也可能會提出問題,但是因為這當中給了主管發揮想像力的空間,所以主管的提問可能會帶有預設立場。有沒有帶著預設或偏見的提問,兩者是天壤之別。假設主管已經有預設立場,提出的問題大多只是想確認他的預設答案是否正確。一旦產生了誤解,想要澄清就會變得更難了。

 


---本文摘自《結論說得漂亮,說服力100%:38個不被誤解的說話技巧,活用「倒金字塔說話術」人際溝通無往不利!》一書,核果文化

 

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