企業電子信箱的容量每一年會增加二十到二十五個百分比，而據估計其中就有百分之三十的流量被職業垃圾信件霸占──就是因為副本、加密副本，以及一次全部回覆功能的過度使用。
所以，關於電子郵件，有一大部分是我們根本不需要的。
有家公司受夠了這個狀況，決定要禁止電子郵件，那就是法國跨國IT服務管理公司──源訊科技（Atos）。該公司的員工認為只有百分之十五的訊息是有用的，換句話說，花時間去處理其他百分之八十五的訊息等同於浪費時間。
（圖片來源：維基百科）
大部分的企業不是很有想像力，在有關電子郵件的處理上，到目前為止，他們都採用一種不限制、以不變應萬變的策略。
你呢？你覺得使用電子郵件是浪費時間嗎？
你的使用量如何？
讓我們做個快速的分析，看看下面的問題：
電子郵件使用快速分析
- 你總是開著電子信箱嗎（在電腦螢幕或是手機）？
- 你一天會查看幾次信箱？
- 你每天什麼時候收信？
- 你一天要寄幾封信（看看你的寄件備份就知道了）？
- 你一天平均收幾封信？
- 你多常把電子信箱關掉，至少二十四小時以上？
- 當旁邊有其他人的時候（像是在餐桌上），你也會查看電子郵件嗎？
知道答案了嗎？太好了。有任何讓你覺得訝異的事情嗎？讓我們再仔細地看看其中一個問題：你一天會查看幾次信箱？
你的答案是什麼？
專注力專家喬爾根．沃夫（Jurgen Wolff）對電子郵件的相關問題有一些直接的建議：「每天設定一個檢查信箱的固定次數，你想到的是幾次呢？很好，再減半就是了。」
所以，再減一半後，你的次數是多少？
沃夫說，只有極少數的人需要一天看四次以上的電子信箱，一天看個二到三次是比較好的。
責怪別人灌爆我們的電子信箱似乎更容易些，但我們會這麼頻繁地檢查信箱，其中一個原因就是我們也喜歡這些雜七雜八的郵件。每個訊息都是一個潛在的迷你獎賞，它可能很緊急，也可能是一個機會，所以我們就一直查看信箱……，即使大部分的郵件和你想知道的或想要的，八竿子打不著。
這些獎賞以延遲為代價，我們的電子信件堆積如山，我們被淹沒在其中，有時候甚至要宣告「電子郵件破產」。
作家也是記者的約翰．勞頓（John Naughton）說電子郵件「已經變成一頭殘害生活的怪獸」，它入侵了我們的閒暇時間、家庭時間，甚至是睡眠時間。
他說，隨著智慧型手機的問世，工作日開始無限延長，因為大家認為透過電子郵件隨時可以找到人。
而順著這個邏輯，一般人也認為發出的訊息應該很快就要得到回應。
已讀未回，真的有那麼嚴重嗎？
如果你沒有立刻回覆，會怎樣？結果也許不是你所想的那樣。
電子郵件會生出更多電子郵件，如果你看信的速度慢下來，進來的信也會變少一點。
我們常常以為我們必須做到「現在、現在、現在」。但，其實不然。
當人們開始習慣電子郵件的運作方式，也開始尊重彼此的時間後，我們會試著更明智地使用電子郵件，因此，我們的收信量突然就下降了。
我們使用電子郵件的行為可能出於恐懼（畏懼老闆或客戶），或是想要被以某種方式看待（比如說，工作認真或隨時待命等等），這也意味著一天二十四小時打開電子信箱，對你是一種壓力。
跟大家說你不會隨時查收郵件，要給大家這種印象需要許多的自信和勇氣。但反過來想想，你的老闆會希望你去吃午飯前只顧著處理電子郵件而什麼事都沒做，或者是做好你的工作呢？
你的時間有限，判斷孰輕孰重很重要
電子郵件是一個很大的干擾來源，經常會把我們從正在做的事情帶走。
怎麼會這樣？今天的主要任務就這樣被推到一邊，而我們也不太可能再回頭撿起來做，因為我們又有了新任務──為了回應其他人的要求，重新設定了今天的主要任務。
我們甚至在登出電子信箱時，才發現剛剛打算要寄的信還沒有寄出，而其他人想要的東西又把我們團團困住了。
生產力專家李奧．巴伯塔說，剛起床的第一件事最好不要看信箱，很多人覺得這不容易做到，但這是跳離3C困境一個很重要、也很簡單的訣竅。
如果你起床所做的第一件事就是看信，巴伯塔說，你可能會被困在收件夾裡，無法抽身。
我們覺得有必要馬上回應，然而卻常常因為這樣感到焦慮。
必須回應的需求帶給我們一種擺脫不掉的焦慮感，一直到我們回應了，焦慮感才能有些紓解。但不幸的是，需要你回應的郵件永無休止。
你或許會說，不過就是一些電子郵件罷了。是啊！不過為了要回應每一個人，它會花掉你很多的時間、精力，以及你的思考。如果你常去查看信箱，它還會花掉你寶貴的注意力，而且是很大一部分。
清空收件夾，回到原點
我使用的電子郵件系統叫做「零信箱」（Inbox Zero），是由知名網站創辦人梅林．曼恩（Merlin Mann）所創立的。
每次你看信之後，就把收件夾清空。接著你登出，頭腦裡就不會有任何電子郵件待辦事項的負擔。試著對檢查電子信件的次數設限，對自己看信的時間設限，對哪些信件浪費了你的時間保持覺知。
假設有一個限制，你的帳號讓你一天只能寄出三封信，那麼這三封信你要寄給誰呢？
想想看，如果你再也不會用到電子信箱了，那麼你要把時間拿來做什麼？
你的回答是一個線索，讓你知道有什麼事是因為電子郵件你才沒有去做。
本文摘自橡實文化《數位分心症候群：截斷干擾，找回專注的力量用自我檢測和保健之道，向擾人的能量說掰掰！》
