搞定這3個Excel必備觀念，製表、繪圖難不倒你
採訪‧撰文 / 韋惟珊攝影 / 賀大新
幾乎所有企業和職位都需要用到Excel，學會正確地使用它，工作效率可以倍數來計算！」企業內部訓練講師、Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓，一句話說明了學Excel的好處。
在超過20年幫企業做電腦培訓的經驗裡，他發現，許多人只知道個別公式和功能的用法，不懂得整合運用，或是根本沒搞懂過Excel運作的邏輯，所以才總是選錯工具和方法，導致事倍功半。其實，「只要觀念正確，很多報表是幾分鐘就能做好的。」
如果你常常用到Excel，卻抱怨它很複雜、難操作、浪費時間，可能得回頭想想，究竟是Excel的錯，還是你的觀念出錯了！以下是王作桓每次講課時，一定會提到3個必備觀念：
必備觀念1：分析資料一定要是資料庫格式
這是造成Excel分析資料缺乏效率、卻又最常被忽略的關鍵原因。資料庫格式是指：在Excel輸入資料時，必須將第一列設為資料內容的標題，每筆資料再由上往下、一列列輸入，中間不可以預留空白列或空白欄，最好也不要使用函數；而且單一工作表中，只能有一份資料表。假如是「員工打卡紀錄表」，就不能在表格之外的欄位，再建置「本月遲到員工」等其他表格。
王作桓解釋，Excel本來就是用來處理資料庫的軟體，任何原始資料都應該以資料庫的格式留存。即使主管請你製作一份客製化的報表，也不要一開始就照著公司給的格式輸入資料，而應該運用之前的資料庫整合分析，否則Excel很容易誤判資料範圍，導致後續使用分析工具時出現錯誤訊息，又必須回頭檢查和修改，非常耗時。
必備觀念2：以內建工具為優先，處理不了才用函數
很多Excel使用者都有這樣的偏見：以為會用函數的人就是高手。對王作桓來說，懂得用內建工具的人，才是真正的效率達人，因為「有些軟體本身的功能就能解決的問題，幹嘛費心力輸入落落長的公式？」像是排序、篩選、小計，都是很容易上手，又可以快速分類整理資料，得出你想要訊息的實用工具。
要說有哪個內建工具非學不可，「絕對是樞紐分析！」只要原始資料是資料庫格式，就算是新手，都能在30秒內產出想要的報表。至於精熟樞紐的人，大概只要10秒，就能輕鬆分析和比較資料內容。就王作桓的觀察，樞紐分析已足以應付85%以上的報表問題，實用性比函數高、學起來也容易，「只有樞紐分析做不出來的報表，才應該考慮函數。」
如果使用函數的能力已經很強了，更進階的就是要自己撰寫程式語言的VBA（Visual Basic for Applications），它的功能也很強大，能讓Excel自動處理繁瑣的步驟，但是大多數人其實用不到，除非你真的很有興趣，否則不需要額外花時間學習。
必備觀念3： 公式設定一次就好，無須每一格都改
想要提升效率，在使用函數時就要追求「設定一個公式，Excel就幫忙複製到其他需要的儲存格，無需手動修改公式內容」。Excel在複製貼上公式時，本來就會自動調整計算的資料範圍，比方說，在第二列資料的末端使用加總函數（計算第二列資料的總和），再把函數複製到「第三列」後，公式會改為計算「第三列」總和。
但有時候，公式複製貼上後卻算不出想要的結果，主因是輸入公式時儲存格的「位址」設定有誤，因此想追求做報表的效率，一定要搞懂「位址」的用法。
要從「會用Excel」進階成為「使用Excel節省工時」的高效工作者，先以這3個觀念做基礎，再深入學習Excel實際操作的用法，就能真正靈活運用，讓Excel變成製作報表和分析資料的重要幫手。
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●王作桓 台灣微軟Microsoft Office內部訓練暨支援大型客戶訓練資深講師、Microsoft MVP微軟全球最有價值專家。20年企業電腦課程規畫和訓練，曾在鴻海、華碩、友訊、中鋼等數十大企業授課，教授的學員人數超過2萬5000人。 |
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