超簡單時間管理技巧:「一時一事」v.s「一時十事」以及「潛意識」|早上3小時完成一天工作

超簡單時間管理技巧:「一時一事」v.s「一時十事」以及「潛意識」|早上3小時完成一天工作

春光出版 2018-08-02 00:00

「一時一事的法則」

每當人在處理較困難的工作或是不太熟悉的工作時,幾乎都是一次只處理一件事情。我將此稱之為「一時一事」。

這個「一時一事的法則」,讓我回想起一個往事,那是我還只有五、六歲左右的事情。

當時,我津津有味的看著坐在對面、非常努力的幫我縫製浴衣的祖母,嘴裡還不時的發問一些問題。

剛開始時,祖母的臉上掛著溫柔慈祥的微笑,一面回應我喋喋不休的發問。

不過,當線不夠必須再重新穿線時,祖母的臉色突然變得嚴峻,並開始發起怒來。祖母對著不停地問著:「奶奶,妳在幹什麼?」的我,厲聲喝道:「吵死了!別說話!」

對祖母來說,穿針引線這項作業,並不是件容易的事。

不過,當線穿好後,祖母又回復到和藹的面容,又開始邊縫著浴衣邊跟我對話了。

從這個例子裡我們不難理解,不管是處理工作,還是做任何事情,只要一遇到較困難的、較不熟悉的事情時,這個「一心多用主義」就無法發揮作用了。而且還得要全心全意地、將精神聚焦起來集中於一點,也就是說,此時只能用「一時一事的法則」來應對了。

 

「一時十事的法則」

那麼,如果進行已經熟悉、習慣的事情時,情況又是如何?

祖母對縫製浴衣一事早就習以為常,所以才能夠一邊應付孫子的問話,還邊聽著收音機,一次進行三件事情。看來,「一心多用主義」並非是不可能的任務。也就是說,當你在處理熟悉、習慣的事情時,可以同時進行許多工作,這就是處理工作的重點之一。

那麼,一次到底可以掌控多少件事情呢?據說,一次可以掌控十件左右的事情。

在美國的貝爾電話研究所中,進行過一個電話號碼應該幾位數較為妥當的研究。

是五行好呢,還是十行好呢,或者是十二行好呢?到十三行左右大概還可以吧,到十五行可能也還好吧?等總總的實驗,結果是,人類只要一超過十位數以上的數字,就非常容易忘記。而且很明顯的是,若不是記錯號碼,就是想號碼想到腦袋發脹又心浮氣躁。

超過十個以上的事情就完全記不起來,看來,人類能夠掌控的範圍似乎只有十個左右。

這麼說來,如果是已經熟悉、習慣的工作,那就可能一次同時處理十件左右的事情了。我將此稱為「一時十事的法則」。

比方說,耍雜技的人在拋盤子或是擲飛刀時,到底一次能夠控制多少數量?其實一次只能掌控十個之內的東西,超過的話,恐怕就沒辦法控制得當了。

再來看看車子的儀表板,上面有腳下輪胎的速度表、手邊的燈號表、轉速表等一大堆的顯示表,十多個的車況警示燈號,全部集中在中控台上方的儀表板內。如果這些顯示表散亂各處的話,開車時就很難同時去掌控車子的所有狀況了。

無論是誰,我想都應該一樣,準備要考汽車駕照時,在駕訓班練習時只有一個意識,因為「一時一事的法則」,幾乎都是把全副精神全放在方向盤上。

當坐在旁邊的教官拚命喊著:「踩煞車、踩煞車啊!」時,恐怕也有不少人會驚慌得手足無措地大叫:「啊!煞車、煞車,在哪裡我不知道,我不知道!怎辦啊!」

而這種情形,就像是方才我所敘述的,對不熟悉的事情,一次只能對應一個所造成的結果。

不過,當開了兩年左右的車之後,不但會邊聽廣播、或邊和朋友言談歡笑,偶爾也會欣賞周遭的景色,開起車來覺得輕鬆自在多了。因為習慣之後,就有可能一次同時掌控十個左右的作業了。

所以,若要把工作的處理方法,運用在大腦的理論上時,只要記住,一次只處理一件事情的這個重點,比方說將辦公桌上的東西整理乾淨,只做一件現在手上正在做的工作,這樣才是一個有效率的處理工作的方法。

絕對不可忘記,「一時十事的法則」只適用於非常熟悉、習慣的事情上。

示意圖:資料圖庫

另外,人類還具有一個神祕的力量:「潛意識」。

比方說,你正努力、認真的看著書時,忽然從隔壁傳來小嬰兒的哇哇哭聲。

咦,是誰家的小嬰兒啊?是隔壁家的小碧嗎?小碧為什麼在哭呢?是不是媽媽不在家呀?聽說小碧媽媽最近迷上歌舞伎,是不是又跑去看歌舞伎了啊?欸,說到這,我最近好像也很久沒去看歌舞伎了,下次去看場「勸進帳」吧……在腦海中浮現了這許多的思緒。

不過,眼睛還是繼續看著書上的文字。看了三、四頁之後,忽然發覺:「哎呀,真糟糕!讀了半天根本就沒讀進去!」只好又翻回三頁前的地方,重新再讀過一遍。我想,你應該也有這樣的經驗吧!這就是潛意識的作用。

在無意識的狀態下眼睛仍舊看著書,而真正的意識則是想著隔壁家小碧的事情。無意識作用下的意識,在某種情況下,可以說真是一座寶山。

譬如說,震驚世界的發明、發現等,到底是在哪一種情況下出現的呢?據說,這些成果,幾乎都不是他們在研究室時所發現的。在研究室絞盡腦汁拚命地想要解決問題,卻總是找不出解答。

心想,再這麼下去也不是辦法,不如先休息一下,回家泡個熱水澡,明天再繼續努力吧。大腳噗咚一聲踩進浴缸時,忽然靈光一閃,答案蹦了出來。這應該是經常耳聞的故事。

這就是所謂的「潛意識」;雖然自己並無行使意識,但在大腦的某一區塊卻還是拚命的想去解決問題,這就是無意識下產生作用的意識。

所以,不好好去利用這個潛意識,那可真是暴殄天物,我們抱持著一個問題意識,當想去解決這個問題的意識被植入大腦時,在大腦的某處一定會努力地想要去解開這個問題。而潛意識的活用,對於創意構思的開發、或是實現美夢等,不用說當然是非常重要的一件事。

---本文摘自《早上3小時完成一天工作:60種超簡單時間管理技巧(暢銷改版封面)》一書,春光出版

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作者簡介

箱田忠昭(Tadaaki Hkoda)

Insight Learning有限公司董事長,一年舉辦超過300場講座,堪稱日本殿堂級講師。

畢業於慶應義塾大學商學院、明尼蘇達大學研究所。曾任日本可口可樂廣告部經理、雅詩蘭黛(ESTÉE LAUDER)行銷部部長、聖羅蘭香水(Parfum Yves Saint Laurent)日本分公司社長。期間還以卡內基訓練課程的公認講師身分,輔導多家企業經營,並獲得卡內基最佳講師的殊榮。

作者除了是精通表達、談判、行銷和時間管理等溝通技巧的專家,更積極舉辦企業教育課程、講座,其客戶上自企業經營者,下至新進員工。

主要著作有《「成功者」的說話與溝通技巧》《「成功者」的時間運用法》(以上皆為暫譯),作品累積銷量近50萬冊,享譽日本。

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