整理‧撰文 張玉琦
寄一張明信片要花多久時間？
無事在家的老奶奶，能花上一整天。她先花一小時找好明信片，又花一小時找老花眼鏡，半小時找到親戚的地址，用一個多小時動筆寫完。等寫好了，該把明信片丟進隔條街的郵筒，但為了出門要不要帶傘，還得想上 20 分鐘。
這個故事來自英國海軍歷史學家與作家諾斯寇特•帕金森（C. Northcote Parkinson）所著的《帕金森法則》，帕金森以此例說明，工作會不斷自我膨脹，占滿一個人的所有時間，如果時間充裕，他就會放慢工作的步調，或者找出新的事來做以填滿時間。「有多少時間，就找得出多少事做」，就像老奶奶要花上一天來寄信，但這項「工程」，忙碌的人 3 分鐘就解決了。
帕金森法則：時間花得愈多，努力愈少
時間很多的時候，反而花更少的努力完成一樣的工作；時間緊迫的時候，愈加努力，運用時間更有效率。
另一個故事你可能更有共鳴，一個要審核核電廠興建事宜的委員會，因為核電議題複雜度高，大家都不敢輕易發言，導致沒什麼討論就通過，反而是腳踏車停車區應該漆什麼顏色的油漆，因為大家都認為自己略懂一些，可以發表意見，所以時間都花在不重要的議題上。帕金森稱此為帕金森瑣碎定律（Parkinson’s Law of Triviality），意思是重要的議題缺乏充分討論，沒有意義的事情反而會討論很久。
帕金森法則給職場工作者的啟示是，日常擁擠不堪的排程中，極有可能暗藏了不必要的工作。你可能也有類似的體會，工作當中總有一些「無效」「重來」的部分，例如多達百人的大型會議、只有少數人發言、更少數的人有決策權，大多數人卻都得耗在那；又如公司指定的結案報告，花費專案經理大量的心血與時間，高層看都沒看就歸檔結案。
「偽」工作，讓工時愈來愈長
《少做 50%，贏得 100% 成效》作者蓋蘭•尼爾森（Gaylan W. Nielson）更直接稱呼這些虛耗精力與時間的雜事是「偽工作」（fake work）。尼爾森認為，符合組織政策和達成關鍵目標，不可或缺的工作才是真工作；而有些無意義的埋頭苦幹，例如漫長的會議、無益的培訓計畫以及數不清的其他活動，不管對個人或公司的目標都毫無建樹，就是偽工作。
特別是今日的工作環境，就算不在上班時間，在朋友聚餐的場合、回家看電視的時候，人們都還不停在查看公司的 e-mail，我們工作得比以往賣力，企業甚至因為我們付出的時間讚許你的認真努力。但書中的研究卻顯示，花在一項工作中的付出，很高的比例根本不是為了達成公司目標應該做的努力，它就是「偽工作」。尼爾森說，偽工作隨處可見，幾乎隱藏在每一項工作裡。所以你必須持續尋找，而且設法避開。
區分「急迫」與「重要」，評估工作的優先順序
如何排除無足輕重的工作呢？已故的成功學大師史蒂芬•柯維（Stephen R. Covey）在《與時間有約》中說，人每天都要面對如何善用時間的挑戰。
他認為，人生的一大課題是「把最重要的事視為當務之急。」他解釋，有兩個會影響時間運用的重要元素：「急迫性」與「重要性」，人們常把這兩件事混淆了。時間管理的第一課，就是練習區別出急迫性與重要性。
史蒂芬•柯維的「時間管理矩陣」
以急迫性和重要性來分類日常活動，經理人應當學習以「重要性」來安排工作，遠離第三、四象限不重要的事情。
他提出了「時間管理矩陣」，以急迫性和重要性為兩軸。第一象限是急迫又重要的事，例如要在期限內完成的工作，但他也提醒，很多事都是因為一再拖延或事前準備不周而變成迫在眉睫。第二象限代表重要但不急迫的事，主要與生活品質和中長期規畫有關，例如自我成長和與家人相處，這部分的事情不會催促我們，必須主動去做。
不重要的第三象限，看似第一象限，因為他們很急迫，因此會產生「這件事很重要」的錯覺，就像電話或突然的訪客，其實與你自身的目標無關，都在滿足別人的需求。第四象限屬於不急迫又不重要的事，簡單來說就是浪費生命的「逃避」行為，比如過度觀看沒有內容的節目或是在辦公室打混。
有意義的生活應該主要落在一、二象限，遠離三、四象限。柯維說，但「第三象限」的事情很容易騙倒我們」，正因如此，我們才要學習從重要性來評估一切活動，找回失落的時間，重新運用於第二象限。
提升時間利用價值，找出常見的「揮霍浪費」
而且，揪出偽工作、遠離不重要的急事，省下的時間可能比你想像得多。《 80 / 20 法則》作者 理查•柯克（Richard Koch）指出，一個人創造出的大多數價值，都來自一小段時間，以 80 / 20 法則的形式來表述，就是 80% 的成就是在 20% 的時間內達成。反過來說，剩餘的 80% 時間，只創造了 20% 的價值。
這不代表絕對的數值或比例，而是建議每個人都用這個假設檢驗自己的工作與生活。若此假設接近實際的工作狀態，代表了我們所做的事情，大部分是低價值的事物，只有一小部分時間比其他時間更有價值；我們應該思考的是，如何提升時間利用的價值。
法國文豪維克多•雨果（Victor Hugo）曾說，「生命固然短暫，我們卻漫不經心地浪費時間，使生命更為短暫。」回想你的生活，是不是也常把「沒時間」掛在嘴邊，心中放著一張「等到我有空」的願望清單，卻從來也「抽不出時間」？矛盾的是，想到堆積如山的工作，又總是能看出「揮霍」「浪費」時間的蛛絲馬跡？
本期《經理人月刊》以時間規畫術為題，想幫助你善用每分每秒。首先，根據管理大師彼得•杜拉克（Peter Drucker）所言，有效的經營者必須先認識、了解自己的時間運用，因此我們蒐集了工作分類與測量時間運用的工具。接著，以經理人的一天為主題，描繪出常見的時間小偷，以及各種工作情境中，消除時間浪費的方法。
偽工作徵兆表：大部分人的工作中都隱藏著偽工作
想知道你在做的是偽工作或真工作，請進行以下測試。以 1 - 5 分排列你的等級，5 表示非常肯定，1 表示絕對否定。
● 加總你的得分，50 分滿分表示你做的事是百分百的「偽工作」，最低的可能 10 分，指出你從事的是「真工作」。
《少做 50%，贏得 100% 成效》作者蓋蘭•尼爾森的經驗是，一般人的得分都落 在25 ～ 35 分之間，推論出一般人都花了約莫一半的時間在做偽工作。
（本文經授權轉載自《經理人月刊》，未經授權禁止轉載。）延伸閱讀 /行事曆這樣排，當然每天都忙不完！關於主管的時間管理
