[業務祕技] 5原則接待客戶、業務拜訪，應對進退不失禮

經理人月刊 2013-05-16 16:31

日本現代禮法研究所代表岩下宣子，接受雜誌《THE 21》採訪，分享不墨守成規，適時適地讓對方留下好印象的社交禮儀。岩下認為，禮貌的基本原則就是給予對方和自己同等的尊重，關鍵在於了解自己和對方，察覺自己的缺點才能預防錯誤；並且盡量設想對方的好惡。商業社交禮儀有許多繁瑣的規則，難免會不小心犯錯，如果太在意反而會綁手綁腳，只要邊做邊學習就能漸漸進步。

在公司內，禮儀可以使同事合作更順利。比如說，接受工作時，回答「我知道了」；中午外出用餐時，說一聲「出去吃飯，馬上回來」；因公外出回到公司時，也說明「剛才從A公司回來」等，這些都不只是每天的打招呼而已，而是公司內部資訊共有的第一步。

岩下強調，將禮貌與體貼變成習慣，培養服務同事、客戶、顧客的心，進一步分享目標與成就感，就能提升自己的能力與公司的生產力！

以下是岩下針對職場常見的禮儀，整理出5項提點，避免失禮：

在電梯裡不要背朝著客戶：搭電梯時，首先應按外側鈕，讓客戶先進電梯；進入電梯後，站在操作面板旁邊，此時應注意，不要背向對方；抵達之後，讓客戶先走出電梯。
招呼客戶時，遇到主管不需禮讓：招呼客戶的基本原則是，「移動時，在前方引導；抵達定點時，讓客戶先行。」一起行走時，走在客戶的斜前方，但保持方便談話的距離，注意不要背朝對方，要配合對方的步調前進，同時以手勢指示前進方向。一般狀況下，若自己和主管在走廊上相遇，應當禮讓主管先走，有時也需要站定打招呼。但如果引領客戶行進的時候，遇到主管就不需要禮讓，因為這樣會使得客戶也一併讓道，顯得失禮。
確認座位與空調：在客戶抵達之前應該做的準備包括：室內通風，整理桌面，調整冷暖氣，資料準備周全等。為客戶安排座位時，以距離入口處最遠，視野良好的位置為優先。
交換名片後，立即確認姓名職稱：交換名片時，以對方容易收下的方式遞出，並將自己的名片置於對方名片下，但不需要太過刻意；遞出時，同時介紹自己的公司、部門與姓名；收到名片時，置於高於胸部的高度，並立即確認對方的姓名和職稱。
拜訪勿遲到，結束勿拖延：進行業務拜訪，應於約定前10分鐘抵達，5分鐘前到接待處最合適。如果不得已遲到，應該在約定前10分鐘通知對方。

到達會議室後，公事包放在地上或隔壁座位，外套掛在椅子上，不要放在公事包上，以免妨礙公事包開啟。會談可以以閒聊開場，進入正題後，要意識到自己正在使用對方的時間，應該簡潔快速。（本文取材自《THE 21》2013年4月號，PHP研究所出版。）

（整理 / 張玉琦，本文摘自2013年5月號《經理人月刊》「高效記憶術」，更多內容請參閱本期《經理人月刊》。