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【職場】質問並無法幫助任何人

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【職場】質問並無法幫助任何人

質問並無法幫助任何人

節錄《問對問題,80%的工作難題 下屬會自己解決》p.71- p.74

扭轉工作困局的關鍵問題❸「你認為該怎麼做才能改善現況?」
適用狀況 當下屬遇到困難時,引導他直接面對難題

【對話實例】

主管:「下週的新產品說明會,有沒有什麼準備不周的地方?要是有進行不順利的地方,可能是什麼原因呢?」
下屬:「我有點擔心簡章會來不及送達會場,現場來賓恐怕無法妥善了解新產品的優點。」
主管:「那麼你認為該怎麼做才能改善呢?」
下屬:「我再次去向印刷廠確認交貨時間,同時為了以防萬一,也請公司準備彩色影印。」
主管:「那麼,明天我也來向印刷廠拜託一下吧。」

  
(圖說:質問的情緒只會讓對方用盡全力在找尋藉口|來源:網路截圖)

 

質問並無法幫助任何人

當下屬遇到問題正苦惱不已時,主管常常會陷入質問的情緒,開始逼問「為什麼做不到呢?」「為什麼會變成這樣?」

這種追究責任式的質問,並無法得到任何有幫助的結果。而下屬也會把自己珍貴的能力,全用在 「尋找藉口」上了。當然,要找出做不到的理由一點也不困難,不過以團隊而言,解決眼前的問題才是最重要的。在這種時候,上司更應該冷靜面對,並協助下屬直接地面對問題才行。

此一問題的目的在於,讓下屬擺脫辯解錯誤的習慣,並引導他找出問題並解決的能力。

要解決問題,有二種思考的方式。一種是站在原本的立足點上進行思考;另一種則是採取完全相反的方法。

譬如說,欲以汽車零件製造來降低成本時,若目標只是削減二%的成本,那麼站在原本的立足點上盡可能的降低成本,應該就能夠達成;然而若目標是要削減二成的成本,可就沒辦法了。此時可能必須重新檢視最根本的製造方法,像是將零件的製造材料從金屬換成塑膠、將原本分開製造的三種零件合併製造流程等,思考各種新的製造法。

面臨問題時,可以試著將目標數值提高,設定在實際上不可能實現的層次,再來思考解決對策,如此一來將能夠孕育出嶄新的創意及構想。

 

讓「我會努力」的涵意更加具體化

不過,當你問:「你認為該怎麼做才能改善現況?」後,對方可能會回答:「總之,我會拼命努力的!」此時你要繼續追加:「那麼具體而言,你想要怎麼努力呢?」發問最重要的目的,便是連結至具體的行動上,請務必設法引導出對方說出實際的想法。

 

關鍵問題PLUS
「要是有進行不順利的地方,你認為是什麼原因?」 

在採取任何行動之前、或是執行的過程中,提出這個問題能夠挖掘到背後隱藏的風險。堅強有力的組織,其成員總是能自發性地發掘問題所在,並加以解決,組織也進而變得更加強大。不過,若連問題到底出在哪裡都無法察覺的話,自然也無法進行改善。因此,只要慣於提出這個問題,便能培養出察覺問題的能力。至於解決的答案,就靠團隊所有成員一同思考、討論吧。

 

 

 

※更多精彩內容,請見【問對問題,80%的工作難題 下屬會自己解決
-讓工作產生爆發性突破的「提問工作術」。

 

※本文由《高寶書版》授權刊登,未經同意禁止轉載。

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