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一人社長的時間管理術與自我管理術:時間可視化?

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一人社長的時間管理術與自我管理術:時間可視化?

一人社長的時間管理術與自我管理術

將時間可視化

以前我都會把今天該做的事寫在紙上,然後逐一解決這些待辦事項,一旦完成就畫線刪掉。

這種做法確實能釐清該做的事,逐一刪掉已完成的待辦事項感覺也很爽快,但我還是不夠滿意。另外,我有拖延的壞毛病,會把沒完成的待辦事項延到第二天做,第二天也一樣把待辦事項往後延……如此循環下去以後,特地列出來的待辦事項往往會被我當作「沒這回事」。

我認為這種做法還不夠完美,因此開始寫「我的日報」來回顧自己一天的活動。左邊的欄位是時間計畫表,我是按照「時段」來管理時間,而非單純列出待辦事項。我每天都會把做過的事寫在這張日報表上,起初看到記錄下來的內容時我既錯愕又傻眼。

「回電子郵件給○○」這件小事竟然花了大約三十分鐘,開會討論也花了三個小時……最讓我驚訝的是,「奇怪?這個時間我做了什麼?」這類「用途不明的時間」占了不小的比例。

只靠列出與刪掉待辦事項是無法得知自己如何使用時間的,製作「時段型」時間計畫表,便能看到視覺化的、直觀的資訊。

 

日程管理靠數位工具,自我管理靠傳統工具

約會之類的行程、該做的待辦事項、想到的點子、閱讀或參加講座學到的東西……等等,請問你都是如何管理的呢?

直到十年前為止,這些東西我都是寫在同一本記事本裡,但有時會因為空白處不夠多,或是硬要按照記事本的格式書寫,讓我覺得很麻煩而減少記錄量,結果記事本的用途變成單純的日程管理,寫下的筆記也只有簡短的一句話。

就算事後拿出來看,也頂多只是發現「哦,原來發生過這種事啊」,而且這種情況一再上演。

「難道就沒有其他方法,可以更有效率地進行日程管理、自我管理以及記錄點子嗎?」

我摸索了十幾年,終於得到了個結論,就是把「日程管理」與「自我管理」分開來思考。像約會的時間、截止日、飛機的時間等日程,我都是使用數位工具(例如可在電腦和智慧型手機上同步處理的應用程式)來管理。

這樣一來,如果約會改時間,就可以當場使用手邊的智慧型手機變更資料。

另外,只要使用共用功能,就能輕輕鬆鬆跟客戶或外部員工共用日程表。換句話說,我可以一口氣省下拿出與收回記事本的時間、把字擦掉的時間、聯絡各個相關單位的時間與精力。

至於管理待辦事項、回顧當日活動、整理點子等等的作業,則是全部靠人工處理。我都是用A4無圖案的活頁紙列印「我的日報」,隨身帶著十張左右。

因為是手寫(Freehand)的,所以想到什麼就可以直接寫在紙上。在紙上拓展點子,或是從反省點導出修正點後,再將之列為待辦事項,然後輸入到管理日程用的數位工具。

我發覺這種「人工自我管理」方式具有驚人的威力,後來我甚至還參與經營推廣這種做法的日報站股份有限公司(Nippo Station,總公司位在山口縣山口市,負責人為中司祉岐)。

 

本文摘自東販出版《人社長高獲利經營法則:搶得未來企業發展先機,讓財富無限增值

 

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