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應用加乘!微軟 Power Platform 與 Teams 加速團隊協作、擊敗冗長作業流程

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應用加乘!微軟 Power Platform 與 Teams 加速團隊協作、擊敗冗長作業流程

提高效率一直都是現代工作者持續追尋的目標。隨着工作環境持續行動化和雲端化,團隊協作的多樣性也不斷提升;在人手一台智慧型裝置的情況下,工作環境不再侷限於辦公室中,即便團隊成員身處不同地點,能上網的地方就能一起工作。

也因此,創建讓團隊能順暢溝通的管道,便成為提昇效率的第一要事。除此之外,建立一套更聰明、智慧的工作流程解決方案,協助企業節省繁冗的作業時間,也是提升工作產值的重要目標。

9 月 20 日下午,微軟就以「復仇者聯盟」爲概念,舉辦了高效生產力工作坊,以輕鬆的方式,透過案例實際示範如何使用 Power Platform 與 Teams 的平台工具,針對企業的工作痛點提出解方,向繁瑣耗時的工作「復仇」。

建立團隊最佳工作流程

作為一個統合的協作平台,Microsoft Teams 讓團隊可依需求彈性打造不同的專案小組,將溝通群組升級為企業訊息指揮中心,使團隊協作速度再進化。目前 Teams 已能支援 44 種語言,擁有超過 1,300 萬的每日活躍用戶,更被九成以上的《財富》雜誌全球前百大企業指定使用。這次的工作坊,也直接帶我們直擊 Teams 的使用方式與特色,一窺 Teams 協作工具的順暢與魅力。

▲像是在 Teams 平台上,專案成員可以透過電腦、平板或手機等不同的裝置,隨時進行群組討論或語音、視訊會議。

在群組討論時,可將團隊與私人訊息分流,兼顧公開及私下的溝通,也讓重要資訊得以分類、整理。在視訊會議中,還提供了如即時字幕、模糊背景、辨識白板等貼心實用的功能。Teams 亦整合了微軟原有的雲端服務,讓團隊可在線上編輯及管理文件,使文件與討論得以集中,方便事後檢索。

此外,Teams 還開放與第三方應用的整合,讓可應用的範圍更加廣泛。在高效生產力工作坊中,微軟設立的情境之一,便是示範一個專案經理如何經由幾個簡單的步驟,即能透過 Power Platform 的 Flow 工具快速建立工作流程,將含有特定 Twitter 關鍵字的貼文自動地轉貼到 Teams 的頻道中,供團隊即時掌握產業動態。

自訂智慧工作術

相較於 Teams 讓團隊更有效地溝通,Power Platform 即是用來讓團隊改善日常重複的工作流程,平台包含了先前所提到的 Microsoft Flow,以及 PowerApps 和 Power BI 等三個工具。

▲以 Flow 來說,這個工具的特色在於,無須編寫程式碼便能建立自動化流程,免去重複的作業。目前已支援超過 250 種連接器,而且還在持續增加中。

藉由大量內建的範本,使用者可輕鬆上手,不只更快速連接、串聯資料與系統,也能提昇工作效率。像是將 Office 365 電子郵件附件儲存到商務用 OneDrive、儲存資料方便快速;或是收到上司的電子郵件時收到推播通知、重要訊息不漏接;又或是休假期間封鎖 Office 365 行事曆、享受不被工作打擾的假期等,都是 Flow 提供的超實用功能。

▲另一方面,PowerApps 則可用來開發和連結企業內部應用程式。運用直覺的圖形化介面,讓不懂程式的一般使用者,無須透過 IT 人員協助也能輕鬆開發應用,解決更加複雜的問題。

▲把數據與資訊視覺化,是現代工作很重要的一環。Power BI 即是一個很容易上手且實用的工具,支援多重的資料來源,可即時運用多種圖表來呈現資料,協助使用者分析和掌握資訊。

▲在工作坊中,微軟也展示一個團隊如何聰明運用 Power Platform 的工具,來建立一套名片整理系統。藉由 PowerApps,使用者可建立一個簡易的內部應用程式,將拍下來的名片上傳並透過 AI 辨識,自動讀取姓名、電子信箱、職稱、公司、地址等資訊。

接下來經由 Flow 串聯,便能自動地將所有資訊填入 Excel 表格中同步回傳企業內部資料庫,同時還能在 Power BI 以圖形化呈現公司的名片資料庫,進一步檢視如新增時間、客戶別、地區等分類標籤。運用強大的工具統合串接,一個原本須耗去大量瑣碎工時的問題,便能在彈指間變得簡單。

自定義企業專屬解決方案,打造高效團隊生產力

作爲微軟智慧雲端辦公室解決方案中的兩大利器, Power Platform 和 Teams 的應用加乘,能客製化地為團隊解決其協作需求,並加速工作流程。在去除掉繁瑣無趣的作業後,企業方能節省人力與時間成本,讓真正的人才將時間發揮在更需要創造力的地方;如同組成一支超級英雄聯盟,發揮團隊戰鬥力,真正享受工作中迎來的挑戰。

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