用2個問題解決9成職場難題

用2個問題解決9成職場難題

《Smart智富》月刊2019.12.16

整理:編輯部

日本雅虎(Yahoo! Japan)超人氣講師寺下薰(Kaoru Terashita),在培訓超過1,000位主管後發現,現實中只有1%的人是「可以正確解決問題的人」。然而,他認為問題解決力並非與生俱來的才能,而是經訓練後可以習得的技巧,因此他在新書《超神速問題解決術》中分享自己研究出的問題解決方法,當你學會正確的處理方法,就能在70分鐘內,透過2個問題來解決職場上9成與個人相關的難題!

根據寺下薰的觀察,職場中許多人,通常一遇上問題時,大家想的都是「怎麼解決?」但他建議,今後要思考的則是「為什麼會發生這種事?」這是一個小改變,卻意義重大。如何才能學會聯想?請記住以下2個問題:

1.「如果要舉出問題的一個原因,那會是什麼?」

2.「解決了那個原因,問題就可以全部解決嗎?」

這2個問題,是由寺下薰相當敬重的多摩大學研究所客座教授諏訪良武所提出,讓寺下薰應用至今,不管再怎麼困難的問題都能完全解決。

接著他透過以下的具體案例,說明這2個問題的運用方法。

假設你遇上「事務性作業錯誤愈來愈多」的問題。你自己也想了一下事務性作業錯誤增加的原因。然後,你找出的原因和大家想的差不多,不外是「最近加班時間變長」,或是「私生活有煩心的事,影響工作」「新業務還不上手」等。

然而,活用前面的2個問題,你將可以發現「傳統方法想像不到的原因」。

這個例子是個人型問題,可以透過自問自答的方式進行。如果是和其他部門相關的問題,或和經營相關的問題,就會透過小組討論找出原因。首先,來說明1個人進行的方法。

第1個問題是,「如果要舉出事務性作業錯誤增加的1個原因,會是什麼?」先問問自己這個問題。這是深入挖掘原因的「縱向」問題。

「對喔⋯⋯。可能是因為還不記得新業務的程序吧⋯⋯」你想到了1個原因。若能找出解決對策,就不需進一步尋找原因,因為已經有解決對策了。

但在這個例子中,光是「還不記得程序」,仍無法找出具體的解決對策。因為不知道要做什麼才好,必須重複剛剛的第1個問題:「如果要舉出還不記得新業務程序的1個原因,那會是什麼?」再進一步深入挖掘原因。這麼一來,就知道原因是「沒有程序書」,而可找出解決對策。

只要編製程序書,就可以解決沒有程序書這個問題,也可以記住業務程序。找到解決對策後,接下來要用的是第2個「橫向」問題:

「記得新業務程序後,作業錯誤增加的問題就可以全部解決嗎?」這樣問自己,就可以發現光是這個解決對策,並無法解決作業錯誤增加的所有問題。而是會進一步想到,除了不記得新業務程序外,還有加班時間太長這件事。

加班時間太長還沒有找到解決對策,所以就回到第1個縱向問題,再反問自己:「如果要舉出加班時間太長的1個原因,會是什麼?」然後,就會發現是因為沒有加班時間的目標。於是可知,要設定加班時間目標的解決對策,所以進入第2個橫向問題。

問問自己:「設定加班時間的目標後,加班時間太長的問題就可以全部解決嗎?」然後,又會發現明明已經很忙了,還接手離職同事的工作。至此,只知道接手離職同事的工作,還看不到解決對策。這時就再回到第1個縱向問題:「如果要舉出接手離職同事工作的1個原因,那會是什麼?」

接著就會發現,「啊,上司好像說因為預算不夠,不能再僱用新員工。」確保僱用新人的預算,這不是自己可以做到的事,所以不需要再深入挖掘原因。

所以,再回到第1個縱向問題:「除了預算問題外,如果要舉出接手離職同事工作的1個原因,那會是什麼?」接著就會發現,「我沒告訴上司我很忙。」進行到這裡,只要今天去告訴上司,這個問題好像就可以解決了,所以也就不用再深入挖掘原因。

再回到第2個橫向問題:「記住業務程序,也減少加班時間後,作業錯誤增加的問題,就可以全部解決嗎?」這下就會發現,「啊!我沒檢查作業結果!」到這裡也還看不到解決對策,所以,再回到第1個縱向問題:「如果要舉出沒有檢查作業結果的1個原因,那會是什麼?」在這裡,發現沒有檢查項目表。只要編好檢查項目表,這個問題好像也就可以順利獲得解決了。

如此這般,先問第1個縱向問題:「如果要舉出1個原因,那會是什麼?」等到看得到解決對策後,再問第2個橫向問題:「解決了那個原因,問題就可以全部解決嗎?」運用這2個問題,釐清問題全貌即可。

另外,像上述個案一樣,如果出現自己無法解決的問題,像是預算問題等,再深入挖掘原因也沒有用,自己還是無法解決,就不要再深入追問第1個縱向問題。

【延伸閱讀】

▶ 用「第一天」精神 續航創新力

▶ 亞馬遜用門板當辦公桌、出差都住平價飯店...創辦人傑夫:節儉能促進創新

 

【更多精彩內容,請上《Smart財經好讀》;歡迎按讚加入粉絲行列。未經授權,請勿轉載!】

熱門文章
滿街老人、小孩冒雨排隊等PCR 網轟「官員不知百姓苦」
滿街老人、小孩冒雨排隊等PCR 網轟「官員不知百姓苦」

中廣新聞

富邦拒複保遭轟!保戶怒:雙標、去年保費也該退
富邦拒複保遭轟!保戶怒:雙標、去年保費也該退

TVBS新聞網

民眾搶快篩何時用? 陳時中列「必篩2情況」:別篩心安
民眾搶快篩何時用? 陳時中列「必篩2情況」:別篩心安

TVBS新聞網

水逆倒數來襲!「重災5星座」陷考驗 財運爆全面危機
水逆倒數來襲!「重災5星座」陷考驗 財運爆全面危機

TVBS新聞網

冒大雨送便當給醫護 世新半工半讀男大生耕莘醫院前自摔遭輾身亡
冒大雨送便當給醫護 世新半工半讀男大生耕莘醫院前自摔遭輾身亡

CTWANT

Omicron對兒童特別凶猛!醫示警:不是巧虎是虎姑婆
Omicron對兒童特別凶猛!醫示警:不是巧虎是虎姑婆

TVBS新聞網

1張罰單幾抵月薪 限速60竟飆138噴飛2萬4千元
1張罰單幾抵月薪 限速60竟飆138噴飛2萬4千元

CTWANT

首批77.76萬劑輝瑞/BNT兒童新冠疫苗抵台 效期至9/30
首批77.76萬劑輝瑞/BNT兒童新冠疫苗抵台 效期至9/30

台灣好新聞

高雄風月寶地沒落竟成移工樂園 越籍6男4女爽開毒趴遭逮
高雄風月寶地沒落竟成移工樂園 越籍6男4女爽開毒趴遭逮

CTWANT

家長別急!77.76萬劑BNT兒童疫苗抵台 最快下週開打
家長別急!77.76萬劑BNT兒童疫苗抵台 最快下週開打

TVBS新聞網

病毒攻進衛福部!秘書快篩陽 食藥署長吳秀梅居隔
病毒攻進衛福部!秘書快篩陽 食藥署長吳秀梅居隔

中廣新聞

這類人打滿3劑免居隔!秒懂「0+7」新制 1條件可上班
這類人打滿3劑免居隔!秒懂「0+7」新制 1條件可上班

TVBS新聞網

台南驚傳墜樓!女工從6樓掉落 身體慘遭3根鋼筋插穿慘死
台南驚傳墜樓!女工從6樓掉落 身體慘遭3根鋼筋插穿慘死

CTWANT

6旬街友酒後太吵慘遭活活打死 1"嫌"躲6天遭逮!法院裁定羈押
6旬街友酒後太吵慘遭活活打死 1"嫌"躲6天遭逮!法院裁定羈押

CTWANT

母女同遊高雄「崗山之眼」疑起爭執 6旬婦墜落無生命跡象
母女同遊高雄「崗山之眼」疑起爭執 6旬婦墜落無生命跡象

CTWANT

懶人包/這三類人今開打第四劑 8大QA一次看懂
懶人包/這三類人今開打第四劑 8大QA一次看懂

TVBS新聞網

蘇貞昌拍板:三劑快篩陰性免居隔 適用確診者同住家人
蘇貞昌拍板:三劑快篩陰性免居隔 適用確診者同住家人

台灣好新聞

確診男童高燒亡 兒科醫示警「危險體溫」:超過快送急診
確診男童高燒亡 兒科醫示警「危險體溫」:超過快送急診

TVBS新聞網

新婚不到1年被爆「老公棄養3小孩」 華原朋美認:我像笨蛋一樣被騙婚
新婚不到1年被爆「老公棄養3小孩」 華原朋美認:我像笨蛋一樣被騙婚

CTWANT

與白雲十指緊扣放閃…楊繡惠無預警宣布「我們在一起了」 藍勾勾刷整排恭喜
與白雲十指緊扣放閃…楊繡惠無預警宣布「我們在一起了」 藍勾勾刷整排恭喜

CTWANT

台南23歲男假車禍真詐保 警調監視器揭穿手法
台南23歲男假車禍真詐保 警調監視器揭穿手法

CTWANT

花蓮18歲騎士遭右轉貨車撞飛慘死 司機「有酒精反應」遭逮捕
花蓮18歲騎士遭右轉貨車撞飛慘死 司機「有酒精反應」遭逮捕

CTWANT

阿爆自曝與Matzka同鄉 笑稱:他小學改車、長大改歌、改舞蹈
阿爆自曝與Matzka同鄉 笑稱:他小學改車、長大改歌、改舞蹈

LIFE生活網小編

5/31前 高市65歲以上打第三或四劑疫苗 可領700元禮券
5/31前 高市65歲以上打第三或四劑疫苗 可領700元禮券

台灣好新聞

我的確診防疫包呢? 黃珊珊:5/15取消發放
我的確診防疫包呢? 黃珊珊:5/15取消發放

TVBS新聞網

有夠衰!?台中男坐騎樓手機看A片 路人不爽報警遭法辦
有夠衰!?台中男坐騎樓手機看A片 路人不爽報警遭法辦

CTWANT

桃園母女快篩陽來不及採檢就醫 59歲臥床婦猝死家中
桃園母女快篩陽來不及採檢就醫 59歲臥床婦猝死家中

CTWANT

唾液和戳鼻怎麼選?醫圖解差別:吐口水少2步驟恐失準
唾液和戳鼻怎麼選?醫圖解差別:吐口水少2步驟恐失準

TVBS新聞網

柯文哲急召50醫護!和平醫院轉「新冠專責醫院」
柯文哲急召50醫護!和平醫院轉「新冠專責醫院」

TVBS新聞網

郭台銘「家用口水機」首曝光!價格超便宜 60分鐘驗PCR
郭台銘「家用口水機」首曝光!價格超便宜 60分鐘驗PCR

TVBS新聞網

熱門新聞

楊繡惠、白雲十指緊扣後合體直播 揭「喜訊內幕」道歉:經過一晚深思熟慮
第二輪快篩實名制「擬下週開跑」 全台已賣逾3300萬劑
太折磨!她揭確診後遺症「超想哭」崩潰:比陽性還不舒服
2男逛完西門町牽車遭亂刀砍 開車逃命求救
小孩停課「1天領1千元」!簡單1招申請就過 補助一次看
清冠一號適合哪些人? 對哪些症狀有效? 太寒會腹瀉怎麼辦?
陳時中拍板5/18起「快篩陽就給藥」 65歲以上及3類人適用
不一定要吃藥!確診「喉嚨痛像刀割」 醫教5招緩解
「5月就請假在家」小童星一家四口全確診 母憶唯一破口指向老公
快筆記!輕症居家照護8種症狀 家醫師推「這些藥物」緩解

相關新聞