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找出「該做的事」,工作可收可放|《工作3年,就當小主管的31個工作態度》采實文化

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找出「該做的事」,工作可收可放|《工作3年,就當小主管的31個工作態度》采實文化

○找出「該做的事」,工作可收可放

×工作沒目標,只會瞎忙、窮忙

你是不是每天早上都很清楚一天該做哪些工作?

I成為我的部屬時,因為個性溫和,人際關係也不錯,很快就和其他成員打成一片,迅速融入整個團體。就算受責備,她也不會露出不愉快的表情,總是回答:「我知道了!」是個積極而努力的人。

但是進入公司半年後,I有了很大的改變,她臉上的笑容消失了。因為業務繁忙,天天都得加班,她經常在每星期固定一次的會議後,抱著一盒面紙,向我哭訴:「實在是忙不過來......」、「究竟該怎麼辦才好?」

因此有一天,我要I準備紙和筆,然後要求她:「在這張紙上寫出妳所有負責的工作。全部寫出來。」I開始在紙上條列出她的工作項目,當然,I有些瑣碎工作連我也不清楚,這些一律都要求她寫下來。

全部寫下來之後,我和她一起討論,將這些工作事項標示出:

1不做也可以的事項

2可以委託他人的事項

討論後,將1的事項劃雙線刪除,2的事項則當場決定委託給誰,並要求她立刻打電話給她希望委託的人,1、2以外的事項再記錄在行事曆上。另外,行事曆上同時記錄花費時間及完成期限。

你猜有什麼結果?I帶著雨過天晴的表情說:「應該做的事項變得很明確,我決定每天都先從代辦事項開始做!」

從那時候開始,她自己應做的工作一定會列出To Do list(待辦事項清單),將工作區分為1、2以及其他業務,寫在行事曆上後再執行。

從此以後,她終於能事前排除不需要親自去做的工作,臉上再度恢復笑容。

 

擺脫瞎忙,上班前花5分鐘列出代辦事項

I是人們常說的那種無法拒絕旁人的「濫好人」,雖然這是不爭的事實,不過也是因為她沒有考慮時間分配的問題,才會無法擁有「拒絕」或「不拒絕」的選項。

我只要一針對年輕人進行研討會,就會看到不少每天瞎忙的人,這樣的人多半有著「忙=自己在工作」的幻覺。

決定產能多寡的關鍵,就是在有限的時間裡,執行多少「優先事項」。而檢討優先事項的一個重要行動就是——出門上班前花5分鐘一一列出當天的「待辦事項」。

即使前一天已經列出待辦事項,當天早上仍要重新檢視一次,因為:

1早上再次檢視當日待辦事項,能讓精神更集中,激發幹勁。

2早上再次檢視有無修正事項,能避免遺漏。

最後,你必須記得:計劃一定趕不上變化!計劃常常因為其他人(上司、同事、客戶)受影響,突如其來的委託工作、客戶電話,還有自身的業務能力、身體狀況、情緒等......,都會使計劃被打亂。

因此,我的行事曆一定會安排「防守時間」,也就是無法如期進行時,可以利用的預備時間。如此一來,即使預定計劃被打亂,也能立刻修正。

我會以30分鐘為單位,在一整天的行事計劃中加入2、3次防守時間,各位不妨參考,試著在自己的行事曆中安排防守時間。讓我們擺脫無頭蒼蠅般的瞎忙生活吧!

 

Point

「代辦事項清單」並不是照本宣科,只列出「代辦事項」,還要決定在有限的時間內,得做出什麼樣的成果。

 

 



本文摘自《工作3年,就當小主管的31個工作態度:掌握職場「決定性差異」,畢業3年人生就定位!》一書

 

 

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