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如何有效率開線上會議?

草根影響力新視野(琪拉編譯) 

不管喜歡或不喜歡,會議已經變成現代人工作的一部分,除了接受要開會外,還要接受會議變成線上會議。

要讓每個人集合在桌子前,專注又充滿建設性的開一個會已經很困難了。現在變成線上開會,每個人坐在自己的電腦桌前,何時要發言、眼睛要看哪裡,又變成一個新的挑戰。畢竟過去同處一室,與會者強迫自己得專心,線上會議少了這層顧忌,要讓大家開會開的有效率,就不是件容易的事了。

要怎麼開一個有效率的線上會議,以下有幾個重點:

1.光線很重要,你要讓每個人看得到你的臉,尤其是主持人

最好的情況,你的面前應該要有燈光。如果找不到,光源至少要在你旁邊,這樣你的臉才不會在鏡頭前黑掉。如果光線在你的背後,那在眾人面前,你的臉就會是全黑的,這讓人們看不見你。

另外,不要讓自己因為過度自己在鏡頭面前長得如何,而讓自己開分心,人們很容易過度注意自己在鏡頭前的樣貌而不專心開會。還有,當你正在發言時,最好眼光稍稍偏移鏡頭,而不是直視鏡頭,這樣會幫助你發言的更流暢、更順利。

2.不要太專注於你的背景

每個人都在努力適應新的生活,如果你家的小孩不小心闖入你的鏡頭了,也不會太慌張,讓他跟大家揮揮手,打個招呼,然後繼續進行會議。

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3.要靜音還是不要靜音?

與會者多少都會發出噪音,無論是小孩講話聲、狗兒吠叫聲或是同居人看電視的聲音。因此,當你不是發言的那一方,將自己的麥克風關靜音是基本禮貌,尤其是與會者越多的會議,越需要如此做。

如果可以,盡量不要用電腦內建的麥克風,因為它們收音效果會把背景噪音都收進去。如果你有辦法,買一個頭掛式的耳機與麥克風,這樣就只會把你講話的聲音給收進去,收音效果會更好。

4.會議主持人要掌控會議節奏

在遠距會議中,與會者很容易分心,因為大家都不知道眼睛要往哪裡擺。因此,會議主持人要盡可能在會議開始前就告訴大家會議進行的流程,會議發言的順序,像是跟大家說:[我會讓麥克、蜜雪兒、泰迪依次發言。]或是前一天就把會議進行的題綱先寄發給與會者知悉。

5.與會者要盡其本分

雖然是遠距會議,與會者還是要專注於會議上,儘管你可能有很多衝動想同時處理電子郵件或回覆簡訊。

儘管是視訊會議,你的專注,像是點頭表示同意,適時微笑,或是眼神看鏡頭也可以幫助其他與會者專注於會議中。

資料來源https://edition.cnn.com/2020/04/15

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