微軟、萊雅都在用的超強外商簡報術!為什麼老闆總是打槍你的PPT,揭3個原因...

微軟、萊雅都在用的超強外商簡報術!為什麼老闆總是打槍你的PPT,揭3個原因...

圓神出版2020.07.17

為什麼老闆總是打槍我的PPT

你管理老闆預期的水準,決定了你在職場上的高度

什麼是好的職場PPT?

這句話換個形式來問,那就是「什麼樣的PPT才是老闆想要的?」大多數人之所以對做PPT感到痛苦,其實只是因為他們不知道老闆究竟想要什麼。

員工們犧牲下班自由的時光,努力通宵製作PPT,都是期待得到老闆的贊賞,結果只換來連珠炮似的打槍,付出和回報如此不對等,換誰都會覺得很痛苦,卻是一種很普遍的現象。

巧合的是,不光做PPT的人境遇很相似,連老闆們打槍的理由都極為有默契:「這不是我想要的,感覺不對。」

其實,多數老闆也不清楚究竟自己想要什麼樣的PPT。或者即使知道,也不一定願意花大力氣指點員工。

所幸,優秀的PPT都有其共通性,只要我們知道了PPT的優秀準則,自然也能順藤摸瓜找出老闆打槍你的原因。

網路上有一句很精闢的話,總結了喜歡上一個人的3個步驟「始於顏值、陷於才華、忠於人品」,這句話也道出了一份優秀職場PPT的三個特點:令人驚豔的視覺美感,令人折服的邏輯內涵,以及不該踩的雷不要踩。

 

通常而言,你的PPT被打槍的原因99%就是出在了上述3個面向。不是設計美感不過關,或是缺乏邏輯內容,不然就是犯了不該犯的錯誤,踩了不該踩的雷。

 

 

01PPT設計被打槍的3個原因

(1)不看具體情境,亂套現成模板

之前黑主任有個同事,做工作匯報時用了扁平化的模板,被主管讚賞做得很不錯,後來需要他再做一份部門年終業績表彰晚會的策畫簡報時,他想:「既然老闆喜歡之前的模板,那我就再用一次。」於是第二次他做成了這樣(圖2-1),超果慘遭退件重做。

其實這張圖並不難看,只是沒有根據情境做具體分析。既然是為了「業績表彰晚會」服務,我們就可以運用聯想法,想到「銷冠王表彰晚會」的主題,進而找到符合主題元素的模板,很快就能做出如下頁成品(圖2-2):

來看一下圖2-3,把兩張圖對比一下,就能體會出「情境導向」的設計思考。

 

(2)與公司形象及品牌調性不符

在重要的公開場合,你的簡報不僅代表了個人的喜好和個性,更重要的是代表了公司的整體形象和品牌調性。

比如現在要你為某個單車品牌製作簡報,該品牌的價值觀是「勇氣與挑戰」,如果僅僅知道這一點的話,完全可以做出兩個風格迥異的PPT。

 

如何判斷哪種風格合適?那就要看具體的品牌調性。

若品牌的目標客群是年輕的都市女性,單車設計小巧輕盈,傳遞出樂觀生活的理念,那就適合圖2-4這種扁平化、小清新的風格。

反之,若目標客群是熱愛鐵人三項運動的戶外單車狂熱者,那更適合下頁(圖2-5)這類,表現力更強勁的風格。

品牌如人,氣質各異。或沉穩大氣、或簡約清新、或科技高端、或活潑可愛,都要視想要傳達的族群(客群)而定。

 

(3)製作者的審美非常有問題!

「沒有人願意透過你粗糙醜陋的PPT,去發現你優秀的創意。」雖然越來越多人意識到了這一點,但奈何自己「美感不足、審美落伍、缺乏靈感」,就算想要優化PPT設計,也無從下手,這是簡報製作者最大的硬傷。

其實黑主任也曾為「沒有美感」傷透了腦筋,後來,有位大神送了我提升美感的「四字藥方」:看、想、仿、講。

意思是:「多觀察」生活中美的事物,「多思考」如何做出這樣的作品,「多模仿」動手練習,最後要「多演講」。

要知道,只有極少數人的美感來自於天賦。大多數人的美感創意來自於日常生活中日積月累的觀察和練習,在本書中會有專門講述美感培養和採集的方法。

 

02PPT邏輯被打槍的3個原因

(1)沒有通順的PPT演繹策畫邏輯

大多數人在做簡報的第一步,往往不是分析和思考,而是急急忙忙去找要加的資料和內容,最後找個模板套上去整合在一起,就大功告成了。

但這種方法做出來的簡報只看得到內容的拼接,完全沒有站在觀眾角度去思考如何引導思緒的邏輯。正確的製作方法應該是「以目的為導向」的策畫邏輯(圖2-6)。

正確應是①先對大量的內容資料做梳理和思考、②再篩選真正有價值的資訊,按「策畫→設計→演繹」三個步驟進行製作。

一定要牢記,簡報設計的出發點是「為了達成某種目的」。在動手製作之前,先關掉PPT,仔細思考你的目的到底是什麼?是要老闆批准預算?讓投資人投錢?讓客戶決定把案子給你做?每一種目的都有對應不同的製作策略。

 

(2)沒有搞清楚簡報的使用類型定位

PPT有兩種使用類型定位:「演講型」和「閱讀型」。

這兩者之間的區別,請一起看下面這份關於台北101的介紹案例:

首先是一份「閱讀型PPT」(圖2-7),觀眾透過文字介紹就能了解全部的內容。

而「演講型PPT」則完全相反(圖2-8),是需要借助演講者的口語表達加以闡述釋義,簡報的內容只是要點的提煉。觀眾要想了解內容,就必須專注聽演講者的演講,他們的注意力是在演講者身上,而不是簡報本身。

如果你搞錯了簡報的類型,勢必會被打槍。所以對簡報定位不了解的人常常會感到疑惑:「我上次做的PPT就是放了大段文字,明明被誇內容很全面,為什麼這次卻被打槍說內容太多、要我提煉要點?到底怎麼做才是正確的?」會有這樣的疑惑,就是因為沒有搞清楚簡報的使用類型定位所致。

 

(3)沒有令人折服的商業邏輯做支撐

說到簡報的商業邏輯,大多數人第一個腦海中跳出來的是「SWOT分析」。「SWOT分析」普及到什麼地步呢?不僅在PPT模板中經常會看到SWOT的固定版式,就連大學生創業比賽的簡報環節,10個小組拿出的作品裡,起碼有8份使用了「SWOT分析」。

並不是說「SWOT分析」不好,而是你不能永遠指望著靠一個思考模型走天下。職場簡報的情境與目的是千變萬化的,今天要和客戶提案,明天要和老闆匯報,後天要和投資人拿融資……這就需要我們儲備多種商業思考模型。

我一直提倡一個觀點:「不是大家都在用,我就要跟著用;而是大家都在用,我還在跟著用,就是沒有亮點。」那思考模型不夠怎麼辦?不用擔心,在本書中,我會和你分享不同情境簡報的思考模式與工具。

在本篇和你分享的、簡報被老闆打槍的三大原因,在本書中都會一一傳授破解之法。但PPT的提升不是一蹴而就的,給自己多一點時間去成長。相信每天付出的這一點一滴的努力,未來會給你難以想像的回報,讓我們拭目以待。

 

本文摘自如何出版《升職加薪必備!職場黑馬簡報術:讓你不再莫名踩地雷,在每個關鍵時刻脫穎而出!

 

【更多內容請上圓神出版。書是活的粉絲專頁,或圓神書活網;本文由圓神出版提供,未經授權,請勿轉載】

熱門文章
野生獼猴惹禍 扯斷電線釀停電、3車連環撞
野生獼猴惹禍 扯斷電線釀停電、3車連環撞

上報Up Media

「行醫以來最慘日子」:小孩越來越慘…病房慘況曝 郭彥均籲:好好珍惜醫護
「行醫以來最慘日子」:小孩越來越慘…病房慘況曝 郭彥均籲:好好珍惜醫護

CTWANT

TVBS主播3人集體霸凌她 「潑咖啡、剪圍巾」懲處下場出爐
TVBS主播3人集體霸凌她 「潑咖啡、剪圍巾」懲處下場出爐

CTWANT

看一次痛一次!3歲確診童「猛爆性腦炎」奪命 大愛捐骨髓研究
看一次痛一次!3歲確診童「猛爆性腦炎」奪命 大愛捐骨髓研究

中廣新聞

囚父奪產2/多病老翁被關安養院失聯一年 好友白冰冰也救不出他
囚父奪產2/多病老翁被關安養院失聯一年 好友白冰冰也救不出他

CTWANT

逆孫疑酒後違反家暴令 涉毆死88歲嬤警深入調查
逆孫疑酒後違反家暴令 涉毆死88歲嬤警深入調查

CTWANT

中央送快篩、高雄加碼 這族群一人最多領4支
中央送快篩、高雄加碼 這族群一人最多領4支

TVBS新聞網

婦掛號「只想拿清冠一號」 醫問出4症狀急喊:快去醫院
婦掛號「只想拿清冠一號」 醫問出4症狀急喊:快去醫院

TVBS新聞網

第1名超傻眼!台灣「最熱門點擊地點」曝光 101也輸
第1名超傻眼!台灣「最熱門點擊地點」曝光 101也輸

TVBS新聞網

政府發錢了!這類人補助6萬「最高12萬」 申請時間曝
政府發錢了!這類人補助6萬「最高12萬」 申請時間曝

TVBS新聞網

又見新變種病毒「Deltacron」!初步研究:第3劑保護力差30倍
又見新變種病毒「Deltacron」!初步研究:第3劑保護力差30倍

潮健康

「台灣防疫勉強及格」 台北神童:北部洪峰已過,再撐2個月就解封了
「台灣防疫勉強及格」 台北神童:北部洪峰已過,再撐2個月就解封了

台灣好新聞

猴痘疫情爆發!「這2類人小心」傳染途徑、症狀10大QA一次看
猴痘疫情爆發!「這2類人小心」傳染途徑、症狀10大QA一次看

uho優活健康網

教你聰明吃菇!增強免疫、調體質 「素食界牛肉」必須知
教你聰明吃菇!增強免疫、調體質 「素食界牛肉」必須知

TVBS新聞網

自爆懷孕4月「緊急動手術」 趙孟姿預言兒子像「他」:新老公出現
自爆懷孕4月「緊急動手術」 趙孟姿預言兒子像「他」:新老公出現

CTWANT

方文琳2年沒收入 求助遭拒在愛女前落淚
方文琳2年沒收入 求助遭拒在愛女前落淚

CTWANT

37.2度微溫恐是確診 醫列「長者4大症狀」盡速快篩
37.2度微溫恐是確診 醫列「長者4大症狀」盡速快篩

TVBS新聞網

張庭林瑞陽不忍提告了!發聲反擊怒討90億拒被「割韭菜」
張庭林瑞陽不忍提告了!發聲反擊怒討90億拒被「割韭菜」

SETN三立新聞網

淫保全入監服刑想越獄 不到2分鐘失敗告終
淫保全入監服刑想越獄 不到2分鐘失敗告終

CTWANT

全台中小學提早放暑假?教育部這樣說 北市最晚明宣布
全台中小學提早放暑假?教育部這樣說 北市最晚明宣布

TVBS新聞網

高雄男大生大雨深夜遭公車輾斃 竟是「全國泳賽7金」帕奧無腿泳士陳亮達
高雄男大生大雨深夜遭公車輾斃 竟是「全國泳賽7金」帕奧無腿泳士陳亮達

CTWANT

愛到腦霧?女行員暈船「無名男」買爆虛擬幣 老本被詐乾竟大盜千萬公款
愛到腦霧?女行員暈船「無名男」買爆虛擬幣 老本被詐乾竟大盜千萬公款

上報Up Media

TVBS主播霸凌案 陳海茵「親揭業界驚人內幕」:手段無所不用其極
TVBS主播霸凌案 陳海茵「親揭業界驚人內幕」:手段無所不用其極

CTWANT

賞鳥人間廣為流傳的笑話!「企鵝」現身桃園南崁溪邊
賞鳥人間廣為流傳的笑話!「企鵝」現身桃園南崁溪邊

商周出版

網紅2度性侵直播主…拖廚房硬上噁喊「看到就忍不住」 下場出爐了
網紅2度性侵直播主…拖廚房硬上噁喊「看到就忍不住」 下場出爐了

CTWANT

家長注意!醫曝兒童「新冠病毒侵腦」4症狀:發生就很難救
家長注意!醫曝兒童「新冠病毒侵腦」4症狀:發生就很難救

SETN三立新聞網

「一支番仔火」秦楊爆欠700萬跑路 債主怒控:擺出爛命一條態勢
「一支番仔火」秦楊爆欠700萬跑路 債主怒控:擺出爛命一條態勢

CTWANT

37.2度微溫恐是確診 醫列「長者4大症狀」盡速快篩
37.2度微溫恐是確診 醫列「長者4大症狀」盡速快篩

TVBS新聞網

死亡先飆恐怖新高!單日驚見76死   本土+8.9萬例、兒童腦炎爆第7例
死亡先飆恐怖新高!單日驚見76死 本土+8.9萬例、兒童腦炎爆第7例

匯流新聞網CNEWS

熱門新聞

八個月大的孩子確診了!醫:除了溜滑梯、什麼都給妳
2歲童到院前無呼吸!醫護鬼門關搶命 2小時見台灣人性
兒童BNT首波40.3萬劑開打 最多人有這種「副作用」
財神來敲門!6月「4星座」好運爆棚 貴人相助大豐收
醫提醒:大雨積水別穿拖鞋出門!男子高燒肝指數飆4倍
全球最高智商國家排名!台灣平均智力「世界第一」輾壓日韓
台中七期29歲男半夜墜樓亡 疑投資「LUNA」虛擬幣慘賠6千萬想不開
確定了!「快篩陽即確診」明上路 5大須知看這裡
雙北黑數「超出預期」 醫師曝疫情高峰恐在下周來襲
蔡逸帆比價建材省200萬!40坪老房子變身「北歐風」 一坪不到3萬就搞定

相關新聞