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每天2次,每次溝通3分鐘,就能讓組織脫胎換骨!

經濟新潮社
每天2次,每次溝通3分鐘,就能讓組織脫胎換骨!

為何員工總是不如預期? 

「公司的願景或策略總是無法照計畫進行。」

「主管帶不出有能力的下屬。」

「工作的進度或狀況老是掌握不了。」

「無法準時交貨。」

「產品品質不良。」

我想大部分的企業或多或少都有上述問題。遇到這些問題時,一般公司會嘗試引進管理系統、建立機制、改革公司文化或舉辦內部研習來做為因應措施。

然而,管理階層對這些措施的期待通常只是理想,一旦實際執行之後,往往未必會達到預期效果。

管理系統或組織結構確實有其重要之處。然而,單單如此並無法讓內部組織有所改變。大家似乎都以為只要有好的方案或計畫就能心想事成,實現願景。

再說,真正執行與實現願景的並非系統或計畫本身,而是「人」。不論如何都需要由人來執行。一旦沒有實際去做的人,再好的方案與計畫都無法實現。

 

實際執行工作的是「人」。

而人並不會依照計畫行事。

 

一般企業在思考方案或擬定計畫時,都忽略了每個人有各自的強項與弱項,而沒有讓執行任務的員工發揮他們的適性、志向、感情或期望。除此之外,員工不過是血肉之軀,有可能因為自己的情感或欲望,而影響工作內容。因此,要求所有員工整齊劃一,像機器人般隨時維持一定的工作品質是不可能的。不過,這些道理雖然人人都懂,但在擬定計畫的時候,卻又常常被拋諸腦後。

想讓計畫如期進行,除了必須具備與業務相關的知識以外,還需要擁有識人的眼光

 

到底要如何才能落實創意或計畫呢?

員工要如何才能夠自動自發、心甘情願且熱中於工作呢?

 

身為一個好主管,一定要具備這些知識,而且是了解眼下每一位部屬各自所擁有的知識與智慧,而非一般人、一般員工或一般部屬。

 

 

3秒小知識 1

實際執行工作的是「人」,而人是不會按照計畫行動的。

 

 

主管每天面對的問題

 

確實執行公司提出的方案是主管的職責。但如果主管不能善盡其責,公司內部便無法運作,也無法培養人才。對於公司而言,因為有主管帶領員工,才能發揮「槓桿支點」的功能,讓公司的一切運作順利。

然而,如同我在「前言」所述,有些公司卻出現群龍無首、主管未能善盡管理之責,甚至不受部屬尊重等狀況。但話說回來,主管的功用到底為何?主管的責任範圍有多廣?我想不少上司與下屬對這一點都缺乏共識。

主管究竟都在做什麼呢?接下來,我會一一列舉管理的必要事項,亦即日常例行的管理業務,以作為說明。

 

1 時程與時間的管理

針對目標,仔細分析完成所需的要素、研擬成功執行的方法,並針對個別員工分配工作內容,確認他們的進度。營造一個部屬可以專心工作的環境,定期審視工作是否按照計畫執行。

2戰略的實施方案

決定工作的先後順序。掌握每位部屬的能力與技能,確保整體工作得以順利進行。

3風險管理

預測工作、客戶或營運上可能發生的各種風險,盡早採取因應對策。

4適時做出判斷

面對工作上的抉擇時,應當機立斷。無法判斷時交由高層決定。

5栽培部屬

思考部門或團隊的長期發展,培養部屬達成任務所需的技能。同時,「評核」部屬的學習成果或工作績效。

 

以上可說是經營管理的要項。但實際上,有時因為組織或主從關係,主管需身兼數職,想面面俱到的話,就需有得力部屬從旁協助。

在現實生活中,主管每天都會面臨這些關於「部屬」的課題:

 

  1. 如何讓只會聽令行事、被動的部屬自動自發?
  2. 當部屬不喜歡報告、連絡與商量,如何加強與他們之間的溝通?
  3. 下屬老是延宕交期、遲到成性,該如何提高他的責任感?
  4. 如何讓不擅長跑客戶、業績不振的業務變得積極主動?
  5. 遇到不與第一線或其他部門溝通協調的人,該怎麼做?
  6. 怎麼與缺乏目標或願景的下屬相處?
  7. 如何讓沒有自信的新人擁有自信?
  8. 遇到不在乎客戶的部屬,該怎麼提高他的服務意識?
  9. 如何讓開會從不發言的人,開口發表意見?
  10. 如何讓只在乎自己利益的員工關心公司?
  11. 如何讓自我中心、不關照後輩的老鳥改變?
  12. 面對堅持己見、不尊重他人的員工,要如何提高他的協調能力?

 

以上課題都是主管每天要煩惱的事情。或許因為如此,近來才會常聽到許多主管大吐苦水:「帶人好累喔,不如我自己單打獨鬥比較快。」

 

然而,這些課題由來已久,並非一朝一夕。為什麼現在會讓主管感到特別困擾呢?

問題就出在傳統的管理方法,也就是過去上司利用權威或權力,單方面壓迫部屬的方法,現在已經不適用了。目前主流的管理方法是不靠權威就能指揮並培養部屬,因此現代的主管需要具備更高超的管理能力,來領導每一位部屬。

其中,溝通便是重要的管理能力之一。領導者必須能夠透過相互溝通來栽培員工。凡是提到溝通能力,隨之而來的必是如何教練部屬發揮創意與提高技能。最近幾乎所有的管理論述多少都會提到「教練型領導」,然而,我們不得不承認的現實是,這種方法也並非培養人才的萬靈丹。

 

那麼,該怎麼做才能在每天繁忙的工作之中,抽出時間關心部屬,進而帶出得力的助手呢?同時,又要如何在這個過程中提升主管本身的能力呢?

本書所介紹的「三分鐘教練」專為上述課題設計,可說是最有可能具體實踐的一種方法。這也是目前不少企業愛用的最新HRM(人力資源管理,human resource management),這種方法藉由集中、持續且長期地實行,不僅能讓部屬得以成長,主管也能提升自身的管理能力。

不論什麼場合,想要建立一個新習慣時,重要的是進行以下的循環:

 

理解→實踐→理解→實踐→理解→實踐→……

 

相信讀者在親自嘗試並繼續往下讀之後,就會發現這個方法的功效。

 

找時間與部屬溝通

 

談到與部屬溝通,我們都會想到該怎麼談、談些什麼,或者該怎麼問之類的問題。書店架上琳琅滿目的管理書籍都不外乎是這樣的內容——為了讓部屬不要只是一個口令一個動作,凡事都能自動自發,做主管的不能只是自說自話,而是要傾聽部屬說話,而且不能只是聽聽而已,一定要用心傾聽,至於為了達到這個目的,可以這麼做……諸如之類的。

 

的確,管理技巧相當重要。然而,在技巧根深柢固以前,更重要的是先找出與部屬交談的時間。

但問題是上司與部屬在交談以前,彼此根本沒有溝通過。有時是因為每天事務繁忙、找不出時間、找不到機會開口……這些都是目前不少主管所面臨的處境。

 

因此,三分鐘教練特地將與部屬溝通的時間列為重點。

 

為部屬撥出三分鐘。

不是順便,而是將與部屬交談視為每天工作的目的之一。

 

跟部屬談什麼或怎麼談都不重要。只要條件符合了,彼此就會自然地聊起來。重要的是,先找出這三分鐘。因為,「特地為一個人撥出三分鐘」這件事本身傳達了一個重要訊息:「你是我們重要的夥伴,公司期待你的成長,而且肯定你這個人。」

資訊的收集與傳達並非人與人溝通的目的。在溝通之前,必須先去肯定並努力了解對方,這種方式的彼此交流才是溝通的目的。

本文摘自《好主管一定要懂的2×3教練法則》一書

 

 

 

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