你會嗎?職場新人容易回答「沒問題」 實際情況卻是這樣

你會嗎?職場新人容易回答「沒問題」 實際情況卻是這樣

TVBS新聞網 2024-07-11 22:42

有不少的職場新人在面對主管問答,或者回報任務進度的時間,常常因為緊張或者準備不足,下意識回答出不妥的答案,像是「應該沒問題」或者「可能會答應」,這類不確定的答案,往往造成主管得花上三倍時間理解。專家建議再回報的時候專注度要提高,想過再講,避免不確實的回報,導致整體公司效率降低。

企業主管vs.上班族員工:「最近的進度就是回報一下,目前大概做到3187的級數。」

來回確認最新工作進度,身為上班族的蘇小姐,平常的工作多元,必須時常跟各部門主管,回報自己的工作進度,為了要確實回報,在應答上都得做足準備,蘇小姐表示職場上不少新人,其實很常常下意識做出回答,但往往會讓主管第一時間比較難以掌握。

上班族蘇怡萱:「大家可能都會回答自己主觀認為的東西,但是老闆可能想要聽到的是一個客觀的事實,他想知道是一個過程,而不是你自己想說的一個結論這樣。」

很多職場新鮮人在面對主管詢問進度或者驗收成果時,往往因為緊張或者怕準備不足,抑或是執行工作遇到困難,常常會下意識的回答,常見的回應像是「應該沒問題」,或者是「似乎」、「好像」這種不確定用語。日本學家分析,這些回答是人類大腦為了方便,擅自替換了真實答案,這樣的新人說話無法區分意見跟事實,要透過他的話來了解實際進度,恐怕得花上平常的三倍時間。

上班族蘇怡萱:「比較常聽到的回答就是說,我差不多做到哪裡了,還有什麼我還沒完成,但是我預計我可能會在,什麼時候完成它這樣,不想要講得好像自己,什麼事都沒有做的感覺,就會想說那我先把我的進度,好像講得有點模稜兩可,讓主管覺得噢我可能有做到這樣,但實際上可以跟他預想的,我預想的跟他預想的,可能就完成不一樣。」

企業主管陳彥霖:「聽原因我就會知道是哪一點,所以你要試著用問答式,引導是去幫他提醒他,去引導出你要的答案這樣。」

模糊的回應讓主管掌握度下降,日本專家在自己的著作當中點出幾個案例,表示過去曾有主管帶員工,一起赴約談生意,途中先離席,隔天詢問員工客戶是否要委託公司作業,該名員工回答「我想應該沒問題」,但主管進一步詢問,卻發現客戶其實還沒有答應,在金額跟服務內容都還有疑問,其實稱不上是委託已經沒問題的情況,來回確認就已經花費不少時間。

企業主管陳彥霖:「聽起來就是應該什麼的,在主管心裡就會覺得,我要知道清楚的狀況,或是他會問你很多問題,可是都沒有真的結果,我們很常聽到一句話說,請你來是幫公司解決問題的,但他們常常會帶,可能三到五個甚至更多問題,一個一個跟你請示,反而你得花更多時間去確認,其實你剛剛跟客戶開個那個會,重點到底是什麼,你得花一些時間去疏理,去幫他疏理去帶著他。」

該如何避免大腦下意識回答,造成工作進度回報出錯,專家分析第一點,員工必須習慣想過再回答,不要輕易脫口而出不確定的答案,第二是專注力,對任務回報需要細心專注,減少第一時間因緊張害怕責備,脫口而出的敷衍話語,第三則是具體點出對方需求,簡單扼要的方式,讓主管掌握到可以改善的地方,來回確認的時間相對可以減少許多。

人力銀行發言人黃若薇:「主管跟老闆獲得這些資訊,他們也要去做下一步的判斷,所以當我們遇到有些事情,真的不知道說這些事情的把握是多少,他到底會不會成的時候,通常我會建議大家用一個方式,就是你可以說,這個案子大概對方有九成是確定的,但是他們還是要等下個禮拜二,等到老闆確認好今年度的預算之後,才能給我們做最終的回覆,所以目前大概是有九成的確定度,那通常我們這樣講,那老闆就知道老闆跟主管,就會想說大概有九成,真的要確定就要到下禮拜二,這樣子的話他們才知道下一步怎麼做。」

職場回應看似簡單,應對上卻藏有不少學問,隨意應付主管交差了事,恐怕雙方都得花上更多時間,得不償失。

 

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