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使工作得心應手的「四個技巧」|為什麼老闆不喜歡努力工作的員工

易富文化
使工作得心應手的「四個技巧」|為什麼老闆不喜歡努力工作的員工

【前言】

  使工作得心應手的「四個技巧」


  本書是要對讀者傳授大幅提高工作效率和品質的方法。

  希望大家能夠透過本書,學習到對所有商務專業人士而言十分必要的「傾聽」、「表達」、「安排工作」和「行動」等四個技巧。

  (1)正確無誤地「傾聽」他人說話,或是探聽出對方的含義。

  (2)清楚地「表達」自己的想法。

  (3)有計畫地「安排工作」。

  (4)使別人樂意展開「行動」。

  這四個技巧本身沒有什麼特別之處,卻是每一種職業都必須具備的技巧,99% 的工作若缺少這些技巧便無法進行下去。

  「咦?這些我每天都在做,不用你說我也知道……」我想有些人會這麼認為,那麼,請容我提出一個問題。

  「當別人說話時,你會耐心地聽完嗎?你會簡潔扼要地表達自己的想法嗎?你有計畫地安排工作嗎?」

  這畢竟只是其中一例,然而像這樣被視為「理所當然」的事情是否很多,結果就會有極大的差異。

  能幹的人毫無例外正在做的事情=「把工作做到好」

  我多年來任職於外資顧問公司,曾參與超過數十個大大小小的顧問專案,現在則不分業界,從事IT 領域的業務改善顧問工作。

  「針對龐大的工作量,如何有效率且不失品質地處理?」這就是我多年來的課題。我參考在工作上接觸到的優秀商務專業人士的工作態度,歸納出來的答案是「細分工作項目之後,再套用工作鐵則」。總之,就是下列兩點:

  (1)將工作適當地細分成幾個項目。

  (2)細分之後,聚焦於必須做的事情,並有效率地執行。

  細分的項目就是先前介紹的「傾聽」、「表達」、「安排工作」及「行動」等四項。例如,如果要詢問對方的意見,就要注意「傾聽」,如果想要協調召開會議,就要致力於「安排工作」。

  而「做到好」的決心,正是「能幹的人」與「表現不佳的人」決定性的不同之處。無法「做到好」的人,往往混淆了工作的目的以及必須做的事情,所以儘管一直很努力工作,卻沒有得到成果,以致於經常會有「吃力不討好」的感覺。

  掌握了「四個技巧」和「做到好」這兩大重點的你,能夠感受到工作的品質和速度大幅地提高了吧?好了,我們就逐頁展開這兩大重點的探討吧!

---本文摘自《為什麼老闆不喜歡努力工作的員工:用20%的時間,完成80%的工作》一書,易富文化出版

 

為什麼老闆不喜歡努力工作的員工?


  真實案例:
  佐野亮太工作非常認真,只要老闆沒下班,他一定留在公司繼續努力工作,常常都是最後一個離開公司,感覺總是有做不完的工作,而亮太也因此常常擔誤了吃飯時間,導致精神狀況不太好,和同事之間的關係也因此日漸疏離。

  後藤達也每天幾乎都準時上下班,但公司交付的任務他都輕輕鬆鬆的完成。剛開始時老闆覺得達也似乎不太專注在工作上,但久而久之,老闆發現他工作效率奇 佳,而且交辦的任務做得又好、又快、精準,甚至增加工作量時,達也也能無怨言的如期完成,行有餘力時也積極參加公司的各種活動及培訓,建立良好的人際關係 及職場競爭力。

  今年,公司有一個主管職缺,老闆最後決定找兩個人來談談,結果老闆發現達也不僅把增加的工作當成是一種挑戰,也很享受工作帶來的成就感;反觀亮太,似乎已心有餘而力不足。最後達也順利升職加薪,而亮太依舊每天不停加班往過勞死之路邁進。

  經由以上的案例可以發現,
  老闆並不喜歡只會努力工作的員工,
  「不只要努力,更要有效率」!
  「工作效率」才是首要的考量。
  謀定而後動!
  別急著工作!先做「工作分類」吧!
  用20%的時間,完成80%的工作!

  《為什麼老闆不喜歡努力工作的員工:
  用20%的時間,完成80%的工作》
  教你不管是龐大的工作,還是困難的工作,
  先依照本書技巧「細分」工作項目,再套用「鐵則」的話,
  工作速度UP、工作品質UP、工作動力UP
  企劃書、報告書寫來得心應手!
  洽商、會議的生產效率大提升!
  迅速獲得上司及主管一致正面評價的肯定!

  ■超詳細全圖解!數百張「插圖」與「表格」的歸納整理─《為什麼老闆不喜歡努力工作的員工:用20%的時間,完成80%的工作》讓工作變得簡單有效率了!

  ■成功者都在用卻不說的「4大工作技巧」與「3項工作鐵則」
  如何有效率且不失品質地處理龐大的工作量?

  ★成功者不可或缺的─3項工作鐵則
  1.認清工作的目的
  2.瞭解工作的內容
  3.思考提高工作效率的順序

  ★提升績效的不二法則─4大工作技巧
  1.正確無誤地「傾聽」他人說話
  2.清楚地「傳達」訊息
  3.有效率地「安排工作」
  4.鼓勵別人展開「行動」

  ■史上最強的工作整理術-只要用對方法,就是比別人更有效率!

  3大簡化工具──

  [邏輯樹狀圖]目標置頂點,將工作要素一一拆解

  [MECE法]不重複不遺漏的將工作分類

  [IPO法]思考作業內容和順序的方法

  40個提升效能的工作訣竅──

  [12個提升「傾聽技巧」的訣竅]耐心聽對方把話說完;養成用英文收集資訊的習慣;明確區分問題、課題和風險;注意說話的時機……

  [10個提升「表達技巧」的訣竅]將傳達的內容細分和簡化;具體的進行確認以免認知錯誤;電子郵件只以主旨傳送……

  [6個提升「安排工作效率」的訣竅]工作需要時間假設2倍;理解工作的本質,創造附加成果;資料請人幫忙審查要點;重複的工作就例行公式化……

  [12個提升「行動效能」的訣竅]創造出容易提出意見的氛圍;讓對方發表言論,使他有當事者意識;會議記錄以議題為單位做整理……

  23種正確工作態度──

  [提升工作的附加價值]不要說辦不到;不是記住所有資料,而是記住重點;參加會議前,思考與會的意義……

  [提高與周遭的協調性]沒有藉口,開會就是不要遲到;上下班時要打招呼……

  [培養抗壓性]經常思考接下來該怎麼做……

  [支持自我成長]選出榜樣,學習他的優點……

  ■職場菜鳥的武功秘笈、專業經理人的進修寶典!
  1.學會「3項鐵則」→2.搭配「4大技巧」→3.績效大成長!

  專業經理人這樣做──
  Step1.先掌握工作全貌→將該做的事情依程序具體落實
  Step2.細分工作內容及項目→依段落磨合,以自己和他人的成功經驗→套用工作鐵則→速度、品質、動力UP!UP!
  Step3.專注眼前工作,仍不時再次回頭認清工作目的,不會偏離軌道

 

作者簡介

日本第一的企業培訓大師│吉澤準特(Yoshizawa Juntoku)


  任職於外資顧問公司。

  擔任日本分公司的領導者,在專業領域中,從業務到企業體制,所經手的顧問範圍十分廣泛。身為一名專案經理,經常協助數百億日圓規模的企業進行營運改善,或是協助企業推動組織改革及人才培訓。擁有資訊科技服務管理(ITSM)的國際標準──ITIL證照。

  由於業務範圍十分廣泛,所以和企業組織的負責人、中間管理階層、工作現場的負責人等等,以所有階層為對象的溝通與談判的經驗相當豐富。

  因為曾經擔任公司內部新進員工教育訓練的負責人,所以對新進員工的培訓方法也十分熟悉。因此便以從新進員工到資深員工的人才培訓經驗為基礎,誕生了以本書「四個技巧」(「傾聽」、「表達」、「安排工作」、「行動」)為核心的工作整理術。

  著有《掌握架構指南》、《掌握商業思維指南》(暫譯,均由日本效率協會管理中心出版)、《最新會議管理的基本與實踐完全指南》(暫譯,由秀和系統出版)。

前言

CHAPTER 0 「能幹的人」和「表現不佳的人」唯一的不同點
雖然一直很努力,卻「吃力不討好」的人
獲得肯定之人「就是這點」與眾不同

CHAPTER 1 首先,牢記「工作鐵則」
三項鐵則是一切工作的基礎
概觀情況,「認清工作的目的」
進行探索,「瞭解工作的內容」
不斷思索,「提高效率的順序」

CHAPTER 2 工作分成「四個技巧」,便能順利完成
所有的工作均可劃分成四個技巧
正確無誤地「傾聽」他人說話
清楚地「表達」訊息
有效率地「安排工作」
鼓勵別人展開「行動」

CHAPTER 3 提升「傾聽」的技巧
提升「傾聽」技巧的架構和12個訣竅
殺手級架構:主動聆聽(active listening)
①無條件地接受對方所說的話
②運用點頭、複述、換句話說
③避免誘導式詢問

「傾聽」的12個訣竅
[基本態度]
耐心地聽對方把話說完
經常隨身攜帶紙筆

[探聽訊息的方法]
自己有了答案之後再提問
正面地回答對方的問題
將對方的主張分成理由和結果
養成用英文收集資訊的習慣
善用國外的資訊

[彙整訊息的方法]
獲得的資訊分為事實和推測
訊息分為合乎邏輯的考察和主觀的感想
明確區分問題、課題和風險

[傾聽的時機]
注意說話的時機
正確使用電話、電子郵件和聊天室

CHAPTER 4 提升「表達」的技巧
提升「表達」技巧的架構和10個訣竅
殺手級架構:PAC思考
①共有最終的目的
②意識到「前提、假設條件、結論」這三個要素
③結論是與前提整組呈現

「表達」的10個訣竅
[基本態度]
傳達的內容細分和簡化
用電子郵件進一步傳達內容
整理改善目標和限制條件

[傳達訊息的方法]
先叫出對方名字之後再傳達想法
清楚呈現每個選項的不同之處
具體地進行確認以避免「認知錯誤」

[製作資料的方法]
口頭說明時製作最低必要限度的資料
製作PowerPoint資料時要思考重要特性
電子郵件只以主旨傳送
工作的晤談要留下紀錄

CHAPTER 5 提升「安排工作」的技巧
提升「安排工作」技巧的架構和6個訣竅
殺手級架構:GTD
①將所有的工作分解成「個別的工作」
②他人拜託但不花時間的工作立刻處理
③決定工作的處理順序
④善用類比和數位

「安排工作」的6個訣竅
[基本態度]
ToDoList要每天更新
工作所需時間要假設兩倍的時間
理解工作的本質,創造附加成果

[工作效率化]
資料請人幫忙審查要點
調查10分鐘,不行的話,再問別人
重複的工作就例行公式化

CHAPTER 6 提升「行動」的技巧
提升使他人展開「行動」技巧的架構和12個訣竅
殺手級架構:BATNA/ZOPA
①確認反對意見,事先建立對策
②探索對方可能接受的妥協點
③投出高球,觀察對方的態度

使他人「展開行動」的12個訣竅
[基本態度]
決定會議的目的和目標之後再開始
不讓會議在做出模稜兩可的決定下結束
創造出容易提出意見的氛圍
站在上司的角度思考應該做的事情

[進行討論的方式]
委派工作時,傳達委派的內容和期待
以對方的意見為基礎,探索妥協方案
讓對方發表結論,使他有當事者意識
不讓會議離題
配合對方,身段柔軟地應對
─務實導向/低風險導向
─拘泥導向/協調導向

[製作會議記錄的方法]
會議記錄在當天就要完成
會議記錄要寫得清楚易懂
會議記錄以議題為單位做整理

CHAPTER 7 不斷地提升專業能力
專業人士的基本態度

不斷地提升專業能力的23種態度
[提高工作的附加價值]
不要說「辦不到」
不管從事什麼工作,都要抱持學習的態度
並非記住所有資料,而是記住要點
優先背下重要的數字
參加會議前,思考與會的意義
率先接受尚未確定負責人的課題
就算沒有根據,也要很有自信地說明
一旦委派工作,就不再干預

[提高與周遭的協調性]
沒有藉口,開會就是不要遲到
上下班時要打招呼
說話時要看著對方
交談時的措詞不要讓人感到不快
留意態度和肢體表現,不要讓人感到不快
積極地傾聽團隊成員的煩惱
除了工作以外,也嘗試聊聊其他話題
在稱讚對方時,要明確說明理由
跟上司建立良好的關係

[培養抗壓性]
以正向的態度突破問題的瓶頸
經常思考「接下來該怎麼做」

[支持自我成長]
贏在起跑點
選出榜樣,學習他的優點
擁有團隊外的導師
尋求職場以外的人際互動

CHAPTER 8 思索職涯成長
意識到自己不足的部分
新進員工時期的模範形象
中生代員工時期的模範形象
資深員工時期的模範形象

 

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