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你說的話,總是被誤解,為什麼?|《結論說得漂亮,說服力100%》

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你說的話,總是被誤解,為什麼?|《結論說得漂亮,說服力100%》

無論在職場或家庭,我們都想和周遭的親友或同事們心靈相通,維持良好的人際關係。然而對許多人來說並不是一件容易的事。為什麼身邊的人無法理解自己呢?為什麼自己所說的話或所做的事,會被旁人誤解呢?相信一定有不少讀者如此自問。

所謂的「誤解」就是對事物、詞彙、事實、態度等,做出錯誤的理解或解釋。誤解的原因五花八門,其中最單純的就是「聽錯詞彙」。據說西南戰爭(譯註:由西鄉隆盛率領之叛亂,為日本明治維新期間最後一次內戰)爆發的原因之一,就是聽錯了一個單字。

 

◎知識不足、先入為主,都會讓溝通失誤

「一名隸屬明治政府的警官潛入鹿兒島後,遭到士族逮捕。在拷問下,他表示自己潛入鹿兒島的目的是『視察』,沒想到卻被聽成『刺殺』(譯註:日文中「視察」音同「刺殺」,皆為「しさつ」),士族便誤以為政府打算暗殺西鄉隆盛。」不論這段軼事是否屬實,但實在是個引人發噱的誤解。有些誤解則肇因於聽者自己先入為主的觀念。我曾遇過有人真的將「加齡臭」誤以為是「咖哩臭」(譯註:「加齡臭」即俗稱的「老人臭」;日文中「加齡」音同「咖哩」,皆為「かれい」)。

有時「不知道」該詞彙或事實,也是造成誤解的因素。有位專門利用藥物侵蝕紅酒杯表面、在酒杯上施以裝飾的玻璃工藝名家,每次在各種公開場合中提到「蝕刻(etching)真是美妙呀」時,在場的學生都會不停竊笑。這位名家告訴我,他終於明白為什麼了—因為學生並不具備玻璃蝕刻工藝技巧「etching的相關知識,因此想到別的地方去了吧。像上述這些聽錯、先入為主、知識不足等,問題都是出在聽者的誤解。另一方面,也有不少肇因於說話者的誤解。例如:

 

‧ 說話時措辭不明確。

‧ 使用抽象的表達方式。

‧ 自認為彼此有默契。

‧ 大量使用模糊的措辭,為自己預留退路。

‧ 太顧慮對方的立場,說話有始無終。

‧ 拍對方馬屁。

‧ 先認可對方的話,隨即又反駁對方。

‧ 先慰勞對方,隨即又責罵對方。

 

這些都是有關說話者態度的因素,而且全都可能成為被誤解的原因。

 

◎有聽沒有懂?原來是「說話順序」出問題

引發誤解的原因,除了說話者的態度外還有許多因素。事實上,若是說話方式的「結構」出問題,更會讓自己想傳達的意思被對方誤解。所謂說話方式的結構,就是「說話的順序」。

我們一般說話都是按照「時間順序」,也就是事情發生的先後順序。小說、相聲等故事,基本上都是按照時間順序來敘述的。因此,按照時間順序進行的說話方式,也可稱為「故事型」。電影或電視劇等的故事,也大都是以故事型的方式演出。我們從小學習的寫作基本方式「起承轉合」,也是「時間順序」的架構。「故事型」是最自然的說話方式。但是這種說話方式其實很容易引起他人誤解。在第一部「倒金字塔說話養成術」中將會透過舉例詳細說明。

 

◎從「重點」開始說,傳達訊息更聚焦

為了避免被誤會,我們不能按照事情發生的順序敘述;從重點開始敘述,才是最佳的說話方式。換言之,只要把平常依照「時間順序」的說話方式,改為依照「重要程度順序」的說話方式,就能大幅減少誤解的產生。

依照重要程度順序的說話方式,也可稱為「倒金字塔」。一百多年前,美國就出現一種依照重要程度順序撰寫新聞報導的模式。這是一種劃時代的文章結構,在首段先闡明該則新聞的概要,讓讀者更容易理解詳細的內容。這種文章結構被稱為倒金字塔,現在包括日本在內的世界各國,都視之為報導文體的標準。

其後,仿照這種文章結構、依重要程度順序來敘述的說話方式,也被稱為倒金字塔。

倒金字塔的文章結構中,其實隱藏著許多工夫。為了避免誤解產生,倒金字塔結構裡設有重重關卡。本書也會針對這一點詳細地說明。

各位聽過「媒體訓練」嗎?用一句話簡單解釋,就是「面對媒體專用的說話方式訓練」。在日本,許多企業都在進行這樣的訓練,做為危機管理媒體記者會(也就是道歉記者會)的演習。筆者在這十七年來,已針對三千五百多位企業及團體的經營者、主管、公關部門人員、政府高官、財政界的高層等,進行媒體訓練、簡報訓練、商務談話訓練等。在媒體訓練中,最重要的就是透過訓練學會不被誤解的說話方式。媒體訓練的關鍵,正是訓練倒金字塔的說話方式。

 

◎簡報、會議、面試,用「倒金字塔」說話就沒問題

訓練說話方式的過程中,當然也包括回答方式的訓練。在這裡可以學到如何一邊回答記者提出的尖銳問題,同時堅定地闡明自己的主張。而祕訣其實就是活用「倒金字塔」明快地闡述自己的主張,不會被誤會的回答方法,將在本書的第二部中詳述。

所謂的「網路霸凌」,就是眾多網友針對某人在部落格或推特上的發文,大舉留下責怪、誹謗、中傷等留言,使該發言者面對輿論圍剿的情況。光是這幾年,就有數不清的經營者和政治家因為不當發言被媒體過度報導,而導致公司倒閉,或是因為失言丟掉官位。

在大眾媒體面前引起網路霸凌的,幾乎都是公眾人物,但是在社群媒體上,每個人都有可能成為論戰的受害者。截至二○一二年為止,光是推特,在日本的帳號數量就有約三千萬個。根據日本總務省的調查,目前日本國內定期更新的部落格,總共有約三百萬個;而到二○一一年為止,共有約兩千七百萬人擁有部落格。

避免不當發言及失言的媒體訓練,是專門針對「回答方式」所特別設計的訓練。因為毫無準備就回答記者的提問,或是被記者誘導而脫口而出的言詞,經常會被媒體報導為不當發言。本書提供的技巧相信對於避免在社群媒體中引發網路霸凌,也一定非常有幫助。

「倒金字塔」是一種對於經常在人前說話的商務人士特別有益的說話技巧。而這些相關知識,負責在網路上應對顧客的公關部門人員亦可應用;正準備接受求職面試的學生們,必定也能有所收穫。另外,我也衷心期盼,因為不明白自己所說的話為何無法明瞭地傳達、為什麼老是被誤解而煩惱的讀者們,這本書能助你一臂之力,讓的實力能夠充分發揮,為自己的人生開創更多可能性,將令我感到無上的喜悅。

---本文摘自《結論說得漂亮,說服力100%:38個不被誤解的說話技巧,活用「倒金字塔說話術」人際溝通無往不利!》一書,核果文化

 

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