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賈伯斯寄來的Email,絕不說「嗨」--- 回電子郵件,短而簡潔,絕不囉嗦|《我跟賈伯斯學到的40堂超強工作術》

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賈伯斯寄來的Email,絕不說「嗨」--- 回電子郵件,短而簡潔,絕不囉嗦|《我跟賈伯斯學到的40堂超強工作術》

外商公司只把郵件當作工作上的傳達工具,而不是連絡感情的溝通管道。作者曾收過賈伯斯寄來的電子郵件,只有一個標點符號:「?」。然而「沒有回信」,就表示「接受了」,這就是跨國公司之間的工作郵件。

《我跟賈伯斯學到的40堂超強工作術》

◎賈伯斯寄來的Email,絕不說「嗨」
 
我曾收過國外寄來的電子郵件,內容只有一句話,或甚至只有一個標點符號:「?」。起因是有一天,某個來自美國的觀光客,到東京時碰巧看到7-Eleven內販賣的iTunes卡,便拍照後傳給蘋果客服:「日本在這種地方賣iTunes卡,這樣好嗎?」賈伯斯收到這條訊息後,立刻傳送電子郵件給COO庫克,並夾帶這張照片。郵件內容只有短短一句話:「這是什麼?」。庫克則直接將這封信轉寄給我,連一句話都沒多寫。平常他們寫的郵件就很短,但很少會傳無言的郵件。每當他們會傳來只有一個符號「?」的郵件時,我 都會緊張到冒冷汗。
 
收到庫克轉寄的信後,我立即向所有日本蘋果的員工下令:「把所有正確且正面的7-Eleven資料找出來!」所幸,我在一份「日本人最常回頭的店家排行榜」中,發現7-Eleven的受歡迎程度,僅次於東京迪士尼樂園,位居第二。
 
我在這份排行榜的資料上加了三句說明後,就將郵件回傳。點選傳送鍵時,我真的是抱著「聽天由命」的心情,不由得閉上了眼睛──這是在我收到「無言郵件」的十分鐘之後。
 
如果不接受這個答案,他們會直接回覆只有「NO」的郵件來。然而,在過了二十四小時後,我都沒有收到回信。以一般人的角度來看,一定會緊張地覺得:「對方該不會無法接受吧?」、「難道還在生氣嗎?」但其實「沒有回信」,就表示「他們接受了」──這就是跨國公司之間的工作郵件。

◎信件只要傳達「正確訊息」,不用話家常
 
我認為大家還是必須了解,仰賴郵件和國外進行溝通,很難有所進展。人人必須具備足以面對面溝通、傾聽對方要求的能力才行。有些人或許認為,用郵件便足以代表 溝通,像是立刻回信具有的獨特意義、開會後回信道謝是一種禮節,又或是為了完整表達自己的想法,寫了非常長的郵件……等等。
 
這些方式並沒有錯,可是在未來全球化的職場上,以上郵件代表的溝通意義並不是通則;相反的,郵件內容很長的人,甚至會被認為思考整合力不足。

我在蘋果工作時,每當要寄信給賈伯斯的時候,都會儘量在三行內解決。以某些人的角度來看,這種直接的表達方式太過無禮,郵件內容拐彎抹角、長篇大論,通常是為了怕讓對方不悅、考量到對方的心情。
 
但這在以「訊息正確」為重、盛行簡報文化的歐美人士眼裡,非常匪夷所思。他們認為又臭又長的郵件只不過是藉口,郵件內容長,就是歷練和工作能力還不夠的證據。
 
◎郵件內容簡明,代表你思考過了
 
簡短的郵件內容,就代表了自己反覆思考後的結果,「我希望你們能做~,因為……」「我想做~,因為……」「我希望你能理解,如果不行的話……」把自己想說的話和希望對方做的事去蕪存菁,清楚的寫出一至二項重點。
 
郵件內容會愈寫愈長,就是因為沒有思考過想說的話,必須重新審視表達的重點順序。這對於習慣開頭問候、結尾話家常的人來說,聽起來似乎非常無禮,但這種溝通方式才是未來所必須的。
 
某位連鎖企業的英國CEO曾經說過,日本人寫的郵件內容總是詞不達意,光會用一大堆「Thank you」或是「I’m sorry」,但根本搞不清楚他們到底想表達什麼。在和國際接軌時,一堆藉口絕對行不通,郵件的內容一定要簡明易懂。
 

---本文摘自《我跟賈伯斯學到的40堂超強工作術:IBM、甲骨文、蘋果電腦,明星外商公司的全球化職場學》一書,核果文化

 

賈伯斯寄出的mail,絕不說嗨,為什麼?
學會日本蘋果社長的40個外商工作心得,
跨國頂尖企業都要你!
 

◎本書作者與全球商界龍頭老大賈伯斯、庫克,共事多年的工作心得全收錄

◎首次公開,蘋果電腦在日本市場復活內幕
  

本書作者山元賢治是唯一經歷過「蘋果復活」內幕的日籍高層主管,賈伯斯請獵人頭公司等了兩年才高薪挖角成功,聘其擔任日本蘋果公司CEO,一個東方 人,與美國主管工作三十年,他體悟到什麼?觀察到什麼?這本書正是他將自己在外商工作心得的精采收錄,學會「改變世界」的工作技巧,就能在全球職場中,找 到一套生存的方法。

◎這些頂尖商界老大,都有以下幾個共同特質:

(一)非常喜歡問:「為什麼?」

領導者都有一顆「超級好奇心」。賈伯斯質問我:為什麼蘋果在日本賣不好?他會接二連三丟出問題:「我聽說日本人對很多東西都膩了,為什麼會膩呢?」、 「為什麼電腦會在日本家電量販店賣得那麼好?」、「為什麼蘋果在東京以外的地方賣不好?」、「我應該先問東京和地方有什麼不同?」賈伯斯問問題的速度非常 快,而且一旦開始問問題,他臉上的迷人笑容便立刻消失,表情變得越來越嚴肅;他具有超乎常人、強烈的「超級好奇心」。別小看這股強烈的不滿與好奇心,想要 維持頂尖,就要不斷找自己的麻煩。

(二)做決定,飛快。

就算是錯誤的決策,也比猶豫不決好。作者曾經向賈伯斯說明電子錢包功能的方便性,不過賈伯斯卻只思考了短短的二‧五秒後,就推翻這建議,他說:「美國 不需要電子錢包的功能。下一個議題是什麼?」國際企業必須靠領導者在瞬間判斷訊息有用與否,這就是跟上今後世界變化的速度。這種快速的決斷,不僅能遏止傷 害,也能抓緊任何一個機會。想在今後全球化的商場中生存,就必須習慣這種速度。這也是為什麼每個員工都必須把自己當成「唯一負責人」,養成「靠自己決定」 的習慣。

(三)沒有一個領導者是夜貓子

作者與頂尖跨國企業主管共事多年經驗,他在書中很明白地說:沒有領導者是夜貓子。有幾次在外地舉行、必須過夜的戰略會議議程時,作者與庫克同住一間飯 店。他每天早上都會去健身房運動,一大早就開始跑步、騎腳踏車和舉啞鈴。只要是蘋果幹部集訓時,早上的健身房總是客滿。他們喜歡運動後流了滿身汗,並在沖 完澡後,出席早上的會議。這樣的生活和工作方式,讓人覺得神清氣爽。在早上集中思考,就可以備戰狀態迎接一整天。雖然看起來沒做什麼大事,但積少成多後, 會逐漸和他人拉開距離,成為自己的優勢。

(四)驚人的專注力

賈伯斯思考決策時的專注力非常驚人,當Mac的新系列上市之前,他正苦於決定機身要用哪一種銀色。當開會的休息空檔,員工們通常會離開會議室,在外頭 閒聊,而在一片嘈雜的人聲中,賈伯斯和庫克兩人站在窗邊,仔細看著三種銀色在自然光下的模樣,並且不停地議論著哪一種顏色才適合Mac;他們專注在討論 中,完全不受週遭的吵雜所影響。IBM和甲骨文都一樣,優秀的工作者會摒除一切雜念,直搗問題的核心。

(五)回電子郵件,短而簡潔,絕不囉嗦

外商公司只把郵件當作工作上的傳達工具,而不是連絡感情的溝通管道。作者曾收過賈伯斯寄來的電子郵件,只有一個標點符號:「?」。然而「沒有回信」,就表示「接受了」,這就是跨國公司之間的工作郵件。

◎增加全球競爭力,你得先丟掉這些過時的觀念

×錯誤觀念1:英文一定要好,多益分數越高越吃香。
→若與人溝通能力不足、欠缺處理事情的能力,就算分數再高也沒用。

×錯誤觀念2:多用e-mail聯繫,留下解決問題的實證。
→用郵件說明或溝通,若無法一兩句話就說到重點,寫愈長,只顯出藉口愈多、能力愈差。

×錯誤觀念3:為了讓工作順利,最好不要樹立敵人。
→靠著八面玲瓏建立起的淺薄關係,無法凸顯自己的能力,充其量只能當個「好人」。

×錯誤觀念4:為了四十歲以後的好日子,年輕時辛苦一點。
→健康的身體,才有辦法長期應戰;愈是忙碌,愈該注意飲食與作息。

×錯誤觀念5:盡可能表現最完美的一面,爭取出頭的機會。
→過度完美的人難相處,讓人看見無傷大雅的小缺點,增加人性化的親和力。

本書特色

★前蘋果日本分公司社長,首度公開在外商三十年的工作歷練。
★透過親身實例說明,打破舊觀念迷思,為正確的國際觀做準備。
★分析與賈伯斯、庫克、柳井正……等跨國頂尖企業領導者第一手共事經驗。

 

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