你的辦公桌上是什麼樣子？還沒看的檔案、寫到一半的報告疊到隨時要塌下來？吃一半的便當、拆封的零食、用過的衛生紙堆得看不見桌面？還是隔板、螢幕貼了幾十張五顏六色，寫滿待辦事項的便利貼？
這樣的工作環境，彷彿隨時在眼前叨念著「快快快！來不及了！還有一堆事情沒做完！」真是讓人想放鬆都難。
更麻煩的是，有醫學論文指出，這種「絕對必須與義務的感覺，沒完沒了的一堆待辦事項。」是精神官能症患者的共同感受，甚至會煩出高血壓和胃潰瘍來，嚴重影響身心健康。
因此，要解除「看似永遠做不完的工作」的憂慮，最好的方法便是──當場解決問題，別累積成待辦事項。
將工作分散處理，成效更好
《早上3小時完成一天工作》指出，時間管理的最大敵人就是「改天再做」。
如果收到文件資料時，總是想「改天再處理」，然後順手放在桌子一角，久而久之，文件就會堆成一座小山。從堆積如山的文件中尋找資料，不但耗費體力，心情也會愈找愈煩躁。
優衣庫（Uniqlo）創意指導佐藤可士和，就曾在同事堆滿資料的桌面上找了4小時的照片，最後卻發現照片在印刷廠的慘劇；創業後，他的桌面便只放5樣東西：電腦螢幕、鍵盤、滑鼠、喇叭和電話，桌面上只保留當下正在處理的事情。如此一來，不僅避免資料遺失的風險，環境清爽了，心情也會跟著放輕鬆。
生產精密馬達的日本電產社長永守重信，也是「一日決算主義」的貫徹者，絕不把今天可以解決的事情拖到明天，「今天的事情不解決，明天可能有急件要當下決定，反而會因為惦記未完成的事而影響決策的品質。」
前統一超商總經理徐重仁也說，拜科技發展帶來電子化之賜，祕書傳送的訊息，他能馬上回覆，即使在通勤中，也能批改公文，「如果累積工作，一件事要花幾個小時才做得完；但若能將工作分散，處理起來比較輕鬆，成效反而更好。」
所以，對於簡單、不需深思熟慮的事，別想太多，「現在」立即就去做──3分鐘可以寫完的e-mail，「現在就回」；跟客戶約見面談下半年合約時，要說「下周一中午12點好嗎？」事情一來就馬上處理，就不會被待辦事項追著跑了。
迅速處理瑣事，避免不耐煩
有時候，被主管要求做與工作沒有直接相關的瑣事時，心裡多少會覺得不耐煩，想拒絕又開不了口。
這時候，如果硬要壓抑憤怒，強迫自己開心接受這些瑣事的話，就像伸手到渾濁的池塘裡把污泥往下按，污泥反而會上下翻滾得更厲害。
大賣150萬冊的韓國暢銷書《停下來，才能看見》作者慧敏法師提醒，這時候，請靜靜感受內心的情緒起伏，不要隨意地發脾氣，也別自怨自艾；因為，愈不耐煩，愈會放大不開心的感受。不如直接辦好上司吩咐的雜事，讓完成工作的成就感輕輕沖走負面感受吧！
失火危機中當機立斷，兩周內恢復產能
新普科技是全球最大筆記型電腦電池製造商。它在8年間站上世界第一，歷經2007年自家工廠失火、2008年供應商接連發生火災，電池一度大缺貨，但每次都能安穩度過危機。為什麼？
「速度！」新普科技董事長宋福祥的回答簡潔有力。他做事當機立斷，「小事一、兩分鐘決定，大事一、兩天決定」，他也不愛開會、寫e-mail，有事直接打電話，幾分鐘就討論底定。所以，他的桌上乾淨整齊，絕對不堆積公文；同仁有事請教，他一定當下回答，最遲也會在第二天回覆並解釋原因，「這樣就不會所有事情都卡在我身上。」
2007年8月，新普科技江蘇常熟廠發生大火，當時正在現場的宋福祥，立刻發揮快速決策的特質：第一天，撤出所有同仁，找到可以重新建廠的空地；第二天，發布新聞稿，宣布重建計畫；第三天，向客戶提出產能復原方案。
最後，新普科技兩周內便恢復產能，兩個月內工廠重建完工， 2007年當年營收依舊創下新高。
宋福祥
新普科技董事長。1949年生，台北工專（現改制為台北科技大學）工業工程科畢業。曾任職美商安培電子、AST及金士頓（Kingston）亞洲處長。
（ 整理‧撰文 / 陳芳毓，編輯 / 陳清稱，本文取材自《經理人月刊》2013年3月號）
