瑞典首席結構訓練師教你運用「結構力」，只要31天，每天一點小改變，就可以讓你解決工作上的一切麻煩，正確使用待辦清單，從此不忙亂、不心煩、事半功倍。
過去，我曾經在瑞典為三組經理人開課，傳授工作結構化和高效率使用待辦清單的方式。
我說把所有待辦事項全部彙整到同一份清單裡，不用一天的時間就可以完成，當我談到這麼做有多棒時，有位經理說：「可是這樣做完全不合理啊！那麼長的清單，上面都是要做的事，我光看都快累死了！」
我不得不說，我同意他的意見。但幸運的是，你根本不必看整份清單，就算需要，也只是那麼一兩次而已，你只要把工作事項的結構做好，就不會有這個問題。只要你用適合的方式把任務加以分類，不論何時你只都需要查看相關的組別就夠了。
把待辦事項加以歸類分組，你就不會因為看到那些不必馬上處理的事而分心，更容易集中精力面對當前任務。
你可能在某些時候只想查看某個專案任務。例如：你現在正在火車上，因為車上的網路訊號比預期來得穩定，又或者前來開會的同事說會晚15分鐘到，所以你想趁現在查查看有什麼事要做。
因此你的待辦清單都應該分類。以下幾點就是你在分類時要考慮的：
（圖片來源：https://pixabay.com）
圖說：把待辦事項加以歸類分組，你就不會因為看到那些不必馬上處理的事而分心。這9點是你應該考慮進去的...
- 這項任務是屬於哪個專案？
我們的待辦事項通常是某個專案的一部分，或是某個龐大計畫的一部分，也就是那種我們不認為是專案的複雜工作。如果你希望下一個鐘頭完全專注在某個專案上，適當的分類能讓你只看到單一專案相關的任務組別。
- 這項任務是為誰而做？
這可以幫助你決定，在今天下午的那場會議之前，必須先完成哪些任務。
- 要完成這項任務，你必須到什麼地方去嗎？
各種任務所需的條件都不一樣，也許每個任務都要在不同的地方進行。思考一下每項任務最佳完成地點。
- 要完成該項任務，你需要什麼工具或系統？
可能包括：電腦、電話、上網、商務系統或其他程式和設備。
- 要完成該項任務，你需要做哪些討論？
這會幫助你了解，在下一次開會之前要先準備好什麼資料、該提出哪些問題。
- 完成該項任務需要多少時間？
是5分鐘、15分鐘、或是更久的時間。
- 執行該項任務時，心態上有什麼要求？
你必須全神貫注、提高警覺才能完成的任務，或者是在疲倦、懶散時，也可以做的簡單工作。
- 要完成該項任務，需要什麼環境嗎？
我有一位工作上的熟人把某些任務列為「平靜」。所以她會在早上提早一小時進辦公室來做那些事，因為這時候其他同事都還沒到，可以達到真正平靜。
- 該項任務在什麼時候必須完成？
「截止日期」本身就可以做為一個類別，如果任務都有標示期限，那麼我們可以讓清單只顯示今天到期的任務。
你可以選擇一次只採用一個類別，但同時採用幾個也無妨。比方說，也許你想查看能夠5 分鐘解決的短任務，看看今晚在飛機上可以做些什麼。不過要小心，如果你還不習慣將待辦事項分類，那麼一開始只要選一種方式來分類，以後再視需要慢慢添加。要是一下子設定太多分類，你可能會覺得這種方法既困難又複雜，到時又會走回頭路，用大腦記事情而不是寫下來。
選一種方法來分類
- 選擇一種分類待辦事項的方法。決定你一開始要分成哪些類別？你可以先選擇一些，比方說四、五種類別，以後再視需要添加。
- 只在你唯一的待辦清單上做分類。任務分類必須涵括所有任務，你才能真正領會到分類的意義和好處。
- 完成分類之後，請試著挑出某個種類，查看該類別的任務。你會發現不必同時查看所有任務，也能輕鬆掌握整份清單。
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圖說：把清單分成五種類別，當你挑出一個類別查看待辦任務時，只要花費原本五分之一的時間。
把清單分成五種類別
把清單分成五種類別，當你挑出一個類別查看待辦任務時，只要花費原本五分之一的時間。過去要是每天查看清單五次，每次花費1分鐘的話，一天總共要花費5分鐘，現在經過分類以後全部只要花1分鐘。每天省下4分鐘，一年累積下來大約是17個小時。
獲得這些時間只是好處之一是不用再像過去那樣，常常看著整份清單項目眾多，搞得自己焦躁不安。只要把注意力擺在較單純的任務上，同時知道一切都在掌握之中，這樣的感覺可說是無價之寶。
(本文摘自第一章)
作者簡介：
大衛・史迪宏（David Stiernholm）
瑞典首位結構訓練師，每年指導成千上萬學員，遍及各種企業、政府機關、組織團體及大學教職員工，讓他們在工作和生活上更加順利，提升個人效率。
出版社：今周刊
本文摘自《把結構力變習慣》；未經授權，請勿轉載！
