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不想累死自己,一定要學會把工作變簡單|采實文化

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不想累死自己,一定要學會把工作變簡單|采實文化

不想累死自己,一定要學會把工作變簡單

:丟掉80%的無效人際,工作效率3級跳!

別跟會浪費你時間的人,一起工作。

丟掉80%無效工作,把時間留給自己和家人,才是聰明人!

日本上班族最受歡迎的「超效率工作術」,

只要5分鐘,就能迅速進入工作狀況!

 

本書作者中島孝志是日本知名的「效率專家」,他同時身兼企業顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師等數職。面對多面向的龐雜工作,他30年來從未加班,非但工作從容不迫、迎刃有餘,更在各領域中展現驚人成績,出了超過120本書!他究竟是怎麼辦到的?

 

作者認為,最強的工作術不是學會各種技術,而是磨練思考能力,把工作「簡單化」!能力差的人在工作上頻頻失誤,是因為犯了以下錯誤:

1、來什麼工作、做什麼工作,不懂工作其實也是需要「分類」的。

2、不會活用「數值」和「圖解」,名副其實的資訊傻瓜。

3、不懂卻不想問、不敢問。

4、很努力、很認真,但是太過完美主義,也會誤事。

5、電子信箱裡的通訊錄沒分類、也沒建立稱謂。

6、認為「緊急工作」和「重要工作」的同時出現時,應該先做「緊急工作」。

7、做決定優柔寡斷,就連午餐要吃什麼都會猶豫半天!

 

完美主義、愛拖延、過度努力、當好人…都是讓工作腳步越來越沉重的重擔!能力強的人,會將工作分成「重要」及「不重要」的事,能力差的人不懂得區分輕重緩急,因此工作只會手忙腳亂、沒效率!其實,只要用對方法,上班集中火力只做「重要的事」,簡化思考與行動力,更充實的工作、更成熟的人生,就會在未來等你。

 

★每天都是最後一個下班?請立刻檢視自己的工作內容!

l   工作一天,找東西的次數達3次以上?

l   常常說「時間不夠用?工作做不完?」

l   對工作逆來順受?被主管牽著鼻子走?

l   成天被工作追著跑,到頭來還是白忙一場,沒有什麼成果。

l   平常累得像狗一樣,連周末也要忙工作,有時間時只能睡覺,生活品質極差。

 

◎上班打卡制,下班責任制,準時下班究竟誰說了算?

以上這些,恐怕說中了大多數上班族的心聲。惡劣的工作環境、低效率的工作模式,讓你落入無限循環的「加班地獄」,被繁重的工作壓得喘不過氣,甚至開始質疑:

「為什麼我這麼拚命,還是一無所獲?」

「到底是老闆太難搞、客戶難對付、同事瞎扯淡,還是自己太無能?」

其實,你的忙亂,並不是因為工作做不完,而是因為「找不到重點」,瞎忙一通,又不懂得適當切割,才會讓工作日趨複雜化,時間越來越不夠用!

「加班」並不代表對公司「忠誠」,所以你不必用工時,向公司證明自己的貢獻程度;相對地,超時工作只會讓效率變差,令你又累又沒成就感。

 

◎工作不會自己變少,你得想辦法將工作「變簡單一點」!

能力強的人,都怎麼工作?首先,你要學會「勇敢捨棄」。

你只要:丟掉9樣東西,學會7大職場管理術,工作能力就能逐日提升,進入高效率的工作模式!

 

捨棄1【完美主義】──其實,你不必每一件事都要自己從頭負責到尾,完美主義只會為你的工作招來混亂與停滯!

捨棄2【好人意識】──別再每件事都說「YES!」當好好先生與小姐,你只會有做不完的事!

捨棄3【愛拖延】──為什麼工作量總是越積越多?請隨時告訴自己:工作一到手,就要馬上

完成丟出去!

捨棄4【過度不安】──每次開會老是想著:「大概會被打槍吧、應該會被罵吧!」事情越會發展不順,想太多對工作反而沒幫助,請養成樂觀思考的習慣吧!

捨棄5【缺乏金錢觀】──任何工作都要有「數學基礎」,就算你不會當會計!

捨棄6【太過努力】──別老是一個人扛起全部工作!善用「團隊的力量」,才能成就大事!

捨棄7【急性子】──常常自己單方面會錯意?在慌亂中下結論?有時候做太快,只會做白工。

▲    捨棄8【不要之物】──工作一天,你會找幾次東西呢?物品太多,只會讓工作效率變差,趕

快整理你的辦公桌和抽屜吧!

▲    捨棄9【過去的自己】──一直懷念過去的成功,很蠢!

 

◎掌握7大職場管理術,上班不必流血流汗把命拚!

  「世界競爭力年報」每年對全球49個主要國家的經濟狀況做評比,結果顯示台灣每年工作時數高居全球之冠,而經濟表現卻是倒數第10。可見熬夜加班,非但不能帶來高效率,反而是低生產力的警訊!

  既然工作無法減量,你能做得唯有把工作方式變簡單!所謂的「簡化工作」,並非學會某種放諸四海皆準的「法則」,而是透過磨練思考能力,進而掌握事物的本質,區分孰輕孰重。本書將由「善用時間」、「整理物品」、「經營人際」等7個方面,逐步帶領你找到屬於自己的工作方式,提高工作效率,脫離加班魔咒。

 

1、超【效能】管理術──學會這樣工作,人生煥然一新!

n   只做該做的事:將工作分成:「親自上陣」、「可以委外」、「不做無妨」3類,只第1類工作,其他的要果斷拒絕,別逆來順受!

n   掌握工作全貌:工作前先看「整體」,逆向思考就能找出問題的解決方法,消除錯誤及損失,以最短距離達成最終目的。

n   將工作可視化:根據麥肯錫MECE原則,列出工作清單,接著以「圖解」、「數值」,做出人人都懂的圖表,就能避免遺漏與重複,多繞冤枉路。

 

2、超【時間】管理術──時間一樣多,如何應付雙倍工作?

n   創造時間哲學:對時間管理而言,徹底定義自己的時間哲學是最重要的,其次才是技術。不懂得反問自己:「這件事值得做嗎?」死守時間哲學,別輕易被他人左右。

n   拋棄完美主義:完美主義百害無一利,凡事要先求「有」再求「精」。向老闆報告別兜圈子,簡潔、明快就好。

n   玩樂也有節奏:不必要的應酬會打亂生活,所以絕對不要參加續攤,徹底享受第一攤後,就乖乖回家吧。

 

3、超【工作】管理術──掌握工作小撇步,引爆速度革命

n   切忌照本宣科:能力強的人會想「怎麼做」,而不是「照著做」。提高效率的訣竅,就是找到工作中存在的「法則」,並徹底實踐它。

n   掌握報告技巧:口頭報告只要說重點,廢話、細節主管通通不想聽;書面報告則先寫「結論」,再說明「理由」。此外壞消息絕對不能拖,越壞的消息,越要提早報告。

n   善用電腦程式:無紙化辦公室的現代,活用電腦軟體能讓工作事半功倍。Google Desktop、E-mail通訊錄、相關字詞編輯工具、名片管理程式等都是不可或缺的工作夥伴。

 

4、超【人際管】理術──搞定職場人際關係,從此不再吃悶虧

n   要避免硬碰硬:想和周遭人和平相處,就要適時展現自己的軟弱,並且隨時保有全盤接受的寬宏度量。工作應酬淺則是嚐即止即可,不要勉強自己。

n   遵守每個約定:「約定」就等於「契約」,與客戶有約千萬不能遲到。在職場上換得信賴,比什麼都重要,越是「無關緊要」的約定,越要堅守到底。

n   懂得聰明說不: 不能說「No」的上班族很難有成就,因為他們只是「奴隸」,無法和客戶站在平等立場談判。學會說No的技術,再難纏的客戶都能輕鬆搞定!

 

5、超【思考】管理術──成為「邊思考邊行動」的大器成功者

n   預留緩衝時間:計畫視情況隨時變更,而非按表操課。為了避免取消或延後帶來的風險,可以事先多估1~2成的零用時間,以備不時之需。

n   決定優先順序:決定順序是工作最重要的一部分,一進辦公室就要確認代辦事項,按優先順序逐一列表。當「重要」和「緊急」的工作同時出現時,優先處理重要的工作。

n   果斷作出決定:「做」或「不做」要在3秒內下決定,不要要求完整資訊,最多收集60%的資訊,就得做出決斷。朝令夕改不可恥,懂得變通最重要。

 

6、超【物品】管理術——活用筆記、手帳,會整理就是會工作!

n   工作的斷捨離:必需品混在雜物中,會打亂工作進度。整理就是丟棄,好業務會丟掉名片,只把關係留下來,辦公桌只留電腦、電話、便利貼、月曆,其他通通丟掉吧。

n   高效率筆記術:筆記本左右攤開,左頁紀錄演講內容,右頁則是自由聯想空間,所有想法、靈感、提案、企劃、聯想……,都隨心所欲地寫在這裡。

n   活用手帳月曆:好手帳、月曆,一定能帶來「好效率」。依照自己的工作模式、生活方式,選擇適合自己手帳,或是自製書中介紹的「逆三段式月曆」。

 

7、超【資訊】管理術——訊息這麼多,如何統整、做出正確判斷?

n   多給大腦刺激:接觸資訊的機會越多,吸收力越強,將大量資訊輸入腦袋是成為點子王的秘訣。練習「強制關聯法」,可以幫助你找到靈感。

n   資訊去蕪存菁:一味依賴他人絕對無法看清真相,所有資訊都要親身確認。資訊應該重質不重量,分辨無用的「雜訊」與有用「訊號」,別照單全收。

n   建立專屬智囊:在下重要判斷時,擁有「軍師」很重要。從不同領域的朋友群中培養專屬智囊,就能締造雙贏關係。

 

只要確實實踐這些方法,你會發現:

n   每天的日子變得更舒適想法變樂觀了。

n   工作成果提升。

n   壓力減輕、變得更健康。

n   自己的時間增加了。

n   和家人共處的時間增加了!

 

◎本書特色

多元融合】綜合工作術、時間管理術、人際經營、筆記術、整理術等精隨,去蕪存菁後提出7大方式,觸角全面、多元,一本包辦所有職場難題。

【淺白易懂】不強調方法、理論,將艱澀難懂的企管名詞簡化再簡化,以列舉、反思、提問為中心,幫助讀者區分工作的輕重緩急,確立自己「想做什麼」、「想怎麼做」。

【舉例生動】以作者自身經驗為例,語調輕快活潑,再搭配插圖補充說明,不說教、不議論。

【實用新穎】提出Google Desktop、風險評估3法則、聯想筆記術、逆3段式月曆、強制關聯法……等增加工作效率的新方法,最適合上班族。

 

作者簡介
【日本效率專家】中島孝志(Nakajima Takashi)
出生於東京都,早稻田大學政治經濟學系畢業,南加州大學碩士。在幾家出版社工作後自立門戶,並同時擔任經營顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師,在各個領域的表現都十分活躍。主持Key Man Network研習會、原理原則研究會和松下幸之助經營研究會,舉辦的演講和講座更受到外商企業的歡迎。主要的著作有《日誌本活用法》、《便利貼、筆記200%活用法》、《讓人覺得「這個人一定辦得到!」的提問技巧》、《工作強者巧妙的傳達技巧》等,暢銷書極多,累積銷售量超過6百萬本。


譯者簡介
羊恩媺
淡江日文系畢業,目前為旅日譯者。譯作有《佐賀阿嬤給我的人生禮物》、《天使之耳》、《獸之奏者》系列、《淚流不止》、《斷捨離》等等。


名人推薦【專業推薦】
筆記女王Ada、經理人月刊副總編輯 郭明琪

 

 

前言  工作「簡單化」,你要學會捨棄,包括老經驗和人際關係
第一章 新鮮人一定要會的【超效能管理術】
——這樣工作,人生煥然一新!「簡單化」是關鍵!
▓丟掉9大包袱,找到工作好感覺
▓能力強的人,會找出工作的「節奏感」
▓每天上班的第一件事,先看「工作全貌」
▓把工作當「做菜」,先列材料,再動工
▓不懂一定要問,別裝懂!
第二章 人人都該學的【超時間管理術】
——學會「時間利用術」,找回不浪費的人生!
▓時間管理,決定一個人的價值
▓完美主義,會吃掉你的「寶貴時間」
▓時間一樣多,該如何應付雙倍的工作?
▓應酬少一點,自己的時間就會多一點
第三章 老闆不教,但你一定要會的【超工作管理術】
——把工作變簡單,效率3級跳的「速度革命」
▓能力強的人想「怎麼做」,不是「照著做」
▓勇敢「偷學」,模仿能讓你快速進步
▓「早10分鐘進公司」,人生就會不一樣
▓決定今天能不能準時下班的人,是你自己,不是老闆
▓隨便打斷別人的工作,很沒禮貌
▓上班做的第一件事,決定你幾點下班
▓報告只要「說重點、講結果」,千萬別讓主管說出「所以呢?」
▓先講「結論」,再說明「理由」
▓善用網路,為你找到更多工作靈感
▓回信慢吞吞的人,工作一定也沒效率
▓為什麼會議這麼長,卻沒有結論?
▓不再分心晃神,「工作前的儀式」也很重要
▓競爭是「正向壓力」,不要怕和人比較
▓別小看「反覆做」的驚人力量
▓只要專心「1個小時」就好
第四章 不浪費時間的【超人際管理術】
——別跟會浪費你時間的人,一起工作
▓聰明人,不會為「無謂的事」白費力氣
▓善解人意、貼心的人,才有可能成為「經營者」
▓沒幽默感,客戶不會想見你第二次!
▓主管太難搞,如何避免「硬碰硬」?
▓理直氣壯,不如「理直氣和」
▓應酬「淺嚐即可」,不要勉強
▓越是「不要緊」的約定,越要遵守到底
▓不懂說No的人,永遠別想成功
▓搞定3種人際關係,從此不再吃悶虧
第五章 職場上一定要學會的【超思考管理術】
——邊行動邊思考,你一定成功!
▓你得先搞清楚,是誰打亂你的工作步調?
▓工作時間多估2成,存一點「零用時間」
▓「重要的事」和「緊急的事」,先做那一個?
▓工作優先順序,該怎麼決定?
▓活用便利貼,10分鐘搞定一天進度
▓工作,別從「簡單」的開始做!
▓早早開始,慢慢來——工作簡化的真諦
▓果斷下決定,別找藉口!
▓「做」或「不做」,要在3秒內決定
▓有勇氣「收手」的人,才能東山再起
▓事先預測「3種結果」,可降低風險
▓工作像下棋,有時你得「憑直覺」
第六章 任何人都該學的【超物品管理術】
——能力強的人,如何敢丟?如何整理?
▓整理不是「歸位」,而是學會「丟」
▓生命,不該浪費在「找東西」上
▓辦公桌只留6樣東西,其他通通丟掉!
▓只把「用得到的」留下來,桌面零雜物
▓停止瞎忙,把行程「一次寫下來」
▓亂塗、亂寫的筆記本,就是工作靈感的來源
▓自製「逆三段式」月曆,工作永遠從容不迫!
第七章 聰明人一定要懂的【超資訊管理術】
——「好創意」用不完的訣竅大公開
▓大腦受刺激,「好點子」會一直來敲門
▓強迫自己多用幾次,不記得也難!
▓想法要「一直說」,說完答案就會出現
▓別想得太遠、太難,好點子總是「近在眼前」
▓偉大的點子和發明,藏在「最單純的需要」裡
▓凡事「自己做判斷」,別盲從、妄信
▓資訊要先「過濾」,像金魚猛吃下肚,總有一天撐死
▓經營者,都擁有「承受壞事」的勇氣
▓建立人脈,經營屬於自己的「智囊團」

 

 

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