【職場英文】英文Email的4大禁忌！附商用Email常用單字及句型

今日 2018-11-19 00:00

【推薦本文原因】

在網路時代，公事往來最常用的就Email，特別是外商公司、貿易公司，更容易碰到要寫英文Email的狀況，這個時候總是會特別緊張該怎麼辦？不用擔心，今日要告訴你英文Email的四大禁忌，職場英文上絕對不能犯的錯誤，最後再附上商用Email常用單字跟句型，讓你以後絕對不會害怕寫英文Email。

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【語言學習觀念與工具】

【英語學習】

禁忌1 拒絕假關心

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)
上述是一般人寫商務email的起手式，其實這在暗示：「我個人已經表達了我對你的興趣，所以你就 “必須” 讀完整封信。」
事實上，收信人一定知道你不是真的在乎他，所以這樣的開場白真的很假。

開頭，你可以這樣說…

範例 #1 Dear ___ , I am writing with regarding to/reference to…
(親愛的___，我寫這封信是關於….)
範例 #2 To whom it may concern, I am writing to inquire …
(敬啟者，我寫這封信想詢問 …)

禁忌2 避免「談論自己的情緒」

職場中，沒有人在意對方的情緒，
除非彼此私下是朋友，否則對方只是想利用你的情緒撈好處而已。

表達想法，你可以這樣說…

範例 #1 In my opinion / In my view,….
(在我看來，……)
範例 #2 My position on this issue is …
(在這個議題上我的立場是…)

禁忌3 避免用「最高級」形容自己

職場中，常常誤以為把自己講成業界最棒就可以增加自身可信度。
然而，除非你整個人看起來很值得信任，不然對方不會相信你之餘，還會被貼上自負、自大的標籤喔。建議大家善用形容詞、過去經驗來強化自己哦！

描述專長，你可以這樣說…

範例#1 I have well ____ skills, in my experience …
(我有良好____的能力，在過去的經驗中…)
範例#2 I’m good at ____, ….
(我擅於_____，….)
範例#3 ____ is my strength,…
(____ 是我的長處，….)

禁忌4 避免「用專業術語卻沒有解釋」

各行各業都有各自的術語。但如果在信件中使用術語卻沒有解釋，很容易排擠聽不懂的人，特別是客戶，不要讓客戶自己去搜尋，你們可能會有不同的理解，在Email中為客戶詳細解釋，不僅可以顯得你很貼心、很有同理心，也可以避免掉不必要的麻煩。

職場英文常用單字，1分鐘速速記

attached / enclosing documents (n.)附件
signature (n.) 簽名
sincerely (adv.) 誠摯地
prompt (adv.) 立即地
advise (v.) 建議
take a day off ( phr. v.) 請假
promote (v.) 晉升；推廣
resign (v.) 辭職

職場英文常見句型

Please find attached / enclosing documents, …
請查閱附件…
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