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先整理環境,提提神,再開始工作|核果文化

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先整理環境,提提神,再開始工作|核果文化

先整理環境,提提神,再開始工作

聽說以前的船長,只要船員沒事做,就會命令他們去刷甲板。在漫長的航海過程中,若是無所事事、成天發呆,身心都會生病。我想船長就是因為知道適度活動身體可以宣洩壓力,大腦不再胡思亂想,也有益身心健康的道理,才會命令船員活動身體。

 

▲▲工作前打掃,竟可以提高效率!

事實上我也是如此。在開始工作之前,我一定會先打掃,例如整理辦公桌或書架等。尤其是無心工作或思緒混亂時,打掃是最好的解決方法。這個小技巧也發揮了「勞動興奮」的原理,先利用打掃湧現幹勁,再投入工作中。

除了工作前打掃之外,我每天也會例行打掃。一整天工作結束後,離開辦公桌前,

我一定會將桌上所有物品都收起來。將書放回書架上,資料放入檔案夾中歸檔,筆放入筆筒裡,辦公桌上只留下電腦,其他物品都收拾整齊。而且下班前只要花三分鐘即可,因此我將這個行為稱為「三分鐘訓練」。

同事都稱讚我「很愛乾淨」,其實我不是愛乾淨,而是為了提升工作效率。

 

▲▲大腦最靈活的時間,別浪費在昨天的工作上

請想像第二天坐在自己的位子上時,若是桌上還放著昨天的資料,就無法立刻開始今天的工作。通常工作接近尾聲,可能連續幾天都要處理同一件事,遇到這種情形,一大早進公司我會先重新整理進度,在腦中列出今天要做的工作內容,安排優先順序。最棒的結果就是剛好可以繼續完成昨天的工作,不過大部分還是會先做其他工作。

由於工作關係,我手上同時會有許多工作並行,有時候過了一晚,情況就會轉變,工作的優先順序也會跟著變動。換句話說,今天是否要先完成昨天留下來的工作,必須當場確認才行,因此,空無一物的辦公桌最能讓自己迅速進入狀況。

由於一大早是大腦最靈活的時候,一定要避免其他雜事(收拾昨天的殘局)佔據大腦記憶體。下班前花三分鐘整理,可以有效提升第二天的工作表現。

 

▲▲上班、下班前各三分鐘,幫自己打造最佳工作環境

5S(整理、清潔、整齊、清掃、紀律)(註)是職場最注重的五大守則,在工廠工作的人一定很熟悉這五大守則,這是在日本生產現場創造出來的重要概念。根據統計,徹底執行5S的工廠生產線,能做出品質最優良的產品,也能打造最安全的工作環境。不僅許多醫院與辦公室紛紛採用,我剛剛提到的「三分鐘訓練」也是從5S發想而來。

乾淨整齊的辦公室與雜亂無章的辦公室,你覺得哪種環境比較容易發揮工作效率?

與其現在開始花兩小時大掃除,不如每天花三分鐘整理,不僅不會造成負擔,也能提升工作表現,千萬不要忘記這一點。

(註)取日本漢字整理、整頓、清掃、清潔、紀律讀音的第一個英文字「S」而成。

 

本文摘自《醫學博士才知道的驚人工作分配術:工作順序,決定你的下班時間|核果文化》一書P123-125

 

同時有10件緊急工作,先做哪一項?
優先工作的判斷標準:緊急、重要、耗費心力。
該擺第一的工作,不是最花時間,而是難度最高!

▲「例行工作」、「重點工作」、「突發工作」!全部得做好,而且要「零失誤」!

  外科醫生的忙碌生活,我們只能從影集中窺見一二,特別是外科醫生,常常會碰到緊急開刀的病例,就算已經排定手術行程,還是會遇到急診病患需要動緊急手術的狀況,每天都生活在緊張高壓的情緒裡。換句話說,在執行多工處理的過程中,醫生們需要隨時變動優先順序,病患的重要度與緊急度也隨時在變。重點是,救死扶傷的工作不容許錯誤或失敗。同時,醫療工作需要團隊合作,醫生光有高超技術沒有任何意義。

   把病患和手術替換成一班上班族的工作,你是否常常遇到這樣的狀況:○1手上有很多工作同時進行,必須發揮多工處理的效能;○2無法決定先後順序,就算決定了也會被迫變更;○3所有案子都是「緊急」且「重要」,不知該如何安排……而且,○4每天生活忙碌不堪,無法消除疲勞感,身心極度疲憊。

  作者裴英洙身兼「醫師、經營者、顧問」三重身分,他在擔任外科醫生時,每天都要做10個以上「緊急又重要」的決定,還得同時處理突發狀況;之後他轉任病理師,每一件病例判斷都有「不能出錯」的壓力。在他研修經營顧問課程時,發現在醫療第一線或醫生執業時獲得的知識,以及擔任病理醫生時,判斷重大疾病的經驗,可以充分活用在商業界發生的「問題」上。

  在面對每天的「例行工作」,和排定的「重點工作」,甚至常常會無預警出現的「突發工作」,一個人的資源和集中力有限,如何分配有限資源?如何避免浪費心力?如何有效做決定並確實執行?將是決定工作是否能夠在時間內完成(不用加班)、以及是否能將失誤率降到最低(高效率)的重點考量。

 

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