自我管理祕技／ 腦內「斷、捨、離」，鍛鍊簡化、專注的力量
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《經理人月刊》2014年9月號 |
老闆剛剛交代了一個任務，你的頭腦立刻運轉起來：「該怎麼做？」「該找誰做？」「該做到什麼程度？」只不過，你是愈想愈清楚了，還是愈想愈不知該從何下手？
以流程簡化見長的《拆解與簡化》作者永田豐志認為，「一般人總把問題想複雜，因此寸步難行。菁英懂得拆解難題，把問題簡化、聚焦，因此成就非凡。」
- 不做什麼，比做什麼更重要
研究顯示，大腦的處理能力雖然很強，卻無法像電腦一樣多工（multi-tasking），同一個時間只能處理一件事，一心多用不僅無法提高產能，反而會因為無法專注在一件事情上而一事無成。
因此，遇到複雜的任務，首先要在腦內進行「斷、捨、離」，也就是把事物進行拆解，找出不重要的部分、多餘的步驟等，接著再毫不留情地加以捨棄，才會真正達到簡化的效果。
永田強調，專注其實正是一種捨棄：捨棄其他所有的東西，而非專注在每一件事情上，才能全心投入眼前的事。如果你本來就是容易分心的人，那更需要從繁雜的工作中，選出重點事項，放棄其他雜事，讓自己的心思聚焦在一件事上。
- 聚精會神，別被你自己打斷
鎖定了要全心投入的任務之後，接下來的重點在於持續性。永田認為，剛開始專注的時間即使很短也無妨，只要有15分鐘就算合格。當然，如果能夠打造出不容易被打擾的環境，會讓你更專心地面對工作。
此外也可以參考「番茄鐘工作法」（The Pomodoro Technique），提倡者弗朗西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）認為，一個人的工作單位是25分鐘，建議可以先設定鬧鐘提醒，讓自己能全心投入工作，不會因為過度在意時限而無法聚焦。
- 組織的專注，營造不分心的工作環境
專注才得以卓越，這一點同樣適用於團隊與企業中。有凝聚力的團隊，每個人都能全心投入自己負責的工作中，並專注於組織共同目標，才能拚出佳績。
然而，團隊中每個人的專注能力不同，主管有責任為團隊建立一個不會分心的環境。例如，頻繁而冗長的會議可能是扼殺工作專注力的兇手，不妨重新調查開會主題，是否只是為了例行公事才不停開會，接著把心神集中在少數幾場會議上，一鼓作氣完成所有討論。
永田總結，把遠大的目標拆解成數個小計畫，並隨時檢視其中的程序，多餘的就毫不猶豫地捨棄。透過這樣簡化的過程，將所有資源（時間、金錢、人力…）聚焦到最重要的事情上，全神貫注地執行，自然效果加倍。（本文取材自《拆解與簡化》，大是文化。整理 / 吳硯文）
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