不想被豬隊友拉著一起死,就要學會做在職訓練!「七大步驟」教你如何把豬隊友變成神團隊!

不想被豬隊友拉著一起死,就要學會做在職訓練!「七大步驟」教你如何把豬隊友變成神團隊!

好優文化→商業/職場、趨勢、經濟企管 2016-12-13 16:30

"想成為優秀主管就必須具備培育下屬的能力!"

OJT(在職訓練,On The Job Training)有多重要?

管理學之父 彼得•杜拉克說:「願意花心思栽培他人的人,自己的能力才會跟著提升。」

不管大企業或小公司,每隔一段時間都會有新血加入,為了幫助新人早點進入狀況,OJT絕對少不了。


在職訓練7步驟,讓主管和下屬一起成長

貴部門裡的年輕員工們,是否都如大家所預期,一天天在成長呢?不管是剛畢業的社會新鮮人、中間才轉換跑道的社會人士,還是剛從其他部門調過來的新同事,只要能得到來自四面八方的關懷,以及OJT指導者適切的建議,必然會有亮眼的進步。

有些人很快就掌握要領,且吸收能力又強,有些人則是空有潛力,卻一直不見該有的進步。成長狀況的差異,固然與每個人的潛力、職場上的指導環境,以及有無接受挑戰的機會等種種因素脫不了關係。話雖如此,站在指導者的角度來說,卻要極力避免這樣的差異。

身為OJT的指導者,面對自身在指導方法上所出現的問題,除了必須具備改善能力,也要能採取促進新人有效成長的指導行動。

本書將告訴各位,究竟該怎麼做才能讓自己貫徹「正確的指導原則」,成為真正的指導高手,同時依據OJT的指導步驟,採取理想的指導行動。

 

◎從經驗中學習,成長最快速

在說明指導步驟以前,請容我先解說OJT的基本概念。隱藏在本書所要介紹的指導方法中,背後其實有個叫做「經驗學習」的概念。

想要促進新進員工的成長,必須強化對方從工作經驗中學習的能力。而如果想做到這點,則要讓自己學會並充分掌握「四階段的經驗學習圈」。

即使是擁有相同工作經歷的人,有些人能從中學習並獲得成長,有些人就是沒有辦法。之所以會如此,是因為每個人從經驗中學習的能力,或多或少有所不同的緣故。

所謂的經驗學習,就是指「人在經歷過某項工作後,應該好好地回顧該項工作,自我反省哪裡做得好、哪裡做不好,再將自己從中所得的教訓,套用到新的工作中,就能真正從該工作經驗中有所學習。」。

難得累積了一些工作經驗,如果只懂得埋頭苦幹,卻不思檢討改進,將不可能昇華成智慧。請記得務必要回顧過去的經驗,這樣才能從中學到東西。OJT擔當者在事後回顧與檢討時,若能提醒自己,多問問下屬:「你覺得這次為什麼會成功?」或「你認為結果為何會失敗?」相信一定能讓大家多去留意這些問題。

 

人類是從經驗中學習的動物。

據說,一個社會人士能否有所成長,約有七○%的原因取決於他的經驗。這就是透過實際工作來訓練(即OJT),之所以會如此重要的緣故。進修或自動自發去閱覽群書等學習方式,固然也有助於成長,但最重要的還是工作經驗的累積。

事實上,經驗學習循環圈其實可以跟PDCA循環圈相對應。所謂的PDCA是一套依據目標來訂立計劃(Plan)、實行計畫(Do),接著再透過檢討確認(Check)來進行改善(Action)的工作流程。

依圖所示可知在這個時候,Do與「工作經驗」、Check與「自我反省」、Action與「記取教訓」,及Plan與「靈活運用」,剛好做了緊密的結合。

◎進行OJT,能有效提升自己的管理能力

在訪問過多位擅長帶人的主管與管理者後,我們發現大家在落實PDCA管理循環的同時,也成功地讓下屬從經驗中學到教訓。

想透過OJT讓下屬獲得長足的進步,就必須針對工作經驗→自我反省→記取教訓→靈活運用等各個學習過程,分別進行以下方法:訂定延伸目標、確認與討論成長空間、內省,以及積極回饋。

 

第一個步驟:為OJT打好基礎

在落實PDCA的管理循環前,最重要的就是先為OJT奠定好基礎。基礎一旦打得不夠穩固,就很容易淪於照本宣科,讓指導變得徒勞無功。

首先,大家一定要先有這樣的認知:不管是提攜後進還是下屬,通通都能幫助各位提升,作為一個管理者最需具備的核心技巧,也就是培育人才的能力。換句話說,最重要的一件事就是要了解,努力認真的進行OJT,不光是為了後進或下屬好,同時也是在幫助自己,讓自己的管理能力更上一層樓。

第二項重點,就是要相信下屬有成長的可能性,並將這個想法傳遞給對方。人一旦知道自己「備受期待」,自然而然會更加努力。因此,只要懂得別看到什麼就教什麼,並落實讓下屬有思考空間的「護欄式」指導,同時用心促使職場中的每個人都成為人才培育的一分子,就能打造出一個有利於OJT的環境。

 

◎設定梢難但可達成的目標

第二個步驟:設定恰如其分,讓下屬能真心認同的工作目標(目標設定)

為OJT打好基礎後,接著就要開始進行PDCA的循環式指導了。首先一定要思考的就是目標的內容。公司在設定目標時,多半會偏重在短期目標與成果目標,話雖如此,長期目標與學習目標也是非定不可的項目。

接下來要做的就是決定目標的難易度。重點在於,設定只要稍微努力一下就能達到的延伸目標,並給予期許與鼓勵,就能有效提高下屬想要達成目標的意願。

當目標訂得過高時,則要記得分解成幾個階段來實行,再用明確的話語,讓下屬知道設定這個目標的意義。如此一來,相信這個計劃就會比較容易被下屬所「認同」。

 

第三個步驟:交辦工作時,要先讓對方看清全貌,再分段實行(擬訂計畫)

接著,要將設定好的目標套用到計畫中。這裡需要特別費心的是,要讓下屬意識到,自己必須設法掌握計畫的全貌。作法便是讓下屬透過模擬計畫的方式,去想像出全貌。

除此之外,讓對方依據工作的緊急度與重要性,來排定工作的先後順序,或依照代辦事項的多寡,以分段的方式來完成工作,效果都非常的不錯。這時最重要的是工作的交辦方式。除了按照一般原則來分派工作外,同時也必須配合下屬的成長速度來做調整。

 

 

第四個步驟:落實主動攀談、確實聆聽以及情報共享(實行計畫)

PDCA的D,換句話說就是實行的階段,要特別注意以下三點。

第一點:平常就要養成找下屬談話的習慣。主動攀談不僅能給下屬一種「我很關心你」的感覺,往往還能防範未然,讓問題儘早得到解決。

第二點:定期召開會議,並「確實聆聽」下屬所說的話。完整聆聽除了會讓雙方自然而然產生信賴關係外,還有助於主管正確掌握工作進度。

第三點:別讓自己與下屬只侷限在一對一封閉的關係中,而是讓全公司的人,也都能掌握下屬的工作狀況。如此一來,公司的全體成員就會幫你協助或追蹤下屬的狀況。

 

◎檢討與回顧,經驗會累積成智慧

第五個步驟:以下屬為中心,讓問題「可視化」,並提供協助(解決問題)

只要是工作,就不免會遇到難題。看到下屬正煩惱不知該如何解決某個問題時,主管的第一要務便是,營造讓對方能輕鬆過來找你討論的氣氛。想要做到這點,平常就要多聆聽下屬的聲音,透過共鳴讓對方感覺:「或許這個人會願意聽聽我的煩惱也不一定。」

除此之外,也要藉由提問,讓事情的經過與現狀變得更「可視化」。這時不僅要關切事實,也要問出下屬的意見與感覺,總之,整個談話過程都必須要以下屬為中心才行。

基本作法固然是一邊給提示,一邊讓下屬去思考。不過,當下屬能力不足,或眼前的問題對工作影響甚鉅時,主管就必須因應狀況,調整協助的方式。

 

第六個步驟:用適當的方式讚美與斥責,讓下屬進行反省回顧(檢討確認)

逐一為每項工作打分數時,有一點絕對要注意,那就是必須透過適當形式來回饋,並讓下屬正確地進行回顧與反省。具體來說,基本上就是依據「慰勞辛苦」→「徹底聆聽」→「提問讓對方思考」→「提供建議」的模式來做回饋。

讚美時的重點則是,要具體說明「究竟哪件事情表現良好」或是「哪一個地方進步了」,肯定對方的努力遠比稱讚對方的才能還重要。另外,透過電子郵件或在日報上給評語等留下痕跡的讚美方式,或是在公司所有人面前讚許下屬表現的方式,效果都很不錯。

責備時須依據客觀的事情,明確講出理由,並以簡潔有力的方式來斥責。如果正在氣頭上,記得要給自己一點時間,等到冷靜下來後才斥責,而且千萬要避免做出人身攻擊。不管是讚美還是斥責,重點都是希望對方之後能夠反省回顧。

 

第七個步驟:透過提問或給提示的方式,讓下屬學到東西(從中學習)

進行回顧時,最重要的就是讓下屬從中學到東西。這時可以將自身成功或失敗的經驗,當成給下屬的提示,或給下屬跟客戶或其他部門接觸的機會,效果應該都相當不錯。

當下屬看待事物的眼光過於狹隘,導致出現瓶頸時,除了可以將對方該努力的事物或工作流程,做成表格或樹狀圖,使其變得「可視化」外,讓對方按時間先後來思考,也不失為一種手段。

另外,為了避免反省回顧的成果持續不了多久就消失,或讓下屬將其轉換為習慣動作,記得務必要讓對方獲得教訓。此時如果讓下屬,將自己得到的教訓用言語表達出來,效果將會更好。

只要上述的每一步都能走穩,年輕後進的工作能力必然會有所提升,而且表現也會一天比一天進步。

◎依據狀況做出最適當處置

接著就要進入正題了。以下頁面是依照前述的各個步驟,分別說明正確的指導方式。頁面的組成方面,基本上就是在每個跨頁中,都會有一個主題。

首先,是以大家在進行指導時,可能會遇到的瓶頸或困擾等諸多「狀況」作為標題;之後再用二到三行的小故事,讓大家明白究竟是怎樣一個狀況。故事方面則是以剛升上業務部門課長的山田先生為主人翁,敘述他在指導下屬時,所面臨到的各種難題。 

因此,關於這本書,不管你是想從第一頁完整讀到最後一頁,還是等到自己在指導下屬,實際遇到難題時,再當成「字典」來查閱,通通都無所謂。

 

 

本文摘自好優文化《豬隊友也能化身神團隊!:好主管一定要懂的OJT在職訓練術》

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好優文化 2016年12月 上市

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