"想成為優秀主管就必須具備培育下屬的能力！"
OJT（在職訓練，On The Job Training）有多重要？
管理學之父 彼得•杜拉克說：「願意花心思栽培他人的人，自己的能力才會跟著提升。」
不管大企業或小公司，每隔一段時間都會有新血加入，為了幫助新人早點進入狀況，OJT絕對少不了。
在職訓練7步驟，讓主管和下屬一起成長
貴部門裡的年輕員工們，是否都如大家所預期，一天天在成長呢？不管是剛畢業的社會新鮮人、中間才轉換跑道的社會人士，還是剛從其他部門調過來的新同事，只要能得到來自四面八方的關懷，以及OJT指導者適切的建議，必然會有亮眼的進步。
有些人很快就掌握要領，且吸收能力又強，有些人則是空有潛力，卻一直不見該有的進步。成長狀況的差異，固然與每個人的潛力、職場上的指導環境，以及有無接受挑戰的機會等種種因素脫不了關係。話雖如此，站在指導者的角度來說，卻要極力避免這樣的差異。
身為OJT的指導者，面對自身在指導方法上所出現的問題，除了必須具備改善能力，也要能採取促進新人有效成長的指導行動。
本書將告訴各位，究竟該怎麼做才能讓自己貫徹「正確的指導原則」，成為真正的指導高手，同時依據OJT的指導步驟，採取理想的指導行動。
◎從經驗中學習，成長最快速
在說明指導步驟以前，請容我先解說OJT的基本概念。隱藏在本書所要介紹的指導方法中，背後其實有個叫做「經驗學習」的概念。
想要促進新進員工的成長，必須強化對方從工作經驗中學習的能力。而如果想做到這點，則要讓自己學會並充分掌握「四階段的經驗學習圈」。
即使是擁有相同工作經歷的人，有些人能從中學習並獲得成長，有些人就是沒有辦法。之所以會如此，是因為每個人從經驗中學習的能力，或多或少有所不同的緣故。
所謂的經驗學習，就是指「人在經歷過某項工作後，應該好好地回顧該項工作，自我反省哪裡做得好、哪裡做不好，再將自己從中所得的教訓，套用到新的工作中，就能真正從該工作經驗中有所學習。」。
難得累積了一些工作經驗，如果只懂得埋頭苦幹，卻不思檢討改進，將不可能昇華成智慧。請記得務必要回顧過去的經驗，這樣才能從中學到東西。OJT擔當者在事後回顧與檢討時，若能提醒自己，多問問下屬：「你覺得這次為什麼會成功？」或「你認為結果為何會失敗？」相信一定能讓大家多去留意這些問題。
人類是從經驗中學習的動物。
據說，一個社會人士能否有所成長，約有七○％的原因取決於他的經驗。這就是透過實際工作來訓練（即OJT），之所以會如此重要的緣故。進修或自動自發去閱覽群書等學習方式，固然也有助於成長，但最重要的還是工作經驗的累積。
事實上，經驗學習循環圈其實可以跟PDCA循環圈相對應。所謂的PDCA是一套依據目標來訂立計劃（Plan）、實行計畫（Do），接著再透過檢討確認（Check）來進行改善（Action）的工作流程。
依圖所示可知在這個時候，Do與「工作經驗」、Check與「自我反省」、Action與「記取教訓」，及Plan與「靈活運用」，剛好做了緊密的結合。
◎進行OJT，能有效提升自己的管理能力
在訪問過多位擅長帶人的主管與管理者後，我們發現大家在落實PDCA管理循環的同時，也成功地讓下屬從經驗中學到教訓。
想透過OJT讓下屬獲得長足的進步，就必須針對工作經驗→自我反省→記取教訓→靈活運用等各個學習過程，分別進行以下方法：訂定延伸目標、確認與討論成長空間、內省，以及積極回饋。
第一個步驟：為OJT打好基礎
在落實PDCA的管理循環前，最重要的就是先為OJT奠定好基礎。基礎一旦打得不夠穩固，就很容易淪於照本宣科，讓指導變得徒勞無功。
首先，大家一定要先有這樣的認知：不管是提攜後進還是下屬，通通都能幫助各位提升，作為一個管理者最需具備的核心技巧，也就是培育人才的能力。換句話說，最重要的一件事就是要了解，努力認真的進行OJT，不光是為了後進或下屬好，同時也是在幫助自己，讓自己的管理能力更上一層樓。
第二項重點，就是要相信下屬有成長的可能性，並將這個想法傳遞給對方。人一旦知道自己「備受期待」，自然而然會更加努力。因此，只要懂得別看到什麼就教什麼，並落實讓下屬有思考空間的「護欄式」指導，同時用心促使職場中的每個人都成為人才培育的一分子，就能打造出一個有利於OJT的環境。
◎設定梢難但可達成的目標
第二個步驟：設定恰如其分，讓下屬能真心認同的工作目標（目標設定）
為OJT打好基礎後，接著就要開始進行PDCA的循環式指導了。首先一定要思考的就是目標的內容。公司在設定目標時，多半會偏重在短期目標與成果目標，話雖如此，長期目標與學習目標也是非定不可的項目。
接下來要做的就是決定目標的難易度。重點在於，設定只要稍微努力一下就能達到的延伸目標，並給予期許與鼓勵，就能有效提高下屬想要達成目標的意願。
當目標訂得過高時，則要記得分解成幾個階段來實行，再用明確的話語，讓下屬知道設定這個目標的意義。如此一來，相信這個計劃就會比較容易被下屬所「認同」。
第三個步驟：交辦工作時，要先讓對方看清全貌，再分段實行（擬訂計畫）
接著，要將設定好的目標套用到計畫中。這裡需要特別費心的是，要讓下屬意識到，自己必須設法掌握計畫的全貌。作法便是讓下屬透過模擬計畫的方式，去想像出全貌。
除此之外，讓對方依據工作的緊急度與重要性，來排定工作的先後順序，或依照代辦事項的多寡，以分段的方式來完成工作，效果都非常的不錯。這時最重要的是工作的交辦方式。除了按照一般原則來分派工作外，同時也必須配合下屬的成長速度來做調整。
第四個步驟：落實主動攀談、確實聆聽以及情報共享（實行計畫）
PDCA的D，換句話說就是實行的階段，要特別注意以下三點。
第一點：平常就要養成找下屬談話的習慣。主動攀談不僅能給下屬一種「我很關心你」的感覺，往往還能防範未然，讓問題儘早得到解決。
第二點：定期召開會議，並「確實聆聽」下屬所說的話。完整聆聽除了會讓雙方自然而然產生信賴關係外，還有助於主管正確掌握工作進度。
第三點：別讓自己與下屬只侷限在一對一封閉的關係中，而是讓全公司的人，也都能掌握下屬的工作狀況。如此一來，公司的全體成員就會幫你協助或追蹤下屬的狀況。
◎檢討與回顧，經驗會累積成智慧
第五個步驟：以下屬為中心，讓問題「可視化」，並提供協助（解決問題）
只要是工作，就不免會遇到難題。看到下屬正煩惱不知該如何解決某個問題時，主管的第一要務便是，營造讓對方能輕鬆過來找你討論的氣氛。想要做到這點，平常就要多聆聽下屬的聲音，透過共鳴讓對方感覺：「或許這個人會願意聽聽我的煩惱也不一定。」
除此之外，也要藉由提問，讓事情的經過與現狀變得更「可視化」。這時不僅要關切事實，也要問出下屬的意見與感覺，總之，整個談話過程都必須要以下屬為中心才行。
基本作法固然是一邊給提示，一邊讓下屬去思考。不過，當下屬能力不足，或眼前的問題對工作影響甚鉅時，主管就必須因應狀況，調整協助的方式。
第六個步驟：用適當的方式讚美與斥責，讓下屬進行反省回顧（檢討確認）
逐一為每項工作打分數時，有一點絕對要注意，那就是必須透過適當形式來回饋，並讓下屬正確地進行回顧與反省。具體來說，基本上就是依據「慰勞辛苦」→「徹底聆聽」→「提問讓對方思考」→「提供建議」的模式來做回饋。
讚美時的重點則是，要具體說明「究竟哪件事情表現良好」或是「哪一個地方進步了」，肯定對方的努力遠比稱讚對方的才能還重要。另外，透過電子郵件或在日報上給評語等留下痕跡的讚美方式，或是在公司所有人面前讚許下屬表現的方式，效果都很不錯。
責備時須依據客觀的事情，明確講出理由，並以簡潔有力的方式來斥責。如果正在氣頭上，記得要給自己一點時間，等到冷靜下來後才斥責，而且千萬要避免做出人身攻擊。不管是讚美還是斥責，重點都是希望對方之後能夠反省回顧。
第七個步驟：透過提問或給提示的方式，讓下屬學到東西（從中學習）
進行回顧時，最重要的就是讓下屬從中學到東西。這時可以將自身成功或失敗的經驗，當成給下屬的提示，或給下屬跟客戶或其他部門接觸的機會，效果應該都相當不錯。
當下屬看待事物的眼光過於狹隘，導致出現瓶頸時，除了可以將對方該努力的事物或工作流程，做成表格或樹狀圖，使其變得「可視化」外，讓對方按時間先後來思考，也不失為一種手段。
另外，為了避免反省回顧的成果持續不了多久就消失，或讓下屬將其轉換為習慣動作，記得務必要讓對方獲得教訓。此時如果讓下屬，將自己得到的教訓用言語表達出來，效果將會更好。
只要上述的每一步都能走穩，年輕後進的工作能力必然會有所提升，而且表現也會一天比一天進步。
◎依據狀況做出最適當處置
接著就要進入正題了。以下頁面是依照前述的各個步驟，分別說明正確的指導方式。頁面的組成方面，基本上就是在每個跨頁中，都會有一個主題。
首先，是以大家在進行指導時，可能會遇到的瓶頸或困擾等諸多「狀況」作為標題；之後再用二到三行的小故事，讓大家明白究竟是怎樣一個狀況。故事方面則是以剛升上業務部門課長的山田先生為主人翁，敘述他在指導下屬時，所面臨到的各種難題。
因此，關於這本書，不管你是想從第一頁完整讀到最後一頁，還是等到自己在指導下屬，實際遇到難題時，再當成「字典」來查閱，通通都無所謂。
本文摘自好優文化《豬隊友也能化身神團隊！：好主管一定要懂的OJT在職訓練術》
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