這樣整理資料夾，不用花時間找檔案
尋找電腦檔案的時間，單純是浪費時間。
如果對電腦的管理太過輕忽，不但會遺失重要檔案，還會重複無謂的工作，不斷的加班。因此，請大家用心思考要用怎麼樣的方法，才能有效管理電腦的檔案。
最常見的做法是，先讓電腦的記憶體騰出空間（例如把原先的資料轉存到別的硬碟或是燒成光碟），接納新的文件、資料，就可以輕鬆找到所需的檔案，而這些新的文件、資料，你得這樣整理：
① 為必須暫時保管的檔案，新增一個「暫置資料夾」
這是讓電腦桌面不會全是小圖示的方法之一。如果你有必須暫時保管的檔案文件時，就將該檔案移至新增的「暫置資料夾」。
然後，定出一個清理的期限。例如，每過3個月，暫置資料夾裡的文件、檔案，就自動移到垃圾桶裡，這樣使用暫置資料夾才會有效率。
② 2個以上的檔案，就新增1個資料夾
利用資料夾來歸納並整理「2個以上」的檔案。
不這麼做的話，檔案會無限增加，尋找檔案的速度越來越慢。
接著，就把WORD、EXCEL等檔案，放進適合的新增資料夾裡。
③ 檔案數量超過7個，就再分出1個資料夾
有一個經驗法則，叫做「神奇的數字7」（Magic Number 7）。簡單來說，就是「腦袋無法好好整理超過7個以上的資訊」，所以我們就根據這個法則，只要檔案超過7個，就在下一層新增1個資料夾。
不過，可不要愚蠢到「1個檔案就設1個資料夾」，這樣只會增加尋找檔案的時間，千萬別這麼做。
④ 資料夾分層，以3層為限
資料夾要分層管理。原則上以3層為限。
例如，第1層是企畫書、估價單、參考資料（文件的種類）。
第2層是Ａ公司、Ｂ公司、Ｃ公司（公司名稱）。
第3層是1月分、2月分、3月分（日期）。
總之，重點就是把資料夾分成3層。至於每一層的新增方式，可以根據自己的工作內容來決定。
⑤命名非常重要
有些人覺得電腦裡的檔案、資料夾只有自己會使用，命名時就隨隨便便。但是，你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字。
命名時要掌握一個訣竅，就是使用什麼樣的用語，能夠成為搜尋時的提醒或暗示。一般來說，我們第一個會想到的，就是製作的時間或負責該項工作的人。
另外，我們還可以根據顧客、業務主題、工作內容、文件形態來命名。如果資料夾裡有2個以上的檔案，這些檔案的名稱最好都有共同的關鍵字。例如，
假設有2個檔案：
① 201310山田企業商品A估價單
② 201311山田企業商品B估價單
資料夾的名稱，第1層就是「山田企業」，第2層是「估價單」，如果要清楚哪一個是最新版本的資料，再加入「修正」、「最新」等文字，就更容易分辨出來。
如果該資料夾不但重要，使用頻率也很高，不妨給它一個聳動的名稱，吸引自己注意。
本文摘自大是文化《成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半》
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