首頁 上班甘苦談 三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步

分享
文章

三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步

TCSHARING
三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步

【推薦原因】

很多人常有一個迷思,比起文件化,快速執行任務或專案更重要,這在工作量小的時候可能可行,但在工作量大、協作需求大時,就會出現很多問題,像是開完會卻沒有明確的分工以及會議結論,導致會議有如空談,或是因為沒有記錄文件的習慣,所以要帶新人或是離職交接時,沒有辦法將工作交辦下去,就結果而言,反而會造成更多的困擾。


 

最近因為同時進行好幾個專案,所以需要跟不同專案的人進行討論,常常是討論完上一個專案,就要緊接著討論和別組人討論另一個專案。

這種連續會議下,往往沒有時間整理文件(例如會議記錄),只能針對會議討論到比較急迫的待辦清單去執行。這樣做雖然短期做事很快,但長期來講,以我的經驗來說,我比較建議可以整理文件,會減少很多執行上的麻煩。我認為整理好文件主要有三個好處:

 

1.不會漏掉重要的細節

我們為了把握時間,往往會在會議結束後,先針對大的待辦事項去執行,這做法並沒有錯,但如果沒有搭配文件的整理,可能容易漏掉會議中曾討論過一些需要注意的細節。

這些細節可能不是待辦事項中最重要的,因為大的項目已經被排進待辦清單,但漏掉這些小細節,同樣會影響專案的進行。

 

2.減少大腦的負擔

整理文件另一個好處在於「減少大腦的負擔」。因為你把所有細節都整理在文件當中,所以不需要額外花心力去記住那些細節,可以把大腦空出來用於思考或是處理其他需要耗費心力的事物。

那些細節只要等到需要用到的時候,再去確認文件就可以,可以減少很多大腦的負擔。

 

3.可以快速與合作方確認共識

整理文件的第三個好處在於,可以快速的和合作方確認共識。在會議結束後,整理文件給對方確認,可以確保雙方的認知是一致的,避免後續產生其他問題。

想到會議記錄,可能有些人會覺得,「會議記錄」不是都要很完整的格式嗎?這樣光整理會議記錄就要花很多時間,你哪來時間做其他事情?但我認為,格式不是最重要的,確保後續事情能快速被執行才是重點。

會議記錄等文件應該要視與對方的熟識程度,決定格式的完整度,如果是提供給公司內部同仁,會議記錄的格式沒有必要做到很完整,重點是把內容寫清楚,讓雙方都可以理解不會產生誤解

舉我最近的狀況為例,因為同時處理很多個專案,所以思緒必須要在多個專案做切換,這讓我沒辦法記住每一個專案的細節。但因為先前有整理文件,所以我可以知道「兩個禮拜前和合作單位的會議內容」,因此了解哪些項目需要再和對方討論。

如果當初貪快而沒有整理文件,我可能在會議中,需要花很多時間和對方「一項一項」確認,哪些議題被討論過,哪些還沒有,花的時間會比整理文件還要多得多。

 

菜鳥PM(產品經理)的職場心得

Medium

粉絲專頁

 

文章由【菜鳥PM(產品經理)的職場心得】授權提供TC使用,原文文章標題為【事情愈多愈應該花時間整理文件】,版權歸【菜鳥PM(產品經理)的職場心得】所有,欲轉載請聯繫原發布單位,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源:pexels


TC Summary

你必須要紀錄、文件的原因

1.不會漏掉細節:通常會議時大家都只會記得重要的大項目,但細節也是很重要的。

2.減少大腦負擔:不用去思考或花心力去記住細節。透過文件就可以快速回想。

3.可以快速建立共識:確保彼此的認知一致。

 

《延伸閱讀》

 


RFM數位策展術台北場 06/29(六)下午

這場課程將教你:
• 了解產品/服務訂閱機制,建立會員互動模式
• 理清數位渠道的定位,建立內容行銷專家權
• 使用Martech,專注流程設計打造數位會員

馬上報名下一場:https://pse.is/ERS8U

[聽過這堂課的人]
· 咖啡業者:獲得30萬以上會員
· 飲品業:單篇貼文增加300萬業績
· 數位媒體:50萬訂閱用戶、網站日瀏覽一萬

 

 

 

 

這篇文章 三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步 最早出現於 TC-Sharing

FaceBook
最新網路流行話題掌握 歡迎一起加入
分享至Facebook

FACEBOOK粉絲留言版

你可能會想看的文章
【與女神一夜情】婚姻外的情慾流動 藝人外遇層出不窮 【面試技巧】你也害怕面試嗎?讓面試充滿價值並累積經驗吧! 創業開店要準備什麼?實體店面業績評估六大績效指標,幫助你用數據經營 面試等通知時間要做什麼嗎?如果想跳槽要怎麼處理? 你會問問題嗎?職場必學的提問技巧,才會吸引對的答案 下周油價 汽柴油漲一毛 三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步 【人才培育】六個培訓錯誤思考+五個培訓建議,建構培訓機制增加企業競爭力 該如何培養興趣和平衡工作壓力,玩的愈瘋事業愈成功? 開會討論大家總是忽略你,學習安靜也能讓別人聽你說的職場溝通技巧
大家都在看
「集集列車」石虎畫成豹?設計師坦... 適合全家人的「黑豆茶」煮法!瘦身... 颱風白鹿襲台  全台停班課資訊報... 明年10月全面換發!4點看懂新舊... 台中600坪親子室內主題樂園新開... 郭台銘陣營:目前總統候選人都不夠... 韓國瑜週日台中感恩藍議員:沒... 現身即淚崩 藝人謝忻為阿翔外遇事... 坐鎮高雄防颱 韓國瑜取消周末台中...

首頁 上班甘苦談 三個你必須做會議記綠的原因,整理文件是合作順利的第一步