04一段無電話時間可以提高工作效率
如果你跟我一樣，電話就只是眾多物品中的一項而已；但對大多數 人來說，電話是生命必需品，萬不可缺。沒有了電話，工作簡直就進行不下去。然而，從另一方面來看，不論你從事什麼樣的工作，電話也很可能成為打岔或壓力的 來源之一。有時候我們好像總是在講電話，而我們一邊講電話時，很難一邊將工作做好。這時我們對打電話來的那個人，就會產生一種怨恨與焦慮感。
有 一次我在一位經理的辦公室中，電話剛好響起。他立刻咆哮起來：「這鬼電話一天到晚響個不停！」然後他拿起電話，開始了一段長達十五分鐘的談話，而我在旁邊 乾等著。等他終於掛上電話時，他看起來既沮喪又精疲力竭。下一次電話又響起時，他跟我道歉。後來他承認自己有很多事做不完，跟他必須接大量的電話有關。
我找到機會問他說：「你有沒有想過在某段時間中不要接電話？」他一臉愕然地看著我說：「從沒想過。」結果這樣一個小小的改變不但讓他放鬆，也使他的工作做得更好了。
就跟大多數人一樣，他並不需要一段數小時不被干擾的時間，但一陣子總是需要的！他不再接電話，而是回電話，同時能主動將談話的時間縮短。他會這麼說：「嗨！瓊安，我只有兩分鐘時間，不過我會給妳回個電話。」
我們確實很依賴電話，也大量而廣泛地使用電話。如果你是櫃台服務員，或是接線生、推銷員，這樣的策略對你可能並不實用。但是對其他大多數人來說，這卻是救 命良方。在辦公室裡，如果我不是有一段「無電話時間」，我一定一○○％不停地在講電話。電話好像從來就沒有停止響過。如果我不是有些防範措施，恐怕就不會 有時間寫作或做其他事了。我猜想這對大多數的你們也都適用。
你可以用不同的方法來設定這樣的策略。我在一天當中會有一些固定時間將電話鈴聲關掉，除非是事前約好或緊急事故（這種情況很少），否則我不接任何電話。這讓我有時間專心做一些事──毫無干擾地集中心神在跟我工作最密切相關的事情上。
當 然也有許多人因為公司政策的要求，不得不接電話，或是接電話是他們工作的一部分，那麼，在運用這個策略時，就要更有技巧了。或許你可以早一點到辦公室，在 正式工作時間開始前先關掉電話，或是在下班之後這麼做。我認識的一個女士，就是在午餐時間將電話關掉，讓電話留言替她擋一下電話，她便可以做一些自己的工
作。因為她在午餐時間工作，就可以提早下班，一天的工作時間不會顯得太長，而她也爭取到一些可以專心做事的時間。
在某些情況下，你可以 跟老闆爭取，讓你做一下類似的實驗──看看你是否能完成更多的工作（而且你還是會回所有的電話）。有些打來的電話可以稍後再回，或是過幾小時，等你可以提 供較詳細的答案後，再留言在對方的答錄機裡。這只需要花一兩分鐘就能做到，而不需要用上十到十五分鐘講電話。
如果你在家工作（或必須在家完成某件工作），這樣的策略就更好用了。你只要做個簡單決定，在某段時間不回電話，你就有機會與時間將自己要做的事做完。
這個策略並不容易執行，總是會有些千奇百怪的理由阻礙你這麼做。舉個例子，你要怎麼處理緊急電話或個人的重要電話？我有一支專線是為家人、親近的朋友與幾個 工作夥伴設立的。另一個可能的辦法是留給別人E-mail，或是善用手機的語音信箱、答錄機錄下一些必要的緊急電話。大多數人都會尊重你「僅供急用」的要
求。另外一個辦法是先用答錄機請對方留言，你再看看電話是誰打來的。這樣你可以在適當的時間再回覆，對那些不能等的事則可以立刻回電。我想就算你在實行這 個策略時遭到許多阻礙，最後還是會發現一切都是值得的。
讓我們面對現實吧！在工作的領域中，我們不可能期待只有少數幾通電話的干擾！我已經發現在不被干擾的時間中，我能完成兩倍甚至三倍的工作量。當我省下這些時間之後，我總是能在工作完畢時輕鬆地回電話呢！
---本文摘自《練習當聰明人：別再為小事抓狂系列全新改版》一書，時報出版
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