一段無電話時間可以提高工作效率|《練習當聰明人》

一段無電話時間可以提高工作效率|《練習當聰明人》

時報出版風格線 2015-08-16 11:09

04一段無電話時間可以提高工作效率
 
如果你跟我一樣,電話就只是眾多物品中的一項而已;但對大多數 人來說,電話是生命必需品,萬不可缺。沒有了電話,工作簡直就進行不下去。然而,從另一方面來看,不論你從事什麼樣的工作,電話也很可能成為打岔或壓力的 來源之一。有時候我們好像總是在講電話,而我們一邊講電話時,很難一邊將工作做好。這時我們對打電話來的那個人,就會產生一種怨恨與焦慮感。
 
有 一次我在一位經理的辦公室中,電話剛好響起。他立刻咆哮起來:「這鬼電話一天到晚響個不停!」然後他拿起電話,開始了一段長達十五分鐘的談話,而我在旁邊 乾等著。等他終於掛上電話時,他看起來既沮喪又精疲力竭。下一次電話又響起時,他跟我道歉。後來他承認自己有很多事做不完,跟他必須接大量的電話有關。
 
我找到機會問他說:「你有沒有想過在某段時間中不要接電話?」他一臉愕然地看著我說:「從沒想過。」結果這樣一個小小的改變不但讓他放鬆,也使他的工作做得更好了。
 
就跟大多數人一樣,他並不需要一段數小時不被干擾的時間,但一陣子總是需要的!他不再接電話,而是回電話,同時能主動將談話的時間縮短。他會這麼說:「嗨!瓊安,我只有兩分鐘時間,不過我會給妳回個電話。」

我們確實很依賴電話,也大量而廣泛地使用電話。如果你是櫃台服務員,或是接線生、推銷員,這樣的策略對你可能並不實用。但是對其他大多數人來說,這卻是救 命良方。在辦公室裡,如果我不是有一段「無電話時間」,我一定一○○%不停地在講電話。電話好像從來就沒有停止響過。如果我不是有些防範措施,恐怕就不會 有時間寫作或做其他事了。我猜想這對大多數的你們也都適用。
 
你可以用不同的方法來設定這樣的策略。我在一天當中會有一些固定時間將電話鈴聲關掉,除非是事前約好或緊急事故(這種情況很少),否則我不接任何電話。這讓我有時間專心做一些事──毫無干擾地集中心神在跟我工作最密切相關的事情上。
 
當 然也有許多人因為公司政策的要求,不得不接電話,或是接電話是他們工作的一部分,那麼,在運用這個策略時,就要更有技巧了。或許你可以早一點到辦公室,在 正式工作時間開始前先關掉電話,或是在下班之後這麼做。我認識的一個女士,就是在午餐時間將電話關掉,讓電話留言替她擋一下電話,她便可以做一些自己的工 作。因為她在午餐時間工作,就可以提早下班,一天的工作時間不會顯得太長,而她也爭取到一些可以專心做事的時間。
 
在某些情況下,你可以 跟老闆爭取,讓你做一下類似的實驗──看看你是否能完成更多的工作(而且你還是會回所有的電話)。有些打來的電話可以稍後再回,或是過幾小時,等你可以提 供較詳細的答案後,再留言在對方的答錄機裡。這只需要花一兩分鐘就能做到,而不需要用上十到十五分鐘講電話。
 
如果你在家工作(或必須在家完成某件工作),這樣的策略就更好用了。你只要做個簡單決定,在某段時間不回電話,你就有機會與時間將自己要做的事做完。
 
這個策略並不容易執行,總是會有些千奇百怪的理由阻礙你這麼做。舉個例子,你要怎麼處理緊急電話或個人的重要電話?我有一支專線是為家人、親近的朋友與幾個 工作夥伴設立的。另一個可能的辦法是留給別人E-mail,或是善用手機的語音信箱、答錄機錄下一些必要的緊急電話。大多數人都會尊重你「僅供急用」的要 求。另外一個辦法是先用答錄機請對方留言,你再看看電話是誰打來的。這樣你可以在適當的時間再回覆,對那些不能等的事則可以立刻回電。我想就算你在實行這 個策略時遭到許多阻礙,最後還是會發現一切都是值得的。

讓我們面對現實吧!在工作的領域中,我們不可能期待只有少數幾通電話的干擾!我已經發現在不被干擾的時間中,我能完成兩倍甚至三倍的工作量。當我省下這些時間之後,我總是能在工作完畢時輕鬆地回電話呢!
 

 

---本文摘自《練習當聰明人:別再為小事抓狂系列全新改版》一書,時報出版

 

人生要順遂,先學職場生存術!

辦公室是個江湖,有人的地方就有是非;
一直抱怨只會讓你身陷泥沼,
還不如學習更有效率的工作、更怡然自得的心境!


上班族每天至少要面對九小時的工作,處理許多狗屁倒灶大小事,還要應付職場小人、難搞上司、碎嘴同事,誰可以樂在其中啊?

其實,職場就是人生的縮影,搞定工作大小事,才是真正聰明人!知名諮詢專家理察‧卡爾森以輕鬆幽默的筆調,提供你100個處理工作的實用策略,教你輕鬆打造高效率、無壓力的工作環境與態度。

激勵大師理察.卡爾森的職場策略,幫助你突破工作中的所有盲點。
讓你更懂得與同事和平共處;讓你更有效率處理日日瑣事;
讓你更從容面對所有壓力與瓶頸,學會適時轉換情緒、找回熱情、成為快樂工作人。

本文出處。未經授權,請勿轉載!】

 

熱門文章
連假必備!他激推好市多「這零嘴」現折100:一次掃兩箱
連假必備!他激推好市多「這零嘴」現折100:一次掃兩箱

TVBS新聞網

兒童連假吃起來!限時美食優惠一次看 12歲以下「只要畫圖」免費吃到飽
兒童連假吃起來!限時美食優惠一次看 12歲以下「只要畫圖」免費吃到飽

中天新聞

快訊/「寶林茶室」禍首曝光!衛福部專家會議推測「這毒素」或成元兇
快訊/「寶林茶室」禍首曝光!衛福部專家會議推測「這毒素」或成元兇

中天新聞

中毒案奪2命!他揪公司餐驚「寶林員工全逃過」 餐飲業內幕曝
中毒案奪2命!他揪公司餐驚「寶林員工全逃過」 餐飲業內幕曝

TVBS新聞網

海鮮公司變電箱下挖「密道」偷電 電費大減437萬度竊得2702萬元
海鮮公司變電箱下挖「密道」偷電 電費大減437萬度竊得2702萬元

CTWANT

寶林茶室食物中毒案重大發現!死者解剖確認驗出「米酵菌酸」!
寶林茶室食物中毒案重大發現!死者解剖確認驗出「米酵菌酸」!

食力foodNEXT

獨家|中龍鋼鐵工安意外! 吊車吊掛發電機吊臂斷裂砸中廠房勞檢單位稽查
獨家|中龍鋼鐵工安意外! 吊車吊掛發電機吊臂斷裂砸中廠房勞檢單位稽查

記者爆料網

興櫃首例!康霈生技股票面額變更為5元 新股今起交易
興櫃首例!康霈生技股票面額變更為5元 新股今起交易

品觀點傳媒

寶林茶室第2名死者「也驗出米酵菌酸」 檢警積極追查來源
寶林茶室第2名死者「也驗出米酵菌酸」 檢警積極追查來源

CTWANT

北台灣變天!「雷雨胞將襲」影響程度曝 下周暖熱如夏
北台灣變天!「雷雨胞將襲」影響程度曝 下周暖熱如夏

中天新聞

桃園男登山不慎滑落山坡成冰冷遺體 忠犬護屍4天3夜讓人動容
桃園男登山不慎滑落山坡成冰冷遺體 忠犬護屍4天3夜讓人動容

記者爆料網

郵局發錢了!學生、家長嗨領「最高3千元」 錯過捶心肝
郵局發錢了!學生、家長嗨領「最高3千元」 錯過捶心肝

TVBS新聞網

「放浪家族」長谷川慎私照公開!他曖昧靠頭、霸氣宣示主權「喝醉的時候很可愛」
「放浪家族」長谷川慎私照公開!他曖昧靠頭、霸氣宣示主權「喝醉的時候很可愛」

myVideo 影音隨看

汪小菲求婚Mandy成功!曬鑽戒表示「愛台灣」
汪小菲求婚Mandy成功!曬鑽戒表示「愛台灣」

記者爆料網

快訊/寶林茶室案重大發現!台灣首度驗出 首例死亡個案解剖發現「米酵菌酸」
快訊/寶林茶室案重大發現!台灣首度驗出 首例死亡個案解剖發現「米酵菌酸」

記者爆料網

觀念過時了!「熱食放涼再冰」生更多毒 醫曝1絕佳時機
觀念過時了!「熱食放涼再冰」生更多毒 醫曝1絕佳時機

TVBS新聞網

獨家/汪小菲求婚成功!示愛新歡Mandy:我的老婆來自台北
獨家/汪小菲求婚成功!示愛新歡Mandy:我的老婆來自台北

CTWANT

寶林炒粿條超恐怖!造成「全面性細胞死亡」 醫:常見粒腺體毒素就是氰化物
寶林炒粿條超恐怖!造成「全面性細胞死亡」 醫:常見粒腺體毒素就是氰化物

中天新聞

詭異!寶林茶室「只有3/20沒人中毒」 專家曝2可能原因
詭異!寶林茶室「只有3/20沒人中毒」 專家曝2可能原因

中天新聞

前T-ara雅凜試圖輕生醒了!昏迷2天公開「臥床插管照」 點名2人要付出代價
前T-ara雅凜試圖輕生醒了!昏迷2天公開「臥床插管照」 點名2人要付出代價

中天新聞

86
0
分享