商傳媒｜何映辰／台北報導

隨著人工智慧（AI）技術日益普及，企業在追求效率的同時，也面臨著「影子營運」（shadow operations）所帶來的隱憂。這些未經管理層正式批准或監督下，由員工自行建立的流程或工具，可能因AI工具的易用性與高效能而急遽增長，形成難以掌控的風險。

根據《TechInformed》報導，企業在AI導入上面臨的核心問題，往往不在於員工抵制、工具缺乏、預算不足或企圖心不足，而在於「所有權」不明確。當領導者鼓勵員工進行AI實驗時，員工常會自行開發由AI驅動的工作流程或AI代理（AI agent）來提升效率。這些「影子營運」可能在不知不覺中成為企業運作的關鍵基礎設施，卻缺乏明確的所有權歸屬或應對故障的計畫，帶來潛在風險。

《Canadian HR Reporter》指出，許多員工使用未經公司批准的AI工具，如 ChatGPT、Claude 和 Gemini，原因在於這些工具操作簡便、速度快，且公司批准的AI工具往往會增加額外的工作量或產生摩擦。有高達 45% 的員工每月至少使用一次未經批准的AI工具來快速完成工作。更有 53% 的員工認為，經公司批准的AI工具反而會造成不便。此外，81% 的企業決策者承認，組織導入新技術的速度，已經超越了員工的適應能力。

這類「影子AI」工具，雖能提升個人工作效率，卻可能對資料安全和隱私構成威脅。麥基爾大學（McGill University）Desautels 管理學院院長 Emmanuelle Vaast 指出，AI工具的管理不應僅由資訊科技（IT）部門負責，更應由IT、人力資源（HR）部門與高階主管共同參與。她強調，IT部門主要關注工具的安全性，而HR部門更了解員工的實際工作需求，兩者結合才能確保AI工具的有效導入與運用。她也提到，員工表達對特定AI工具的需求，不代表公司必須全盤接受，而是要評估需求、實踐與組織的承受能力。

目前雖有 88% 的組織已在至少一項業務功能中使用AI，但大多數仍處於實驗或試點階段。僅有 45% 的組織擁有正式的AI策略，顯示底層的實驗性創新已超越了組織結構的建立。為了解決影子營運問題，企業領導者必須辨識何時實驗性工具會演變為需要明確所有權的正式流程。透過綜合考量，從下方發起的實驗與由中央團隊提供的能見度、安全性與指導原則，形成混合模式，才能在鼓勵創新的同時，避免潛在的營運危機。

領導者應積極詢問關於AI工作流程的關鍵問題：目前運行著哪些AI工具？哪些對業務至關重要？誰是其所有者？誰依賴這些工具？這些工具涉及哪些資料？以及當其失效時的應對計畫為何？將這些「影子營運」透明化，並賦予明確的所有權和治理機制，是企業在AI時代管理風險並發揮其潛力不可或缺的一步。